Wie geht ihr vor, wenn ihr ein Treffen mit Freunden plant, einem Familienmitglied eine schnelle Frage stellt oder einem Bekannten einen Link empfehlen wollt? Vermutlich nutzt ihr einen privaten Messenger-Dienst? Der Griff zum Smartphone ist für uns zur Selbstverständlichkeit geworden. Im privaten Bereich verläuft ein Großteil der Kommunikation über verschiedene Messenger-Anwendungen. Kaum verwunderlich, dass diese ein immer größerer Bestandteil unseres Berufsalltages werden.
Wusstet ihr, dass diese Form der schnellen Nachrichtenübermittlung bereits seit 2001 existiert? Damals waren die Chat-Systeme unter dem Namen „Enterprise Instant Messaging“ bekannt. Die Menschheit hatte zu dem Zeitpunkt jedoch noch keine Smartphones und Dienste wie beispielsweise den Facebook Messenger oder WhatsApp.
Doch wie sieht es heute und zukünftig aus? Welche Möglichkeiten bietet Business Messaging für Unternehmen?
Die Nachfrage nach Business Messengern
Im Bereich Business Messaging hat sich die Technik in den letzten fünf Jahren signifikant weiterentwickelt. Die Gründe? Der Bedarf in Unternehmen, Informationen noch schneller auszutauschen und effizientere Zusammenarbeitsmodelle zu realisieren, wächst. Zudem erfordern zunehmende Cyber-Attacken sichere Kommunikationslösungen für Führungskräfte, Mitarbeiter sowie weitere Stakeholder. Die Plattformen müssen DSGVO konform ausgelegt sein und dürfen keine Angriffsfläche für Hacker-Angriffe bzw. Schadsoftware bieten.
Im Feld des Business Messaging sind zukunftsfähige Alternativen gefragt, die intuitiv bedienbar sind, Schatten-IT verhindern, einen unkomplizierten Austausch ermöglichen und sich neuen Entwicklungen anpassen lassen.
Anwendungen wie WhatsApp sind zwar benutzerfreundlich, erfüllen aber nicht alle Datenschutz-Richtlinien. Sicherer gestalten sich zum Beispiel ein Business Messenger wie Microsoft Teams.
Business Messaging als Herzstück der Kommunikation
Immer mehr Unternehmen setzen auf Business-Messaging-Lösungen. Sie wollen schwer zugängliche Datenbestände zusammenführen und fehleranfällige Kommunikationskanäle optimieren. Durch die Entwicklung von „Kommunikationshubs“ lassen sich diese Altlasten korrigieren.
Was das heißt? Kommunikationshub bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein Business Messenger zu einem wichtigen Dreh- und Angelpunkt wird, über den jegliche Kommunikation abläuft. Der Austausch von Daten findet ebenfalls dort statt.
Ein Messenger in Form eines Kommunikationshubs bietet eine sehr gute Grundlage, um Unternehmensabläufe zu digitalisieren und zu beschleunigen. Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden können diese zentrale Schnittstelle zur schnellen Kommunikation verwenden.
Doch nicht nur das: Der Anspruch an die Entwicklung ausgeklügelter Business-Messaging-Dienste besteht häufig darin, weitere Dienste und Cloud-Systeme anzubinden. Damit ist es auch unterschiedlichen Unternehmen möglich, sich zu vernetzen und ohne Hürden zusammenzuarbeiten.
Die großen Vorteile
Verschafft euch hier einen Überblick über die Vorteile von Business Messengern:
- Effiziente und geräteunabhängige Kollaboration
- Zentraler Kommunikationspunkt ohne zeitliche oder örtliche Einschränkung
- Hohe Antwort- bzw. Interaktionsraten
- Direktheit, Unkompliziertheit und Bequemlichkeit
- Zweiseitige Kommunikationswege: z. B. Nachricht an den Kunden und Antwort vom Kunden
- Erhöhung der Kundenbindung und -zufriedenheit
- Auflösung von unerwünschten Datensilos
- Beschleunigung von Unternehmensprozessen
- Abteilungsübergreifender Austausch von Mitarbeiten
- Sichere Zusammenarbeit mehrere Firmen
Maßgeschneiderte Business-Messenger-Dienste
Business Messenger vereinen viele Anwendungen. Ob Text- und Sprachnachrichten, das Teilen von Content, große Verteilerlisten für Gruppenchats, Alarmierungssysteme bei Notfällen, Chat-Widgets, Echtzeit-Standort-Übermittlung oder offene APIs – die Möglichkeiten sind vielfältig.
Im Bereich der Rettungsorganisationen existieren bereits länger Business-Messaging-Formate, die exakt auf die Anforderungen von Notdiensten zugeschnitten sind und eine hohe Reaktionsfähigkeit ermöglichen.
Aber nicht nur im Gesundheitswesen sind diese Anwendungen sinnvoll. Stellt euch Folgendes vor: Ein Mitarbeiter eines Lebensmittelherstellers bemerkt per Social Media einen relevanten Kundenkommentar zu einem Produkt, der einen größeren Produktfehler bedeuten könnte. Kurzerhand informiert er per Gruppenchat die verantwortliche Abteilung sowie einen Mitarbeiter, der per Live-Chat in direkten Kundenkontakt tritt.
Für solche Fälle sind individualisierte Umgebungen erforderlich, die zur Unternehmensstruktur passen. Zukünftig werden sich zunehmend maßgeschneiderte Business Messenger herausbilden, die zu den Anforderungen und Ansprüchen der Projektbeteiligten passen.
Intranet und Business Messaging in Verknüpfung
Ein weiterer Trend verläuft hin zu einer engeren Verknüpfung zwischen firmeninternen Intranet und Business Messaging. Die Systeme sollen ineinandergreifen, damit eine umfassende und sinnvolle Plattform für alle Beteiligten entsteht.
Zum Beispiel sollte es möglich sein, einzelne Kanäle nach Themen zu sortieren, um Mitarbeitern die Suche nach Informationen zu erleichtern. Der jeweilige Content sollte immer aktuell bleiben. Ähnlich wie bei einer Social-Media-Plattform können Mitarbeiter Daten teilen und sich in Echtheit über Neuigkeiten austauschen.
KI zur Optimierung Ihrer Firmenstrukturen
Künstliche Intelligenz findet zunehmend Einsatz im Bereich der firmenweiten Kommunikation. Denkt zum Beispiel an automatisierte Chats oder Conversational AI. Mit KI ist es möglich, Mitarbeiter zu unterstützen und auf Basis zur Verfügung gestellter Informationen Handlungsempfehlungen zu bieten. Beispielsweise können ausgeklügelte Algorithmen Optimierungspotenziale in verknüpften CRM- sowie ERP-Systemen aufdecken und Mitarbeiter auf mögliche Lösungen hinweisen.
Sicher ist: Hier liegt noch viel ungenutztes Potenzial. Künstliche Intelligenz steht noch am Anfang. Die Technologie wird in Zukunft viele Kommunikationskanäle und Unternehmensprozesse verbessern.
Schnelle Informationsbeschaffung per Smart Devices
Smart Devices weisen immer mehr Features auf und erleichtern den Berufsalltag auch auf Kommunikationsebene. Neben Smartphones wächst die Nachfrage nach Smartwatches. Sie denken gerade an Fitness? Das ist nur eine der Nutzungsmöglichkeiten. Stellt euch zum Beispiel einen Außendienstmitarbeiter vor, der per Wearable eine kurze und kundenrelevante Meldung eines Kollegen erhält, während er sich mitten im Neukundengespräch befindet. Er muss sich nicht mit seinem Smartphone entschuldigen, sondern kann die Info direkt weitergeben.
Smartglasses lassen sich ebenfalls zielführend und Prozess optimierend einsetzen. Der Vorteil? Nutzer haben beide Hände frei, während sie Informationen abfragen. Demnach ist es zum Beispiel Produktionsmitarbeitern möglich, Pläne abzurufen, während sie Maschinen steuern.
Business Messaging erfordert einen hohen Datenschutz
Je mehr Kommunikationssysteme miteinander verknüpft sind und je mehr Informationen geschäftlicher sowie privater Natur zur Verfügung stehen, desto mehr Angriffsfläche besteht für Cyber-Attacken. Speziell für Firmen handelt es sich um einen wunden Punkt, den diese niemals unterschätzen sollten. Die jüngste Geschichte zeigt genügend Cyber-Angriffe, die durch einen nachlässigen Umgang mit Daten entstanden sind. Digitale Angriffe und Datenverluste den eigenen Kunden und Geschäftspartnern erklären zu müssen, ist nicht bloß unangenehm, es rüttelt auch am Vertrauensverhältnis.
Daher sollte das Management von Daten und Zugriffen möglichst ausgeklügelt sowie sicher sein. Eine wichtige Aufgabe von IT-Abteilungen besteht darin, Kommunikationslösungen mit modernen Verschlüsselungssystemen zu versehen und umfassende Sicherheitslösungen zu realisieren.
Auch ihr möchten einen idealen Business Messenger etablieren und sicher in eurem Unternehmen integrieren? Gern stehen wir euch beratend zur Seite.
