Externe IT-Projektleitung · projektbezogen oder als Interim

IT-Projekte sauber ins Ziel bringen.

Von Analyse und Scoping bis Rollout, Change und Stabilisierung.

Wir übernehmen IT-Projektmanagement dort, wo viele Projekte ins Stocken geraten: bei Klarheit, Koordination und Verbindlichkeit. Mit Struktur. Mit Taktung. Mit Verantwortung.

PASSION4IT-Workshop: ein Gantt-Chart „Rollout Plan IT Transition“ an der Wand, das Team analysiert Meilensteine und Abhängigkeiten.

Auf einen Blick

Wer die Projektleitung übernimmt, wenn intern niemand frei ist.

Wir übernehmen die operative Leitung eures IT-Projekts: als externe Projektleitung, als Interim-Besetzung einer offenen Stelle oder als anteilige IT-Führung neben dem Tagesgeschäft.

Leistung
Externe IT-Projektleitung und Interim-Projektmanagement

Von Analyse und Scoping über Rollout und Change bis zur Stabilisierung nach Go-Live, inklusive Steuerung eurer Dienstleister.

Modelle
Projektbezogen, Interim auf Zeit oder anteilige IT-Führung

Einen pauschalen Tagessatz nennen wir nicht, weil er ohne Kenntnis des Vorhabens nichts aussagt.

Einstieg
Digital Check zum Festpreis von 3.950 € zzgl. Reisekosten

Sinnvoll, wenn noch offen ist, wie viel Steuerung das Vorhaben überhaupt braucht.

Start
Zwei bis vier Wochen nach dem Erstgespräch

Bei einem Projekt in Schieflage schneller, dann steht zuerst die Bestandsaufnahme.

Für wen
Mittelstand mit 20 bis 1.000 Mitarbeitenden

Betriebe ohne eigene Projektleitung oder mit einer Stelle, die gerade nicht besetzt ist.

Region
Bayern und DACH, vor Ort und remote

Sitz in Viechtach in Niederbayern.

Wenn dauerhaft Steuerungsbedarf über mehrere Jahre besteht, ist eine Festanstellung günstiger. Das sagen wir auch.

Problem

Das Projekt scheitert selten an der Technik.

Es scheitert an unklarem Scope, fehlenden Entscheidungen, schwacher Abstimmung und mangelndem Change Management. Genau dort setzen wir an.

  1. 01

    Unklarer Projektumfang

  2. 02

    Zu viele Stakeholder ohne Steuerung

  3. 03

    Keine saubere Entscheidungslogik

  4. 04

    Kein wirksames Change Management

  5. 05

    Rollout wird unterschätzt

Lösung

Was wir im Projekt leisten.

Wir steuern Projekte so, dass sie fachlich, organisatorisch und menschlich funktionieren. Nicht nur im Plan. Sondern im echten Betrieb.

  • Projektanalyse und Zielbild
  • Scoping und Priorisierung
  • Stakeholder-Management
  • Projektplanung und Koordination
  • Change Management
  • Rollout-Begleitung
  • Stabilisierung nach Go-Live

Prozess

So bringen wir Projekte voran.

Wir klären zuerst, was wirklich erreicht werden soll. Dann schaffen wir Transparenz über Risiken, Abhängigkeiten und Entscheidungen. Danach koordinieren wir die Umsetzung und halten das Projekt konsequent im Takt.

  1. 01

    Analyse und Zielklärung

  2. 02

    Scope und Meilensteine definieren

  3. 03

    Stakeholder und Abhängigkeiten strukturieren

  4. 04

    Umsetzung koordinieren

  5. 05

    Rollout und Nachsteuerung begleiten

BAFA-Förderung

Bis zu 80 % Zuschuss auf deine Beratung.

PASSION4IT ist als Beratungsunternehmen beim BAFA registriert (Beraternummer 222542). Über das Bundesprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" bezuschusst der Staat Beratungskosten bis 3.500 EUR pro Beratung — als direkten, nicht rückzahlbaren Zuschuss.

50 %
Zuschuss in den alten Bundesländern, in Berlin und der Region Leipzig — maximal 1.750 EUR.
80 %
Zuschuss in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier — maximal 2.800 EUR.
  • Förderfähig sind kleine und mittlere Unternehmen sowie Freie Berufe nach EU-Definition mit Sitz oder Niederlassung in Deutschland.
  • Bis zu fünf geförderte Beratungen pro Unternehmen bis Ende 2026, maximal zwei pro Kalenderjahr.
  • Der Antrag läuft online über die BAFA-Plattform und muss vor Beratungsbeginn gestellt werden — Angebot und Beratervertrag werden erst nach der Bewilligung unterzeichnet.
  • Wir begleiten dich durch den gesamten Antragsprozess — vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis.

Ob dein Vorhaben förderfähig ist, klären wir im ersten Gespräch. Prüfung und Bewilligung liegen beim BAFA.

Mehr zum Förderprogramm beim BAFA

Weniger Reibung. Mehr Verbindlichkeit.

Das ist der Unterschied zwischen einem Projekt, das beschäftigt, und einem Projekt, das Wirkung hat.

Häufige Fragen

Was macht ein externer IT-Projektleiter?

Er führt das Projekt operativ: klärt den Scope, koordiniert Dienstleister und Fachbereiche, kontrolliert Budget und Termine, steuert Risiken und bleibt verantwortlich, bis das Ergebnis im Betrieb angekommen ist. Anders als eine Beratung, die Empfehlungen abgibt und wieder geht.

Wer übernimmt die IT-Projektleitung, wenn wir intern niemanden haben?

Wir, als externe Projektleitung auf Zeit. Üblich sind drei Wege: projektbezogen für ein abgegrenztes Vorhaben, Interim als Überbrückung einer offenen Stelle oder anteilige IT-Führung für Betriebe, die dauerhaft Steuerung brauchen, aber keine volle Stelle. Einstieg ist in der Regel zwei bis vier Wochen nach dem Erstgespräch möglich.

Übernehmt ihr auch Teilprojekte?

Ja, wenn die Rolle klar ist und der Beitrag zur Gesamtwirkung sauber definiert werden kann.

Arbeitet ihr eher strategisch oder operativ?

Beides. Wir denken strategisch und arbeiten operativ genug, um Projekte wirklich voranzubringen.

Unterstützt ihr auch bei Change Management?

Ja. Change Management ist ein zentraler Teil, nicht ein optionales Add-on.

Für welche Projektarten ist das passend?

Für IT-, Prozess- und Transformationsprojekte mit relevanten Schnittstellen zu Management, Fachbereichen und externer Umsetzung.

Was kostet externe IT-Projektleitung?

Wir rechnen in drei Modellen ab: projektbezogen für ein klar abgegrenztes Vorhaben, Interim auf Zeit als Überbrückung, oder als anteilige IT-Führung. Einen pauschalen Tagessatz nennen wir bewusst nicht, weil er ohne Kenntnis des Vorhabens nichts aussagt. Einen definierten Festpreis gibt es beim Digital Check als Einstieg: 3.950 € zuzüglich Reisekosten für die Bestandsaufnahme, aus der der Steuerungsbedarf hervorgeht.

Digital Check ansehen
Wie läuft ein Projekt mit euch konkret ab?

In vier Schritten. Erstens Analyse und Mandat mit Zieldefinition und klaren Verantwortlichkeiten. Zweitens Planung mit Meilensteinen und Risikobewertung. Drittens operative Umsetzung inklusive Steuerung der beteiligten Dienstleister und Reporting an die Geschäftsführung. Viertens Go-Live und Übergabe, damit das Ergebnis im Alltag trägt.

Was unterscheidet euch von einem Systemhaus?

Wir verkaufen keine Lizenzen und keine Hardware und verdienen nichts an der Lösung, die am Ende eingeführt wird. Dadurch können wir Dienstleister herstellerunabhängig steuern und auch dann abraten, wenn ein Kauf naheliegt. Ein Systemhaus ist der richtige Partner für Betrieb und Technik, wir sind es für die Steuerung darüber.

Wann lohnt sich externe Projektleitung gegenüber einer Festanstellung?

Wenn der Bedarf zeitlich begrenzt ist, wenn die Stelle gerade nicht besetzt werden kann oder wenn ein Vorhaben ansteht, für das intern die Erfahrung fehlt. Bei dauerhaftem Steuerungsbedarf über mehrere Jahre ist eine Festanstellung günstiger, und das sagen wir auch.

Wie schnell könnt ihr einsteigen?

In der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen nach dem Erstgespräch. Bei einem Projekt in Schieflage geht es schneller, weil dann zuerst eine Bestandsaufnahme läuft und nicht die vollständige Mandatsklärung.

Übernehmt ihr auch die Steuerung bestehender Dienstleister?

Ja, das ist einer der häufigsten Anlässe. Wir treten dabei als Auftraggebervertretung auf, prüfen Leistungsstände gegen die Verträge und führen die Abstimmung zwischen mehreren Beteiligten. Bestehende Verträge bleiben unberührt.

Was passiert, wenn ein Projekt bereits in Schieflage ist?

Zuerst eine nüchterne Bestandsaufnahme von Umfang, Terminen, Budget und offenen Entscheidungen, meist innerhalb von zwei Wochen. Daraus entsteht ein Vorschlag, was gerettet, was neu geschnitten und was gestoppt gehört. Diese Empfehlung kann auch lauten, das Vorhaben zu beenden.

Ist das über die BAFA förderfähig?

Der Beratungsanteil kann es sein. Beim Digital Check als Einstieg sinkt der Eigenanteil über die BAFA-Förderung auf 2.200 € in den alten und 1.150 € in den neuen Bundesländern. Die laufende operative Projektleitung fällt in der Regel nicht unter die Beratungsförderung. Der Antrag muss vor Beginn gestellt werden und setzt ein ELSTER-Geschäftskundenkonto voraus.

Wenn dein Projekt nicht nur starten, sondern ankommen soll, lass uns sprechen.

Wir bringen Struktur, Fokus und Umsetzungskraft in komplexe Vorhaben.