KI-Workshop · ein Tag · 3.900 € Festpreis

KI-Beratung, die im Mittelstand wirklich Sinn macht.

Wir zeigen dir, wo KI hilft, wo sie nicht hilft und was dein Unternehmen wirklich braucht.

PASSION4IT berät zu KI-Einsatz im Mittelstand ehrlich, unabhängig und ohne Hype. Kein Vendor-Lock-in. Keine Luftschlösser. Sondern eine klare Brücke zwischen Strategie und Umsetzung.

Thomas Kugel — KUGEL Elektro- & Metalltechnik GmbH

Kundenstimme

“Für uns ist entscheidend, dass sich neue Lösungen sauber in unsere bestehende Systemlandschaft einfügen.”
Thomas Kugel — Geschäftsführer, KUGEL Elektro- & Metalltechnik GmbH
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Investition

KI-Workshop (KI-Potenzialberatung)

3.900 € Fixpreis

BAFA-förderfähig bis 31.12.2026
In Bayern 2.150 € Eigenanteil

Der Fixpreis deckt Vorbereitung, Workshoptag und Ergebnisdokument ab. Wenn wir für den Workshoptag zu euch kommen, kommen die Reisekosten dazu; wir stimmen sie vorab ab. In unseren Räumen in Viechtach oder in München entfallen sie. Bezuschusst werden Beratungskosten bis 3.500 € Bemessungsgrundlage: bis 50 % in den alten Bundesländern (max. 1.750 € Zuschuss), bis 80 % in den neuen (max. 2.800 €). Der Antrag muss vor Beratungsbeginn bewilligt sein — wir ordnen deinen Fall im Erstgespräch ein. PASSION4IT ist beim BAFA registriert, Beraternummer 222542.

KI-Workshop

Der KI-Workshop für Geschäftsführer und Teamleiter.

Ein Tag, an dem aus einem diffusen KI-Thema Entscheidungen werden: wo KI bei euch trägt, welche Anwendungsfälle zuerst drankommen und welche Regeln im Haus gelten. Intern läuft der Workshop als KI-Potenzialberatung.

Format
Ein Tag, sechs Stunden Strategiearbeit

Erstgespräch zur Zielklärung davor, Ergebnisdokument danach.

Teilnehmende
5 bis 12 Führungskräfte

Vier bis acht sind erfahrungsgemäß die beste Größe, dazu die Verantwortlichen der betroffenen Bereiche.

Preis
3.900 € netto zum Festpreis

Vorbereitung, Workshoptag und Ergebnisdokument enthalten. Mit BAFA-Zuschuss bleiben in den alten Bundesländern 2.150 € Eigenanteil. Reisekosten kommen dazu, wenn wir zu euch kommen.

Für wen
Mittelstand mit 20 bis 1.000 Mitarbeitenden

Auch ohne eigene IT-Abteilung, Vorwissen zu KI ist nicht nötig.

Ergebnis
Reifegrad je Fachbereich, ausgearbeitete Use Cases und ein geplanter 30-Tage-Pilot

Mit Erfolgskriterien, verantwortlicher Person und Regeln, welche Daten in welches Tool dürfen. Keine Softwarekäufe und keine Lizenzverträge.

Wo
Bayern, Österreich und die Schweiz

Vor Ort bei euch, in unseren Räumen in Viechtach oder in München.

Auf Wunsch mit LEGO Serious Play, wenn Strategie lieber mit den Händen als mit Folien entwickelt wird.

Pain-Points

Wo drückt der Schuh bei dir?

Markiere die Themen, bei denen du Unterstützung brauchst — wir kommen vorbereitet ins Gespräch. Pflichtfelder kennzeichnen wir mit *.

Über Dich

Themen, die dich aktuell beschäftigen

Ablauf

So läuft der Workshoptag.

Fünf Blöcke, dazwischen Pausen. Am Ende des Tages liegen eure Karten und der Pilotplan ausgefüllt auf dem Tisch, das Ergebnisdokument kommt danach.

  1. 01

    Standortbestimmung

    • Eure IT-Systemlandschaft im Überblick
    • Daten, Prozesse und Systeme als Basis für KI
    • Reifegrad je Fachbereich in vier Stufen
  2. 02

    KI verstehen, ohne Hype

    • Von Machine Learning bis zu KI-Agenten
    • Halluzination, Bias und Deepfakes
    • Die häufigsten Bedenken im Team
  3. 03

    Werkstatt mit drei Arbeitsblättern

    • Reibungspunkt-Karte
    • Use-Case-Karte
    • KI-Pilot-Canvas
    • Je 30 Minuten Arbeit, danach gemeinsame Reflexion
  4. 04

    Regeln und EU AI Act

    • Eure Rolle als Betreiber
    • Welche Daten in welches Tool dürfen
    • Wer neue Tools und Use Cases freigibt
    • Kennzeichnung von KI-Inhalten
  5. 05

    Werkzeuge und 30-Tage-Plan

    • Tool-Überblick je Fachbereich, herstellerunabhängig
    • Erst Ablagen, Kernprozesse und Wissensbasis, dann KI
    • Wochenplan für den ersten Piloten

Beispiel aus dem Workshop

Von zehn Angebotsanfragen pro Woche zum ersten KI-Piloten.

So läuft die Werkstatt am Beispiel Angebotsbearbeitung. Im Workshop füllt ihr die drei Karten mit einem Engpass aus eurem eigenen Alltag.

< 15 Min.

Zielwert für den ersten Angebotsentwurf, bisher 20 bis 30 Minuten pro Anfrage.

  1. Reibungspunkt-Karte

    Wo Arbeit hängen bleibt

    Angebote werden aus vielen Einzelinformationen zusammengesucht. E-Mail lesen, Daten im ERP suchen, Rückfragen stellen, Angebot in Word schreiben. Das passiert etwa zehnmal pro Woche und kostet jedes Mal 20 bis 30 Minuten.

    Auf die Karte kommen nur echte Situationen aus den letzten 14 Tagen, keine KI-Ideen.

  2. Use-Case-Karte

    Was die KI übernimmt und was beim Team bleibt

    Die KI liest Anfrage, Produktdaten, Preislisten und frühere Angebote und schreibt einen ersten Entwurf. Der Vertrieb prüft Preise und Machbarkeit und gibt frei. Verbindliche Preise sagt die KI nie zu, vertrauliche Daten landen in keinem öffentlichen Tool.

  3. KI-Pilot-Canvas

    30 Tage, zwei Personen, eine klare Messlatte

    Zwei Mitarbeitende aus dem Vertrieb testen mit echten Anfragen. Woche eins bereitet vor, Woche zwei und drei laufen im Alltag, Woche vier entscheidet. Weiter geht es bei mindestens 30 Prozent weniger Bearbeitungszeit und ohne kritische Fehler. Sonst wird nachgeschärft oder gestoppt.

Das Beispiel stammt aus unseren Arbeitsblättern. Die Zahlen sind Zielwerte des Piloten, keine gemessenen Ergebnisse eines Kunden.

Warum

KI ist kein Selbstzweck.

Viele reden über KI, bevor sie verstanden haben, wo im Unternehmen überhaupt Nutzen entsteht. Wir drehen die Reihenfolge um. Erst Klarheit, dann Umsetzung.

  1. 01

    KI ersetzt keine schlechte Organisation

  2. 02

    KI braucht Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten

  3. 03

    KI ist nur wertvoll, wenn sie im Alltag funktioniert

  4. 04

    Nicht jeder Prozess braucht KI

  5. 05

    Nicht jeder Hype ist ein Use Case

Was

Was du von unserer KI-Beratung bekommst.

Wir bewerten deinen Bedarf nüchtern und praktisch. Der Fokus liegt auf Anwendungsfällen, Machbarkeit und Wirkung — nicht auf Buzzwords.

  • KI-Readiness Check
  • Analyse von Daten, Prozessen und Organisation
  • Identifikation sinnvoller Use Cases
  • Bewertung von Risiken, Datenschutz und Betriebsmodell
  • Priorisierte KI-Roadmap
  • Entscheidungshilfe zwischen Eigenbau, Plattform und Partnerlösung

Wie

So gehen wir vor.

Der KI-Readiness Check ist der Einstieg. Er zeigt dir, wo du stehst und was als Nächstes sinnvoll ist. Danach begleiten wir dich bei Pilotierung, Umsetzung und Adoption.

  1. 01

    Erstgespräch und Zielklärung

  2. 02

    Analyse von Daten, Prozessen und Organisation

  3. 03

    Bewertung von Potenzialen und Risiken

  4. 04

    Priorisierung der sinnvollen Use Cases

  5. 05

    Roadmap und nächste Umsetzungsschritte

BAFA-Förderung

Bis zu 80 % Zuschuss auf deine Beratung.

PASSION4IT ist als Beratungsunternehmen beim BAFA registriert (Beraternummer 222542). Über das Bundesprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" bezuschusst der Staat Beratungskosten bis 3.500 EUR pro Beratung — als direkten, nicht rückzahlbaren Zuschuss.

50 %
Zuschuss in den alten Bundesländern, in Berlin und der Region Leipzig — maximal 1.750 EUR.
80 %
Zuschuss in den neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier — maximal 2.800 EUR.
  • Förderfähig sind kleine und mittlere Unternehmen sowie Freie Berufe nach EU-Definition mit Sitz oder Niederlassung in Deutschland.
  • Bis zu fünf geförderte Beratungen pro Unternehmen bis Ende 2026, maximal zwei pro Kalenderjahr.
  • Der Antrag läuft online über die BAFA-Plattform und muss vor Beratungsbeginn gestellt werden — Angebot und Beratervertrag werden erst nach der Bewilligung unterzeichnet.
  • Wir begleiten dich durch den gesamten Antragsprozess — vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis.

Ob dein Vorhaben förderfähig ist, klären wir im ersten Gespräch. Prüfung und Bewilligung liegen beim BAFA.

Mehr zum Förderprogramm beim BAFA

Eigene Forschung

Unsere KI-Kompetenz ist geprüft.

Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) hat PASSION4IT ein förderfähiges Forschungs- und Entwicklungsvorhaben nach dem Forschungszulagengesetz bescheinigt. Das BSFZ-Siegel bekommen ausschließlich Unternehmen mit positivem Bescheid. Für dich heißt das: Die Architektur hinter unseren KI-Projekten entwickeln und prüfen wir selbst.

Bescheinigtes Vorhaben: Entwicklung einer semantisch persistenten Multi-Agenten-Architektur zur automatisierten Extraktion, Integration und Validierung impliziten Unternehmenswissens aus heterogenen Datenquellen.

Was hinter dem BSFZ-Siegel steht

Ehrliche Beratung statt KI-Hype.

Wir verkaufen dir nicht jede neue Idee als Revolution. Wir sagen dir offen, was funktioniert, was nicht funktioniert und wo du Geld verbrennen würdest.

KI, die im Alltag ankommt – im Whitepaper.

Von der KI-Strategie über erste Use Cases bis zu Datenschutz und Team: Unser Whitepaper zeigt, wie du KI im Mittelstand pragmatisch einführst – mit echtem Nutzen statt Hype.

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Häufige Fragen

Für wen ist die KI-Beratung gedacht?

Für mittelständische Unternehmen mit 20 bis 1.000 Mitarbeitenden, die KI sinnvoll und kontrolliert einsetzen wollen.

Ist euer Ansatz herstellerunabhängig?

Ja. Wir beraten ehrlich und unabhängig, ohne Vendor-Lock-in.

Was ist der KI-Readiness Check?

Ein kostenloser Online-Selbsttest, der in wenigen Minuten einordnet, wie es bei euch um Daten, Prozesse und Organisation steht. Das Ergebnis bekommst du direkt, und du entscheidest danach selbst, ob ein Strategiegespräch oder der KI-Workshop der nächste Schritt ist. Der KI-Workshop ist ein eigenes Angebot und kostet 3.900 € netto.

KI-Readiness Check starten
Muss ich danach direkt eine KI-Lösung einführen?

Nein. Erst kommt die Einordnung. Dann entscheiden wir, ob und wie Umsetzung überhaupt Sinn ergibt.

Was kostet ein KI-Workshop für den Mittelstand?

Die KI-Potenzialberatung kostet 3.900 € netto zum Fixpreis. Der Umfang ist vorab definiert, es gibt keine Abrechnung nach Aufwand und keine Nachträge. Enthalten sind Vorbereitung, der Workshop-Tag und das Ergebnisdokument mit euren Use Cases und dem Pilotplan. Mit BAFA-Zuschuss liegt der Eigenanteil in den alten Bundesländern bei 2.150 €, in den neuen bei 1.100 €. Findet der Workshop bei euch vor Ort statt, kommen die Reisekosten dazu; wir stimmen sie vor der Beauftragung ab.

Wie lange dauert der KI-Workshop?

Der Workshop selbst dauert sechs Stunden und findet an einem Tag statt. Davor liegt ein kurzes Erstgespräch zur Zielklärung, danach erhältst du das Ergebnisdokument mit den ausgearbeiteten Use Cases und dem Pilotplan.

Was bekomme ich am Ende konkret in die Hand?

Drei ausgefüllte Arbeitsblätter je Anwendungsfall: die Reibungspunkt-Karte mit dem echten Engpass, die Use-Case-Karte mit Nutzen, Daten, Grenzen und der Aufteilung zwischen KI und Mensch, und den KI-Pilot-Canvas für die nächsten 30 Tage mit Erfolgskriterien und verantwortlicher Person. Dazu der Reifegrad eurer Fachbereiche und die Regel, welche Daten in welches Tool dürfen. Das Ganze bekommst du danach als Ergebnisdokument.

Wie läuft der KI-Workshop ab?

Vor dem Termin steht ein kurzes Erstgespräch zur Zielklärung. Der Tag hat fünf Blöcke. Zuerst die Standortbestimmung mit eurer Systemlandschaft und dem Reifegrad je Fachbereich. Dann KI-Grundlagen und Risiken wie Halluzination und Bias. Im Kern steht die Werkstatt mit drei Arbeitsblättern, vom Reibungspunkt über die Use-Case-Karte bis zum Pilotplan. Danach folgen die Regeln aus dem EU AI Act, die euch als Betreiber betreffen, und zum Schluss ein herstellerunabhängiger Tool-Überblick mit dem 30-Tage-Plan.

Ist der KI-Workshop BAFA-förderfähig?

Ja, über das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU". Die Bemessungsgrundlage ist auf 3.500 € je Beratung gedeckelt, der Fördersatz wirkt also nicht auf das volle Honorar: bis 50 % in den alten Bundesländern (max. 1.750 € Zuschuss), bis 80 % in den neuen (max. 2.800 €). PASSION4IT ist beim BAFA registriert, Beraternummer 222542. Der Antrag muss vor Beratungsbeginn bewilligt sein.

Wer sollte aus dem Unternehmen teilnehmen?

Geschäftsführung und die Verantwortlichen der Bereiche, in denen KI zuerst wirken soll. Vier bis acht Personen sind eine gute Größe. Eine eigene IT-Abteilung oder technisches Vorwissen sind nicht nötig.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Workshop und Digital Check?

Der Digital Check bewertet den digitalen Reifegrad über fünf Dimensionen und endet mit einer Gesamt-Roadmap. Der KI-Workshop setzt enger an und priorisiert konkrete KI-Anwendungsfälle. Wenn unklar ist, wo der Betrieb insgesamt steht, ist der Digital Check der richtige Einstieg.

Wie viele Teilnehmer hat ein KI-Workshop?

Fünf bis zwölf Führungskräfte können teilnehmen, vier bis acht sind erfahrungsgemäß die beste Größe. Ab einem Dutzend Personen wird aus der Arbeitsrunde eine Veranstaltung, und die Entscheidungen bleiben liegen.

Bietet ihr den KI-Workshop auch in Österreich und der Schweiz an?

Ja. Wir kommen für den Workshoptag nach Österreich und in die Schweiz, alternativ trefft ihr uns in Viechtach oder München. Der Festpreis von 3.900 € netto gilt unabhängig vom Ort, Reisekosten stimmen wir vorher ab. Die BAFA-Förderung greift allerdings nur für Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Bekommen wir aus dem Workshop einen konkreten Umsetzungsplan?

Ja, für den ersten Piloten Woche für Woche. In Woche eins wählt ihr den Use Case und klärt Daten und Zugänge, in Woche zwei und drei läuft der Test mit echten Fällen, in Woche vier messt ihr das Ergebnis und entscheidet, ob ihr weitermacht, nachschärft oder stoppt. Die Erfolgskriterien legt ihr schon im Workshop fest. Die Umsetzung könnt ihr selbst fahren, wir begleiten sie auf Wunsch.

Wenn du wissen willst, wo KI dir wirklich hilft, starte mit dem Check.

Kein Hype. Kein Verkaufsdruck. Nur eine ehrliche Einschätzung mit Substanz.