Wie schaffen es mittelständische Unternehmen, ihre ganz persönliche Reise in die digitalisierte Zukunft zu meistern und mit Neuentwicklungen Schritt zu halten? Neue Software sollte dabei nicht bloß ein „Nice-to-have“ sein, sondern Mitarbeitern effizient unter die Arme greifen sowie Innovation und Unternehmenserfolg voranbringen. Sie planen einen Geschäftsprozess zu digitalisieren? Sie fragen sich, wie man geeignete Partner bei der Auswahl von Software finden kann? Wir stellen eine filmreife Methode für Software Auswahlprozesse vor, die Zeitaufwand einspart und sich von einer ganz smarten Seite zeigt.
Ziele bei der Wahl von Business Applikationen
Für moderne IT Bebauungen bieten Business Anwendungen die größten Mehrwerte und gleichzeitig größten Herausforderungen. Wir geben Ihnen Tipps, welche Ziele Sie bei der Auswahl verfolgen sollten, um von den Vorteilen zu profitieren und Risiken abzuwenden.
Typische Business Applikationen können Warenwirtschaftssysteme (ERP = Enterprise Ressource Planning) oder Anwendungen im Vertrieb (CRM = Customer Relationship Management) und im Einkauf (SRM = Supplier Relationship Management) sein.
Picken Sie sich idealerweise für jede Plattform die besten Rosinen heraus. Ganz nach dem Prinzip „best of breed“ sollten Sie für jeden Anwendungsbereich die leistungsfähigste und beste Software wählen.
Von dem Prinzip „One size fits all“ ist eher abzuraten. Komplettpakete werden oft nicht individuellen Bedürfnissen gerecht und können langfristig die Produktivität mindern. Aufgabe einer modernen IT Abteilung ist dann die nahtlose Verknüpfung aller Lösungen, damit die Anwender von einer barrierefreien IT Landschaft profitieren.
Ihrem Unternehmen steht ein Software Auswahl Prozess bevor? Dann behalten Sie folgende drei Ziele im Blick:
- Standardisierung
- Innovation
- Cloud & Mobile First
Setzen Sie anstatt dem Ziel einer starken „Individualisierung“ verstärkt auf ein hohe „Standardisierung“, da diese den Freiraum für Innovationen schafft. Wenn Sie sich dagegen für stark individualisierte Software Installationen entscheiden, riskieren Sie einen hohen Entwicklungs- und Testaufwand.
Wie Sie das bestmöglich umsetzen? Greifen Sie auf das Pareto-Prinzip zurück. Idealerweise sollte Ihre Software Lösung 80 % standardisiert und nur zu 20 % individuell ausgeprägt sein.
Egal welche IT Entwicklungen Sie vorantreiben, sie sollten sich in die Dynamik aktueller Cloud-Technologien und mobiler Anwendungen einfügen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wie mittelständische Unternehmen von „Cloud & Mobile First“ profitieren:
- Senkung von Betriebskosten
- Schnellere Innovationszyklen
- Orts- und zeitunabhängige Flexibilität beim mobilen Arbeiten
- Direkte Integration von externen Partnern, Kunden und Lieferanten
- Wettbewerbsvorteile durch Vorsprung mit Neuentwicklungen
- Mit einem Drehbuch zur Software Auswahl
Die Auswahl der richtigen Software und die damit verbundene Implementierung ist eine strategische Investition, die gut überlegt sein will.
Die Kernfrage lautet daher: Wie findet man einen geeigneten Partner, der einen auf diesem Weg mit größtmöglichem Erfolg bei gleichzeitig geringstmöglichem Kostenaufwand und Risiko begleitet?
In der Realität wird oft der klassische und oft zeitraubende Weg der Ausschreibung bzw. auch „Request for Proposal“ (= RFP) gewählt, einfach weil viele Firmen genau das „schon immer so gemacht“ haben.
Abgesehen von Branchen mit einer gesetzlichen Ausschreibungspflicht, empfiehlt sich ein agiles und damit deutlich smarteres Vorgehen. Wie das gelingen kann, erklären wir im Folgenden.
Von der „short list“ zur Entscheidung
Und was ist mit der „long list“, fragen Sie sich gerade? Für die Wahl geeigneter Software braucht es keinen aufwändigen Auswahlprozess. Scannen Sie den Markt, sprechen Sie mit Marktbegleitern oder Partnern und selektieren Sie direkt maximal drei bis fünf Anbieter für Ihre „short list“ heraus. Dieses Vorgehen eignet sich sehr für die Felder ERP, CRM und SRM.
Lassen Sie sich anschließend von den gezielt vorselektierten Anbieter beraten und suchen Sie das offene Gespräch. Profitieren Sie von Innovationen und nutzen Sie etablierte Best Practice Szenarien.
Beachten Sie außerdem: Eine 1:1 Umsetzung der heutigen Prozesse nur auf eine neue Software Plattform wird Ihnen neben einem möglicherweise optisch hübscheren „look & feel“ keine sonstigen Mehrwerte bringen!
Was geschieht nach der Erstellung der „short list“? Machen Sie nicht den Fehler und sperren viele, wertvolle Mitarbeiter ein, um aktuelle Prozesse zu dokumentieren. Natürlich ist die Dokumentation von Prozessen im kontinuierlichen Prozessmanagement absolut gerechtfertigt. Allerdings bringt sie nichts, wenn sie anschließend nicht mehr genutzt wird.
Gehen Sie besser gedanklich so frei wie möglich an das Thema.
Vergleichbarkeit der Software Anbieter
Um die Anbieter objektiv bewerten zu können, wählen Sie drei bis fünf Kernprozesse aus und beschreiben auf dieser Basis ein Drehbuch. Hierfür sollten Sie den Input aller benötigten Mitarbeiter einholen, die gleichzeitig das Projektteam bilden. Haben Sie bereits eine Key User Struktur etabliert? Dann nutzen Sie diese.
Die beschriebenen Prozesse im Drehbuch sollten nicht zu eng gestrickt sein, um mögliche Lösungsdesigns offenzuhalten. So können potenzielle Anbieter die individuellen Stärken der jeweiligen Software demonstrieren und Sie von Best Practice Szenarien profitieren.
Sind die Drehbücher erstellt, können Sie die ausgewählten Anbieter der „short list“ einladen. Idealerweise sollten alle Anbieter eine ausreichende Vorlaufzeit von vier Wochen erhalten. An den Präsentationen vor Ort und an der Bewertung nimmt immer das komplette Projektteam teil, damit auch bei fachfremden Themen eine objektive Einschätzung sichergestellt werden kann.
Bewerten Sie anschließend im Team die Präsentationen und treffen gemeinsam eine fachlich fundierte Auswahlentscheidung. Die detaillierte Prozessdefinition findet später mit dem ausgewählten Anbieter im Rahmen des Projektes statt.
Die Inhalte des Drehbuchs
Machen Sie einen Abstecher in die Filmbranche. Orientieren Sie sich an echten Drehbüchern und verwenden Sie folgende Elemente:
- Die Protagonisten
- Das Szenenbild
- Die Szenen 1 – 5
- Die Bewertung
- Die Protagonisten
Für das Drehbuch beschreiben Sie im ersten Schritt alle am Prozess beteiligten internen sowie externen Personen anhand einer Persona. Diese ist nichts anders als ein Steckbrief. Er ermöglicht es, die Herausforderungen und Bedürfnisse der Beteiligten zu verstehen.
Ziehen Sie für die Beschreibung der Persona diese Aspekte heran:
- Name & Rolle: Wie heißt die fiktive Person und welche Rolle hat sie in der Firma?
- Hintergrund zur Person: Welchen Beruf und welche Hobbys hat sie?
- Demografie: Wie ist das Alter, Geschlecht und die Wohnsituation?
- Identifikatoren: Welches Auftreten hat die Persona und wie hoch ist ihre Technikaffinität ausgeprägt?
- Erwartungen, Ziele & Emotionen: Was möchte die Persona mit der Software erreichen? Welche Probleme und Ängste hat sie?
- Herausforderungen: Was sind typische Hindernisse im Berufsalltag?
- Ideale Lösung: Wie kann die Software die Herausforderungen meistern und die Erwartungen der Persona idealerweise positiv übertreffen?
- Häufige Einwände: Was sind typische Gegenargumente und Unsicherheiten der Persona?
Ein Beispiel – Mike, Vertriebsmitarbeiter in einem CRM Projekt:
Mike ist Account Manager, 42 Jahre, verheiratet, hat zwei Kinder und lebt in einer Doppelhaushälfte in München. Er liebt Fußball, schnelle Autos und ist immer mit den neuesten IT Gadgets ausgestattet. Sein Auftreten ist selbstbewusst und extrovertiert.
Das Ziel seiner Arbeit ist es Bürokratie zu verringern und mögliche Verkaufschancen auf Knopfdruck sehen und bewerten zu können. Wettbewerbs- und Zeitdruck sowie anspruchsvolle Kunden sind seine größten Herausforderungen. Idealerweise könnte er mit der neuen Software Leads aus dem Marketing überführen und Opportunities auf Basis von künstlicher Intelligenz mobil bewerten. Allerdings befürchtet er hier die Überwachung und Kontrolle des Vertriebsleiters.
Das Szenenbild
Beschreiben Sie hier möglichst genau Ihr Unternehmen, Ihre Geschäftsmodelle und alle Rahmenbedingungen.
Legen Sie zu jedem Szenario ein Datenmodell fest, das den Kundenstammsatz, das Produkt oder die Mitarbeiterbetrifft und integrieren Sie die Personas. Je konkreter Sie sind, desto besser können Sie später sehen, wie agil sich der Anbieter auf Sie einstellen kann und womöglich sogar Ihre Daten in eine Live Demo einbindet.
Folgende Punkte sollten detailliert im Datenmodell beschrieben werden:
- Kunde: z. B. Kundennummer, Name, Unternehmensgröße, Standorte & Einkaufsvolumen
- Produkt: z. B. Artikelnummer & Preise
- Reporting KPI´s: z. B. Funnel, Leads & Umsätze
- Dokumente: z. B. Kalkulationen, Angebote & Verträge
Die Szenen
Hier ziehen Sie maximal fünf ausgewählte Kernprozesse heran, die Sie end-to-end beschreiben. Wählen Sie bewusst eine etwas höhere Flugebene. Bei zu vielen Details besteht das Risiko, dass Sie einfach die nächste Individuallösung erhalten – nur eben in Form einer anderen Software.
Ein Beispiel für Szene 1 – Anlage Stammdaten im CRM:
Über eine Firmenwebseite hat sich Frau Maria Müller für den Newsletter registriert. Alle Daten werden in ein CRM System übertragen und es wird eine automatische Kundennummer generiert. Die Vertriebsmitarbeiterin Karla erhält die Aufgabe, den Stammsatz zu bearbeiten. Aus externen Datenquellen wurden weitere Informationen, wie Firma und Interessen ergänzt. Auf dieser Basis hat das CRM System eine empfohlene Customer Journey festgelegt und Aktionen vordefiniert, wie zum Beispiel einen Kundenanruf.
Karla prüft die Daten sowie die Zuordnung zum Vertriebsmitarbeiter Mike aus dem Bereich CRM. Sie sendet dem Interessenten Informationen zu. Für Mike wird automatisch eine Aufgabe erstellt und per E-Mail sowie mobiler App informiert, den Kunden in drei Tagen anzurufen. Weitere Änderungen können Mike und Karla bequem mobil oder stationär am PC vornehmen.
Die Bewertung
Nachdem alle Anbieter die Drehbücher erhalten haben, präsentieren Sie mögliche Lösungsszenarien in 1-2 Tages-Workshops. Die Bewertung sollte maximal 10 Kriterien enthalten, wie zum Beispiel die Lösung selbst oder das Branchen Know-how. Die Bewertung kann nach dem Schulnotenprinzip 1 (=sehr gut) bis 6 (=ungenügend) erfolgen.
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