Wie schule ich Mitarbeitende in KI, die keinen eigenen Arbeitsplatzrechner haben?

Zuerst wird geklärt, wer davon überhaupt mit KI arbeitet — und für diese Gruppe wird Lernzeit als bezahlte Arbeitszeit an einem bereitgestellten Gerät eingeplant, nicht als Freizeitaufgabe auf dem privaten Handy. Für die übrigen entfällt die Schulung, weil die Pflicht an der Nutzung hängt und nicht am Arbeitsvertrag.

Das ist die unbequeme, aber entlastende Antwort. In einem produzierenden Betrieb mit 200 Beschäftigten sitzen oft 60 Leute am Schreibtisch und 140 in Produktion, Lager, Montage oder Versand. Wer die KI-Schulung für alle 200 plant, plant ein Projekt, das an der Terminkoordination scheitert. Wer sie für die Falschen plant, verbrennt Budget und Vertrauen gleichzeitig.

Dieser Beitrag klärt die Zuordnung, benennt die Wege, die im Schichtbetrieb funktionieren, und sagt, wie der Nachweis dabei entsteht.

Wie schule ich Mitarbeitende in KI, die keinen eigenen Arbeitsplatzrechner haben?

Über eine Rollenzuordnung vor der Schulung, bezahlte Lernzeit in kurzen Einheiten und ein vom Betrieb gestelltes Gerät. Praktisch heißt das: ein Terminal oder Tablet in der Nähe des Arbeitsplatzes, feste Zeitfenster im Schichtplan und Einheiten, die in eine Pause passen. Die Lernpfade der PASSION4IT Academy sind in kurze Einheiten geschnitten und laufen neben dem Tagesgeschäft; für den gemeinsamen Teil reichen zwei bis drei Stunden pro Person, verteilt über mehrere Wochen.

Was nicht funktioniert, ist der klassische Seminartag. Bei mehreren Standorten oder Schichtbetrieb wird allein die Terminfindung zum Projekt, und die Ausfallzeit kostet mehr als die Schulung.

Muss ich wirklich alle schulen?

Nein. Die Pflicht aus Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz für Personen, die mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Sie knüpft an die tatsächliche Befassung an, nicht an die Beschäftigtenzahl. Eine Lagerkraft, die ein Handscanner-Terminal bedient, in dem keine KI steckt, fällt nicht darunter.

Die Zuordnung ist damit die eigentliche Arbeit, und sie bleibt beim Betrieb. Sie fällt auch nicht klein aus: In der Produktion stecken KI-Funktionen inzwischen in Qualitätsprüfung, Instandhaltungsplanung und Schichtplanung, und wer ein solches System bedient oder seinen Ausgaben folgt, ist befasst. Der Satz „unsere Gewerblichen nutzen kein KI” hält der Prüfung selten stand, der Satz „alle 200 brauchen dasselbe Programm” aber genauso wenig.

Wo die Zuordnung sitzt, ergibt sich die Tiefe. Wer KI nur für Textentwürfe nutzt, braucht eine andere Schulung als jemand, der einer KI-gestützten Vorauswertung in einem Entscheidungsprozess folgt.

Welche Wege funktionieren im Schichtbetrieb?

Drei Muster haben sich als tragfähig erwiesen, und sie lassen sich mischen.

Das gestellte Gerät am Arbeitsort. Ein Terminal in der Werkstatt oder ein Tablet an der Linie, das für Pflichtschulungen ohnehin gebraucht wird. Der Vorteil ist, dass niemand den Betrieb verlässt und die Teilnahme im Schichtplan steht.

Die Kopplung an bestehende Pflichtunterweisungen. Arbeitssicherheit und Brandschutz laufen jährlich, die Logistik dafür ist eingespielt und die Zeitfenster sind akzeptiert. Wer die KI-Einheiten dort anhängt, muss keinen neuen Prozess erfinden.

Der eigene Zugang für die, die einen haben. In vielen Betrieben besitzt ein größerer Teil der Gewerblichen inzwischen ein Firmenkonto für Schichtplanung oder Zeiterfassung. Wo das so ist, ist der Weg schon gebahnt.

Was in keinem dieser Muster vorkommt: die Aufforderung, das privat auf dem eigenen Handy in der Freizeit zu machen. Das ist arbeitsrechtlich heikel, es senkt die Abschlussquote und es erzeugt genau den Widerstand, der Pflichtschulungen ihren Ruf eingebracht hat.

Wie entsteht dabei der Nachweis?

Als Nebenprodukt, wenn die Einheiten einzeln erfasst werden. Ein belastbarer Nachweis besteht aus drei Teilen — der Zuordnung, welche Rollen mit KI arbeiten und welche Schulung sie brauchen, der durchgeführten Schulung mit Inhaltsübersicht und Teilnahmenachweis pro Person, und einem Termin für die Überprüfung. Die Fortschrittsanzeige der Academy liefert den zweiten Teil; ein Zertifikat allein ist der schwächste Nachweis.

Für Beschäftigte ohne eigenen Rechner ist der erste Teil der wichtigere. Wer dokumentiert hat, dass eine Rolle nicht mit KI befasst ist, hat eine bessere Auskunft als jemand, der 200 Zertifikate vorlegt und die Zuordnung nie gemacht hat. Wie ein solcher Nachweis aufgebaut wird, steht in KI-Schulung dokumentieren.

Was kostet das?

59 Euro pro Person und Jahr für das KI-Modul mit KI-Führerschein zum Listenpreis. Bei einem Betrieb mit 200 Beschäftigten, von denen nach der Zuordnung 90 mit KI befasst sind, sind das 5.310 Euro im Jahr statt 11.800 Euro für alle. Reise- und Ausfallkosten entfallen, weil niemand für einen Seminartag aus dem Betrieb geht — bei Schichtbetrieb ist das der größere Posten.

Die Zuordnung ist also nicht nur eine Compliance-Frage, sondern die Position mit dem größten Hebel auf den Preis.

Fazit

Der Engpass bei Beschäftigten ohne eigenen Arbeitsplatzrechner ist nicht die Technik, sondern die Planung. Die Zuordnung entscheidet, wie viele Lizenzen gebraucht werden; das gestellte Gerät und das Zeitfenster im Schichtplan entscheiden, ob die Schulung abgeschlossen wird; die Erfassung je Einheit entscheidet, ob am Ende ein Nachweis vorliegt.

Wer das für den eigenen Betrieb sortieren will, fängt bei der Rollenzuordnung an. Dreißig Minuten reichen, um zu klären, wie viele Personen tatsächlich betroffen sind und welcher Weg im eigenen Schichtmodell trägt.

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Weiterführende Ressourcen

• Wie schule ich 50 Mitarbeitende in KI ohne Präsenzaufwand und ohne hohe Kosten? — der Rollout-Plan, auf dem dieser Beitrag aufsetzt.
• KI-Schulung dokumentieren — Nachweis für die Aufsichtsbehörde — wie der dreiteilige Nachweis aufgebaut wird.
• Welche Inhalte braucht eine KI-Schulung für die Belegschaft? — die inhaltliche Staffelung nach Rolle.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Müssen Produktions- und Lagermitarbeitende in KI geschult werden?

Nur wenn sie mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Artikel 4 der KI-Verordnung knüpft an die tatsächliche Befassung an, nicht an den Arbeitsvertrag. In der Produktion steckt KI inzwischen häufig in Qualitätsprüfung, Instandhaltungs- und Schichtplanung — wer ein solches System bedient oder seinen Ausgaben folgt, gehört dazu. Die Zuordnung je Rolle bleibt Aufgabe des Betriebs.

Darf ich Mitarbeitende auffordern, die Schulung privat auf dem eigenen Handy zu machen?

Davon ist abzuraten. Pflichtschulung ist Arbeitszeit, und die Nutzung privater Geräte dafür ist arbeitsrechtlich heikel. Praktisch senkt es zusätzlich die Abschlussquote. Der tragfähige Weg ist ein vom Betrieb gestelltes Gerät und ein Zeitfenster im Schichtplan.

Wie viel Zeit braucht eine KI-Schulung pro Person?

Für den gemeinsamen Teil zwei bis drei Stunden, verteilt über mehrere Wochen in kurzen Einheiten neben dem Tagesgeschäft. Rollen mit tieferer KI-Nutzung brauchen mehr. Ein klassischer Seminartag ist im Schichtbetrieb der teuerste Weg, weil die Ausfallzeit die Schulungskosten übersteigt.

Was kostet die KI-Schulung, wenn nur ein Teil der Belegschaft betroffen ist?

59 Euro pro Person und Jahr zum Listenpreis für das KI-Modul mit KI-Führerschein. Sind in einem Betrieb mit 200 Beschäftigten 90 Personen betroffen, sind das 5.310 Euro im Jahr statt 11.800 Euro für alle. Die Rollenzuordnung ist damit die Position mit dem größten Hebel auf den Preis.

Wie weise ich nach, dass eine Rolle keine Schulung braucht?

Über die dokumentierte Zuordnung. Ein Nachweis besteht aus der Zuordnung, welche Rollen mit KI arbeiten, der durchgeführten Schulung mit Teilnahmenachweis und einem Überprüfungstermin. Eine begründete Zuordnung, die eine Rolle ausnimmt, ist Teil dieses Nachweises und wird bei der nächsten Überprüfung erneut angesehen.