Wo speichert ihr all eure privaten Dateien? Auf eurem Notebook? Auf einer externen Festplatte? In der Cloud? Wenn es sich um eure privaten Daten handelt, wie eure persönlichen Bilder aus dem letzten Urlaub, das Selfie mit der Freundin oder das Essen aus dem trendy Restaurant von gestern Abend, wird eure Antwort wahrscheinlich sein: „Na, die werden alle automatisch in die Cloud hochgeladen.“
Warum auch nicht? Es ist sehr praktisch. Zum einen spart es Speicherplatz auf dem Smartphone, Tablet & Co, zum anderen sind die Bilder genau über all diese Endgeräte abrufbar, ohne sie umständlich zu kopieren und anschließend hin und her schieben zu müssen.
Außerdem habt ihr einen privaten Zugangsschlüssel. Ihr vertraut darauf, dass eure Bilder nur von euch eingesehen und verwaltet werden – „Was soll der Anbieter schon für ein Interesse an meinen Bildern haben? Außerdem ist er dazu verpflichtet, sie sicher für mich zu speichern.“ Ganz genau. Aber wie sieht es mit den Daten für euer Unternehmen aus? Welche Speicherorte sind sinnvoll und sicher zugleich?
Alles unter einem Dach?
Viele deutsche Unternehmen machen sich noch immer die Mühe alles in der firmeneigenen Umgebung zu speichern, zu verarbeiten und zu betreuen. Dieses Verfahren der selbst verwalteten Hardware nennt sich: „On-Premises“. Die Absichten hinter der lokalen IT-Infrastruktur sind durchaus gut und haben ihre Berechtigung. Denn alle Daten unterliegen der eigenen Kontrolle.
Verwalten Firmen auch noch Kundendaten, sind sie für die Sicherheit verantwortlich. Doch genau da fangen die Probleme bereits an. Die Technologie entwickelt sich so rasant weiter, dass bereits hier die ersten Lücken entstehen.
Die Administratoren der hausinternen IT müssen im Alltag oft andere Aufgaben bewältigen und ihren Kollegen aus den unterschiedlichen Abteilungen Support bei täglichen Anwendungen bieten. Langfristige Aufgaben, wie Sicherheitsupdates und Wartung der Systeme, bleiben hier öfter auf der Strecke. Die Folgen? Die Daten sind nicht mehr sicher gespeichert und die Firma macht sich von außen angreifbar. Im schlimmsten Fall auch noch strafbar, wenn Kundendaten falsch verwaltet wurden und abhandenkommen. Das kann schnell teuer werden und dem Ruf der Firma schaden.
Diese Möglichkeiten bieten neue IT-Infrastrukturen
Speziell mittelständische Unternehmen und Start-ups müssen mit ihren Ressourcen haushalten. Da ist eine eigene IT-Abteilung in einem ausreichenden Umfang gar nicht erst finanzierbar. Hier betritt die nächste Generation der IT-Infrastruktur die Bühne: Software as a Service (SaaS) im Rahmen von Cloud-Systemen bzw. browserbasierte Umgebungen.
Was zunächst komplex klingt, ist eine hervorragende Lösung, die alle Anforderungen flexibel erfüllen und Kosten einsparen kann. So bucht ein Unternehmen genau die IT-Dienstleistung, die es momentan wirklich braucht. Das können beispielsweise Speicherplatz für Daten, CRM-Plattformen, Messenger-Dienste, Mailing Services oder Zeittracking-Systeme sein.
Sehr üblich sind jährliche Abonnements, die mit dem Anbieter abgeschlossen werden. Neben der Nutzung des Services beinhalten SaaS-Lösungen einen fachkundigen Support. Die Dienstleister verpflichten sich, die jeweiligen Systeme immer auf dem neuesten Stand zu halten und regelmäßige Wartungen durchzuführen.
So findet ihr den richtigen Software-Anbieter
Um den richtigen Anbieter und das richtige Produkt für Ihr Unternehmen auf dem Markt zu finden, solltet ihr euch unter anderem folgende Fragen stellen: Welches Ziel verfolge ich damit und was brauche ich wirklich für mein Unternehmen? Welche Services wären besonders nützlich, um Prozesse effizienter zu gestalten? Was ist eventuell bloß nice-to-have?
Die Angebote sind genauso vielfältig, wie die Bedürfnisse. SaaS-Modelle bieten hierfür flexible Lösungen. Stellt das Unternehmen beispielsweise fest, dass es mehr Kapazitäten oder weitere Services benötigt, kann es diese einfach hinzubuchen. Teuer eingekaufte Software, die umständlich in die gesamte Firmenstruktur eingespielt werden muss, gehört damit der Vergangenheit an. Die Dienstleister unterstützen die Unternehmen bei der reibungslosen Adaption auf die eigenen Systeme, sodass jeder Mitarbeiter Zugang erhalten kann.
Mehr Tipps zur passenden Software-Auswahl finden Sie auch hier: Der smarte Software Auswahl Prozess.
DSGVO konforme Software
Ein wichtiger Tipp an dieser Stelle: Achtet darauf, dass ihr deutsche bzw. europäische Service-Anbieter auswählen, deren Server in Europa liegen. Diese sollten sämtliche Richtlinien der DSGVO einhalten. Ein guter Indikator für DSGVO konformes Arbeiten sind folgende Zertifikate: ISO27001, BSI C5 sowie Trusted Cloud-Datenschutzprofil (TCDP). Bei Drittanbietern solltet ihr weit hinter die Kulissen schauen und fragen: „Was passiert denn wirklich mit den Daten?“.
Fazit: Hohe Flexibilität mit SaaS
Der große Vorteil von SaaS und Cloudanbietern besteht darin, dass Unternehmen eben nicht mehr alle Daten lokal speichern und selbst verwalten müssen. Zwar sind die Daten nicht mehr komplett in eigener Hand, die oft auftretende Angst vor Kontrollverlust ist aber in der Regel unbegründet.
Durch Outsourcing der IT-Abteilung und Nutzung moderner IT-Infrastrukturen können gerade kleinere sowie mittelständische Unternehmen Zeit und Geld sparen. Sie können Tools, Speicherbedarf und Funktionen ganz gezielt nach aktuellen Bedürfnissen miteinander kombinieren. Da sie die Systemlandschaften mieten, anstatt zu kaufen, verhindern sie unnötige Zusatzkosten. Sie vermeiden es, größere Hardware einzukaufen und sich langfristig an aufgeblähte und ungenutzte Software binden zu müssen. Mit der richtigen Wahl des Anbieters handeln Firmen stets rechtskonform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Nutzung professioneller Cloud-Systeme kann sogar dafür sorgen, dass die Daten extern sicherer sind, als es in der eigenen Örtlichkeit überhaupt möglich wäre.
Welche Daten Firmen in die Hände einer weiteren Partei legen möchte, sollte jedes Unternehmen für sich entscheiden. Für große Unternehmen kann gegebenenfalls eine Hybridlösung infrage kommen. Handelt es sich beispielsweise um einen Konzern, der ausreichend Ressourcen für eine IT- und Rechts-Abteilung mitbringt, sind klassische IT-Infrastrukturen weiterhin denkbar.
Entscheidend ist: Unternehmen sollten niemals an der Verarbeitung und sicheren Verwaltung der eigenen Daten sparen. Außerdem können sie nur Wettbewerbsvorteile schaffen, wenn sie auf zeitgemäße, skalierbare und flexible Software-Lösungen setzen.
