Haben Sie sich schon einmal vor Augen geführt, wie viele Faktoren hinter „Enterprise Resource Planning“ stecken? Ob Beschaffung, Betriebsmittel, Finanz- und Rechnungswesen, Kapital, Materialwirtschaft, Marketing, Produktion oder Personal – die Liste ist lang. Schnell wird klar, wie komplex die Einführung von ERP-Projekten werden kann.
Besonders viele Gefahren liegen im finanziellen Aufwand, in der Produktion und in der Lieferfähigkeit. Doch als größte Hürde entpuppt sich meist die Akzeptanz der Projektbeteiligten. Damit die Einführung Ihres geplanten Systems nicht zum Horror-Szenario wird, benötigen Sie ein geeignetes Change-Management. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag zunächst typische Ursachen für die Fehlschläge in ERP-Projekten. Anschließend geben wir Ihnen wichtige Anregungen und Tipps, wie Sie ERP-Systeme erfolgreich im Unternehmen etablieren.
Die Ursachen für missglückte ERP-Systeme
Wenn die Einführung eines ERP-Systems nicht gelingt, dann stellen sich erfahrungsgemäß immer wieder die gleichen Gründe als Übeltäter heraus:
- Intransparente Ziele
- Unklare Zuständigkeiten
- Zu häufig wechselnde Anforderungen während der Einführung
- Schwierige Kommunikation zwischen IT und den Fachabteilungen
- Inkompetenz und unzureichendes Mindset der Beteiligten
8 Tipps für erfolgreiche ERP-Einführungen
Uns liegt es am Herzen, dass Ihnen die zuvor genannten Fehler nicht passieren und Sie die typischen Hürden mit Bravour meistern. Ein sehr wichtiger Schlüssel hierfür liegt im Change-Management. Aus diesem Grund haben wir Ihnen im Folgenden wichtige Tipps für die Einführung von ERP-Systemen, mit dem Fokus auf erfolgreiche Transformationsprozesse, zusammengestellt.
Führen Sie sich alle Stakeholder vor Augen
Die Einführung eines neuen ERP-Systems betrifft häufig viele Kernbereiche eines Unternehmens. Ob Produktion, IT oder Finanzen – meist sind sehr viele Mitarbeiter aus sehr unterschiedlichen Bereichen beteiligt. Die Verschmelzung dieser Prozesse macht die ERP-Einführung zu einem sehr komplexen Vorhaben. Um die vielen Stakeholder zu überblicken und ein erfolgreiches Stakeholder-Management zu etablieren, sollten Projektmanager eine Stakeholder-Matrix verwenden. Zudem sollten sie alle Beteiligten sehr gut kennen und sie im Laufe des gesamten Projektes aktiv integrieren.
Beschreiben Sie die Schnittstellen
Neben den Projektbeteiligten ist es enorm wichtig alle Schnittstellen der vernetzten Systeme sehr genau zu kennen. Eine Hilfestellung bieten detaillierte Schnittstellenbeschreibungen. Sie sollten projektrelevante Faktoren, wie die Ziele, Quellen, Verbindungen, Timings und Zuständigkeiten enthalten.
Nutzen Sie etablierte Technik mit Standards
Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht? In vielen Fällen eignet sich standardisierte Software für ein neues ERP-System, um unnötige Kosten zu verhindern. Schließlich hat sich der Softwareanbieter bereits viele Gedanken gemacht und eine Reihe an Tests vorgenommen, um die Plattform am Markt zu etablieren. Egal wie smart eine eigene Lösung auch sein sollte, individuelle Software und eigene Entwicklungen bedeuten fast immer Mehraufwand. Einrichtung, Software-Testing und Wartung können viel Zeit verschlingen. Veränderte Standard-Software führt meist dazu, dass diese jedes Jahr ganz individuell für den Kunden aktualisiert werden muss. Gerade Neukunden unterschätzen oft den Kostenumfang maßgeschneiderter Lösungen.
Doch gibt es Ausnahmen? Ja definitiv! Selbst konfigurierte ERP-Software ist immer dann sinnvoll, wenn Sie damit auf der Überholspur an Ihren Wettbewerbern vorbeirauschen können. Besonders in Corona-Zeiten, in denen Schnelligkeit und Flexibilität gefragt sind, kann es zum Beispiel sinnvoll sein, mit einer cleveren Software-Lösung Lieferzeiten zu verbessern oder noch schneller auf Kundenanfragen zu reagieren.
Verwenden Sie Clouds
Clouds bedeuten einen besseren Datenaustausch und eine einfache Zusammenarbeit, besonders auch unter Stakeholdern. Scheuen Sie sich daher nicht neue Cloud-Technologien zu etablieren! Da Clouds in der Regel sowieso nicht besonders viele Individualisierungen erlauben, umgehen Sie von Beginn an die Gefahr, Ihre neuen ERP-Systeme zu sehr zu verkünsteln.
Bedenken Sie die 3 Phasen des Change-Managements
Um neue ERP-Systeme unter Mitarbeitern zu etablieren, sind folgende drei Phasen notwendig:
- Vorphase = Start des Transformations-Managements: Analyse bisheriger Strukturen und Aufnahme technischer Schnittstellen, Projektorganisation etablieren, Mindset erzeugen, Entscheidungsmöglichkeiten schaffen und Prozesse harmonisieren
- Implementierung des ERP-Systems: Umgebung zur Verfügung stellen, Projektziele vermitteln, Prozesse designen
- Go-Live und Beteiligte befähigen: Enablement aller Beteiligten mithilfe von Meetings und Schulungen
Das richtige Mindset
Change-Management bedeutet nicht, Mitarbeitern mit einer Veränderung auf „die Nerven zu gehen“, die sie bloß zur Kenntnis nehmen und einfach ertragen. Für die Einführung eines ERP-Systems sollte eine tief gehende Transformation geschehen, die alle Projektbeteiligten gern leben und mit gestalten. Hier ist es entscheidend, dass sie die neuen Prozesse akzeptieren. Damit das gelingt, ist ein motiviertes Projektteam erforderlich, dass das richtige Fundament legt. Außerdem sollten Sie immer alle betroffenen Keyuser und Abteilungen in die Vorhaben involvieren und ausreichend vorbereiten.
Befähigen Sie die Beteiligten – Enablement
Das Mindset können Sie stärken, indem Sie die Anwender der neuen Software ausreichend schulen und trainieren. Auch neue Team-Konzepte und passende Kommunikationsmaßnahmen bieten echte Chancen, um Transparenz zu erzeugen und Stakeholder sowie Projektteilnehmer zur Umsetzung zu befähigen.
Je nach Zielgruppe und aktueller Projektphase sollten Sie diese unterstützen, indem Sie:
- … die Ziele kommunizieren und über das Projekt informieren.
- … alle Involvierten mithilfe von Trainings unterstützen.
- … in den Dialog mit einzelnen Betroffenen gehen und über persönliche Auswirkungen sprechen.
Das richtige Timing
In Bezug auf die Kommunikation einer ERP-Einführung gilt: Je früher, desto besser! Binden Sie alle Anwender frühestmöglich in die Projektplanungen ein und lassen Sie diese an einem Tisch zusammenkommen. Erklären Sie die Hintergründe und kommunizieren Sie den Mehrwert der bevorstehenden Transformation. Je proaktiver das Transformations-Management ist, desto größer wird die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Software sein. Damit steigern sie das Engagement der Projektbeteiligten und erhöhen automatisch die Produktivität.
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