Stabil, sicher, skalierbar, erfolgsbringend und sinnvoll nutzbar soll sie sein – die moderne IT-Bebauung. Doch was bedeutet das überhaupt und wie sieht ein praktikabler Bebauungsplan aus? Wir haben konkrete Tipps aus unserem Erfahrungsschatz für Ihre IT-Bebauung parat. Erfahren Sie mehr.
Der moderne Aufbau einer IT-Bebauung
Ein IT-Bebauungsplan stellt Ihre vorhandenen und zukünftig geplanten IT-Landschaften grafisch dar. Er visualisiert den Plan- und Ist-Zustand in Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen und Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen. Insgesamt ermöglicht er den Beteiligten einen ganzheitlichen Blick auf die aktuellen Business-Prozesse und auf das IT-Management. Einmal richtig angelegt, ist er zudem ein sehr nützliches Werkzeug für die operative IT.
Doch wie sieht eine moderne IT-Bebauung aus? Als Best Practice hat sich die Aufteilung in folgende Bereiche etabliert:
Wie entwickeln Sie die passende IT-Bebauung?
Die meisten Unternehmen beginnen bei der Bebauungsplanung nicht bei null. Daher empfehlen wir Ihnen zum Start eine ehrliche Bestandsaufnahme aller Handlungsfelder. Seien Sie dabei fair, neutral und ergebnisoffen! In der Regel gibt es gute Gründe, warum sich die bestehende Bebauung Ihrer Firma in der Vergangenheit in dieser Form entwickelt hat. Es geht bei der Ist-Analyse nicht um Rechtfertigung oder Kritik, sondern um den Zusammenschluss von Business und IT, der einen echten, digitalen Neustart ermöglichen kann.
Nach der Ist-Analyse gilt es, eine Vision für die Zukunft zu entwickeln:
- Wo wollen wir hin?
- Was ist unser gemeinsames Ziel?
- Welche Erfordernisse bringt die Unternehmensstrategie die kommenden Jahre mit sich?
- Was brauchen die Fachbereiche?
Im Folgenden verschaffen wir Ihnen einen Überblick über wichtige Eckpunkte einer gelingenden Bebauungsplanung.
Das stabile Fundament – die Infrastruktur
Legen wir doch einmal mit dem Fundament los. Die Infrastruktur Ihres Informationsmanagements besteht in der Regel aus folgenden Bestandteilen: Rechenzentrum, Netzwerk, Server, Storage, Back-up, Internetanbindung, Outputmanagement, IT-Sicherheitskonzepte und IT-Sicherheitsmaßnahmen.
War es früher das absolute Kerngeschäft der IT, das Rechenzentrum zu betreiben und auszubauen, so stellt dies inzwischen keinen kritischen Mehrwert mehr dar. Heute können Sie Outsourcing betreiben. In vielen Fällen kann Ihnen das massive Vorteile in den Bereichen Ausfallsicherheit, Skalierung, Performance, Service und Stabilität bringen. Wenn Sie jahrelang in ein gutes IT-Center investiert haben, dann ist Outsourcing natürlich kein Muss. Rechnen Sie daher bei jeder Neuinvestition mit spitzem Bleistift, ob sich ein Outsourcing auch wirklich lohnt. Kalkulieren Sie dabei nicht nur die Hardware, sondern beziehen Sie auch die Kosten für Service & Support mit ein.
Ein Beispiel: Ein 24/7 Service kann ein Rechenzentrumsanbieter meist deutlich kostengünstiger bereitstellen als Ihre eigene Inhouse-Mannschaft.
Planen Sie den Einsatz neuer Zusammenarbeits-Tools? Dann stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihre Netzwerkverkabelung in gutem Zustand ist. Die besten Cloud-Lösungen bringen Ihnen nichts, wenn die Leitungen nur tröpfchenweise Daten durchlassen.
Checken Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen
Zu einer robusten Infrastruktur zählen natürlich umfassende Sicherheitsmaßnahmen. Bestimmt schützen Sie Ihre Unternehmensdaten bereits mit passenden Virenscannern und AntiSpam-Lösungen? Aber wissen Sie wirklich, wie sicher diese sind? Wenn es um Sicherheitskonzepte geht, sollten Sie sich nicht allein auf Ihr Bauchgefühl verlassen.
Daher unser Tipp: Lassen Sie 1x pro Jahr einen externen Sicherheitsheck durchführen, um mögliche Schlupflöcher zu identifizieren. Professionelle Service-Dienstleister können Ihre IT Security auf Herz und Nieren prüfen.
Und vergessen Sie dabei nicht – neben der Technik – auf das Verhalten von Mitarbeitern zu achten. Wussten Sie, dass installierte Technik meist nur ca. 20 % des Gefahrenpotenzials verantwortet? Rund 80 % der Sicherheitsrisiken gehen von Mitarbeitern aus. Dahinter müssen übrigens keine böswilligen Absichten stecken. Schon der Klick auf einen vermeintlich sicheren E-Mail-Anhang kann einen weitreichenden Schaden anrichten. Um dies zu vermeiden, ist es ratsam, Ihre Mitarbeiter in puncto Security-Maßnahmen zu schulen.
Vermutlich führen Sie bereits regelmäßige Back-ups durch? Wunderbar.
Haben Sie hier schon einmal geprüft, ob und in welchem Zeitraum Sie aus den Back-ups auch wieder leistungsfähige Systeme zaubern können? Für moderne Infrastrukturen eignen sich Cloud Backups, um verlorene Systeme im Notfall schnell wiederherstellen zu können.
Ein regelmäßiger Desaster Recovery Test gehört ebenfalls zum guten Ton und sollte wie eine Brandschutzübung mehrmals pro Jahr durchgeführt werden.
Bitte analysieren Sie zudem Ihr Outputmanagement. Viele Organisationen haben mehr Drucker als Mitarbeiter. Meist reicht jedoch ein großes Multifunktionsgerät pro Stockwerk aus. Eine Authentifikation am Drucker selbst verhindert unnötige Drucke und reduziert die Sicherheitsrisiken.
Ein moderner Workplace
Mitarbeiter entwickeln oft eine emotionale Bindung zu ihren Arbeitsmitteln, wie PC, Smartphones & Co. Langsame Rechner und monströs schwere Laptops erzeugen da eher Frust, wenn sich die Kollegen aus der IT-Abteilung nebenan das neueste Apple-Gerät – natürlich nur zu Testzwecken – zulegen. Also gleiches Recht für alle! Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit einer modernen und bedarfsgerechten Technik aus!
Für einen modernen Workplace sollten Sie außerdem auf folgende Aspekte achten:
- Funktionale und angenehme Arbeitsplatzgestaltung
- Störungsarmes, effizientes und sicheres Software Deployment
- Übersichtlicher Bestand von Hardware und Software mithilfe eines ausgeklügelten Asset Managements
- Automatisiertes Lizenz-Management
- Zentralisierte Verwaltung von Mobilgeräten
So ermitteln Sie den Workplace-Bedarf
Während ein vielreisender Kollege vermutlich auf ein smartes Notebook mit langer Akku-Laufzeit angewiesen ist, braucht der Mitarbeiter, der viel mit CAD arbeitet, vor allem: Rechenpower!
Daher empfehlen wir Ihnen eine Analyse Ihrer Mitarbeitertypen. Definieren Sie zunächst die Benutzer, die sich in Ihrem Unternehmen befinden und suchen Sie sich pro Typus einen Key User heraus. Dieser unterstützt das IT-Team bei der Software Auswahl sowie bei zukünftigen Tests und Erweiterungen.
Und wie sieht es mit Neuanschaffungen aus? Bedenken Sie hier immer die Innen- und Außenwirkung. Wer sich als Hightech Company zeigt, aber seine Mitarbeiter mit veralteten Geräten zu Kunden oder jungen Bewerbern schickt, der lebt definitiv einen Widerspruch.
Neben den Geräten sollten Sie auch auf eine einheitliche Applikationsstrategie achten. Ein Workstation-Wechsel ist oft eine gute Gelegenheit, um Änderungen vorzunehmen. Neue Geräte mit neuen Anwendungen und vielleicht auch einem neuen Betriebssystem sind für die Mitarbeiter oft einfacher als nervenzehrende Updates, auf alten Geräten, mitzuschleifen.
Am besten zentral - Communication & Collaboration
Remote von überall arbeiten – das ist in Zeiten von Corona noch häufiger notwendig. Die Auswahl der richtigen Tools ist eine Grundvoraussetzung für eine gelingende Zusammenarbeit und Kommunikation. Eine wichtige Rolle kann hier ein gut aufgesetztes Intranet spielen. Verfügbarkeit und gute Auffindbarkeit sind dabei ein Muss – sonst mangelt es schnell an Akzeptanz und Effektivität.
Für die moderne Kommunikation empfehlen wir zudem die Wahl einer zentralen Applikation, mit der Sie telefonieren, chatten und Videokonferenzen abhalten können. Für die Zusammenarbeit können an diesem Ort alle Mitarbeiter gleichzeitig Dokumente bearbeiten und Daten ablegen. So bleiben alle Teams auf dem neuesten Stand und bauen keine Redundanzen auf.
Ist die Plattform dazu noch mobil nutzbar, können Sie sich große Teile Ihrer Büro-Infrastruktur und damit verbundene Kosten sparen.
Achtung: Denken Sie bei der Auswahl auch immer an die Einbindung von Lieferanten und Kunden!
Das Handwerkszeug Ihrer Anwender – die Applikation
Ob fachspezifische Software, Support Tools oder Dokumentenverarbeitung – Applikationen sind ein wesentlicher Bestandteil der IT-Bebauung.
Heute dominiert noch immer die Office-Produktlandschaft von Microsoft sehr viele Unternehmen. Ob Outlook oder Word – die Tools sind nach wie vor wichtige Elemente unseres Arbeitsalltages.
An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen einen Feinschliff in Richtung Web-Anwendung. Mit dem Wechsel zur Cloud-Plattform Office365 können Ihre Mitarbeiter deutlich effizienter zusammenarbeiten. Vergleichen Sie Office365 mit einer klassischen Lizenzierung, so ist die Cloud-Version auf den ersten Blick zwar teurer. Betrachten Sie aber die mitgelieferten Funktionsumfänge im Bereich Zusammenarbeit, die transparente Lizenzierung (= User pro Monat) und die automatisierten Updates, werden Sie feststellen, dass diese Rechnung schnell zugunsten von Office365 aufgeht.
Auswahl von Fach- und Spezialanwendungen
Software für die Fachbereiche, wie ERP, CRM oder CAD, sollte harmonisch auf den Bedarf Ihrer Mitarbeiter abgestimmt werden. Unabhängig von der Plattformwahl, empfehlen wir Ihnen für die Einführung immer einen „Adoption plan“ in einer Pilotgruppe zu erarbeiten.
Machen Sie sich und den zukünftigen Nutzern dabei das „Warum“ der Einführung klar und halten Sie engen Kontakt zu allen Beteiligten.
Informieren Sie zudem ruhig alle Nutzer in einem monatlichen Newsletter über die Pilotprojekte und die weiteren geplanten Updates. Holen Sie offenes Feedback ein. In iterativen Schleifen optimieren Sie das Ergebnis dann stetig weiter und verbessern so das Benutzererlebnis im laufenden Betrieb.
Und wie sieht es mit Cloud-Anwendungen im Bereich Business Application aus? Während die Integration von Cloud-Lösungen oftmals auf Kosten von Individualisierungsmöglichkeiten geht, ermöglicht sie jedoch häufig einen schnellen Rollout neuer Funktionen.
Ob eine Cloud-Lösung sinnvoll ist, hängt meist vom Fachbereich ab. Während im Finance, Controlling oder Personalmanagement eine hohe Standardisierung erforderlich ist, die Prozesse vereinfacht und optimiert, benötigen Bereiche, wie ERP- oder CRM-Systeme, einen gewissen Anteil an Individualisierung.
Jeder Fachbereich hat seine eigenen Herausforderungen und bedarf einer separaten Betrachtung. Eine komplette Einheitslösung lässt sich aufgrund der unterschiedlichen Business Models nur sehr selten realisieren. Aber wie schaffen Sie es Software bestmöglich auszuwählen und diese nahtlos mit allen anderen Systemen zu verknüpfen? Möchten Sie noch Näheres dazu erfahren? Dann werfen Sie einen Blick in unseren kostenloses Whitepaper zum Software Auswahlprozess.
Unternehmensziele mit der Governance erreichen
Die Governance steht an der Spitze der IT-Bebauung und stellt sicher, dass die gesamte IT-Infrastruktur die Ziele und Strategien einer Firma unterstützt. Die Verantwortung dafür liegt in den Händen der Unternehmensführung.
Häufig wird die IT-Governance mit dem IT-Management verwechselt. Hier ist wichtig zu wissen, dass das IT-Management vor allem für konkrete IT-Lösungen sowie für Planung, Organisation und Steuerung von IT-Prozessen verantwortlich ist. Dagegen beschäftigt sich die Governance mit der Frage, was die IT zum Unternehmenserfolg beitragen kann und welche Voraussetzungen das Management dafür schaffen muss.
In diesem Rahmen sollte die Governance wichtige Spielregeln vorgeben – und dies idealerweise in Form einer praktikablen IT-Richtlinie. Ergänzt mit Themen, wie IT-Sicherheitsrichtlinien und nachhaltigem Lizenz-Management ist diese Richtlinie der Schlüssel zum langfristigen Unternehmenserfolg!
Benötigen Sie weitere Unterstützung in Ihrer IT-Bebauung oder haben konkrete Fragen? Dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!
