Wie läuft ein ERP-Auswahlprojekt im Mittelstand ab?
Ein ERP-Auswahlprojekt im Mittelstand läuft in sechs Schritten von der Readiness bis zur Entscheidungsvorlage und dauert bei guter Terminlage rund ein halbes Jahr. Ablauf, Zeitplan am Beispiel Vertiko, Kosten über fünf Jahre und Förderung.
Ein ERP-Auswahlprojekt im Mittelstand läuft in sechs Schritten: Readiness des Projektteams, Prozessanalyse, Drehbuch mit den echten Anwendungsfällen, Shortlist, Anbieterpräsentationen entlang des Drehbuchs und Angebotsvergleich mit Entscheidungsvorlage. Bei der Vertiko GmbH hat PASSION4IT diesen Weg mit der Smarten Softwareauswahl von Juli bis Dezember 2024 begleitet, am Ende standen die Gesellschafter mit einer belastbaren Vorlage vor der Wahl.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Die sechs Schritte eines ERP-Auswahlprojekts und was in jedem davon entsteht
- Einen echten Zeitplan aus einem Projekt im Mittelstand, Monat für Monat
- Warum drei Anbieter in der engeren Wahl meist genügen
- Wieso der Angebotsvergleich die Kosten über fünf Jahre zeigen sollte
- Was passiert, wenn am Ende keine Lösung passt
- Welche Förderung für Auswahl und Einführung infrage kommt
Wie läuft ein ERP-Auswahlprojekt im Mittelstand ab?
In sechs Schritten, die aufeinander aufbauen. Jeder Schritt hat ein Ergebnis, das der nächste braucht, und wer einen überspringt, holt ihn später teurer nach.
| Schritt | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Readiness | Alle Projektbeteiligten werden auf denselben Wissensstand gebracht | ein Team, das Anbieteraussagen einordnen kann |
| 2. Prozessanalyse | Kernprozesse werden aufgenommen und dokumentiert | beschriebene Soll-Prozesse statt Wunschliste |
| 3. Drehbuch | Die echten Anwendungsfälle werden als Szenen geschrieben | die Vorlage, an der sich jeder Anbieter messen lassen muss |
| 4. Shortlist | Aus einer breiteren Marktsicht bleiben drei bis fünf Anbieter übrig | die Einladungsliste für die Präsentationen |
| 5. Casting | Die Anbieter präsentieren entlang des Drehbuchs, eine Jury aus dem Haus bewertet | Bewertung je Anbieter und Anwendungsfall |
| 6. Angebotsvergleich | Angebote werden über mehrere Jahre gegenübergestellt | begründete Empfehlung und Verhandlungsgrundlage |
Der Unterschied zur klassischen Ausschreibung liegt in Schritt 3. Statt eines Lastenhefts mit einigen hundert Anforderungen entsteht ein Drehbuch, in dem die Menschen aus Einkauf, Lager oder Buchhaltung als Protagonisten auftreten. Jeder Anbieter zeigt dann live, wie seine Software genau diese Szenen löst.
Wie lange dauert eine ERP-Auswahl?
Bei guter Terminlage rund ein halbes Jahr. Das Projekt bei Vertiko begann am 1. Juli 2024 und lief so:
- Juli 2024: ERP-Readiness-Schulungen für alle Projektbeteiligten
- Juli und August: Prozessanalyse und Dokumentation der Kernprozesse
- September: Drehbuch mit Szenenbild, dazu die Shortlist mit höchstens drei Anbietern
- November: strukturierte Demotermine mit den verbliebenen Anbietern
- Dezember: Angebotsvergleich und Handlungsempfehlung an Gesellschafter und Geschäftsführung
Den Takt bestimmt die Terminverfügbarkeit der Jury, also der Menschen, die später mit dem System arbeiten und zugleich das Tagesgeschäft tragen. Deshalb gehört der Terminplan ins Angebot und wird zu Beginn mit den Kalendern abgeglichen.
Wann sollte ein ERP-Auswahlprojekt starten?
Spätestens dann, wenn ein fester Endtermin feststeht. Bei Sport Greil, einem Händler im INTERSPORT-Verbund, lief der Support für das bisherige ERP-System zum Jahresende aus. Ein solcher Termin verschiebt sich nicht, und die Einführung braucht nach der Auswahl ihre eigene Zeit.
Der zweite typische Anlass ist Wachstum, das das alte System nicht mehr trägt. Hier drängt kein Datum, und genau deshalb wird die Entscheidung oft verschleppt. Wer vorher klären will, ob das Problem überhaupt im ERP liegt, findet die Vorarbeit in Unternehmensdiagnose vor einer ERP- oder KI-Investition.
Wie viele ERP-Anbieter sollten in die engere Wahl?
Drei bis fünf, bei Vertiko waren es höchstens drei. Mehr Anbieter im Casting verlängern den Prozess und verbessern die Entscheidung nicht, weil die Jury ab der vierten oder fünften Präsentation nicht mehr konzentriert vergleicht. Die breitere Marktsicht gehört in die Vorauswahl, das Casting ist für die Anbieter, die ernsthaft infrage kommen.
Was sollte der Angebotsvergleich enthalten?
Die Kosten über mehrere Jahre, bei Sport Greil über fünf. Geschäftsführer Karl-Heinz Greil schreibt in seiner Kundenstimme, die klare Übersicht habe ihm geholfen, »sowohl die initialen Kosten als auch die Aufwendungen der nächsten fünf Jahre zu verstehen«. Dieselbe Übersicht nutzten danach auch andere Händler im INTERSPORT-Verbund.
In den Vergleich gehören Lizenzen oder Abonnements, Einführungsaufwand, Wartung und die internen Stunden, die das Projekt bindet. Ein System mit günstigem Einstieg und teurem Betrieb fällt in einer Fünfjahressicht sofort auf. Die Bewertung der Jury je Anwendungsfall steht daneben, damit Preis und Eignung in derselben Vorlage liegen.
Was passiert, wenn kein ERP-System passt?
Dann ist das ein verwertbares Ergebnis. Das Drehbuch zeigt, an welchen Anwendungsfällen alle Anbieter scheitern, und daraus folgt eine von drei Entscheidungen: den Prozess anpassen, die Anforderung streichen oder die Auswahl verschieben, bis die Anforderung geklärt ist. Eine Entscheidung gegen alle Anbieter kostet deutlich weniger als eine Einführung, die im zweiten Jahr abgebrochen wird.
Was kostet ein ERP-Auswahlprojekt, und gibt es Förderung?
Bei PASSION4IT läuft die Auswahl zum Festpreis, der vor der Beauftragung feststeht. Er richtet sich nach der Zahl der Anwendungsfälle im Drehbuch, der Zahl der eingeladenen Anbieter und der Größe der Jury. Tagessätze und Nachträge für Termine, die im Drehbuch stehen, gibt es nicht.
Der Beratungsanteil kommt für die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen infrage, nach aktueller Programmlage bis 31. Dezember 2026. Die Bemessungsgrundlage ist auf 3.500 Euro gedeckelt, in Bayern ergibt das höchstens 1.750 Euro Zuschuss. Für die Einführung des gewählten Systems ist in Bayern der Digitalbonus der passendere Weg, Standard bis 7.500 Euro und Plus bis 30.000 Euro, jeweils bis 50 Prozent, allerdings nur für Betriebe unter 50 Beschäftigten. In beiden Fällen muss der Antrag vor der Beauftragung stehen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert eine ERP-Auswahl im Mittelstand?
Bei guter Terminlage rund ein halbes Jahr. Die ERP-Auswahl, die PASSION4IT bei der Vertiko GmbH begleitet hat, lief von Juli bis Dezember 2024, von den Readiness-Schulungen bis zur Handlungsempfehlung. Den Takt bestimmt die Verfügbarkeit der Jury.
Brauche ich für die ERP-Auswahl ein Lastenheft?
Nicht in der klassischen Form. In der Smarten Softwareauswahl von PASSION4IT ersetzt ein Drehbuch mit den echten Anwendungsfällen das Lastenheft. Jeder Anbieter zeigt live, wie seine Software diese Fälle löst, und das Drehbuch bleibt danach die Grundlage für Einführung und Abnahme.
Wer sollte bei der ERP-Auswahl in der Jury sitzen?
Die Menschen, die später täglich mit dem System arbeiten, aus Einkauf, Lager, Vertrieb und Buchhaltung. Dazu die Geschäftsführung, die am Ende entscheidet. Eine Auswahl, die nur die IT trifft, verliert die Akzeptanz, bevor das System läuft.
Wie viele Anbieter sollte ich mir ansehen?
Drei bis fünf in der engeren Wahl, ausgewählt aus einer breiteren Vorauswahl. Bei Vertiko waren es höchstens drei.
Ist eine ERP-Beratung herstellerunabhängig?
Bei PASSION4IT ja. PASSION4IT verkauft keine Lizenzen der bewerteten Systeme und nimmt keine Vermittlungsprovision, die Entscheidung trifft die Jury des Kunden.
Begleitet PASSION4IT auch die ERP-Einführung?
Ja, wenn der Kunde das will, von der Vertragsverhandlung über die Projektleitung bis zum Roll-out. Für die reine Projektleitung gibt es das IT-Projektmanagement mit Start zwei bis vier Wochen nach dem Erstgespräch.
Ist die ERP-Auswahl förderfähig?
Der Beratungsanteil über die BAFA-Förderung, in Bayern mit höchstens 1.750 Euro Zuschuss. Die Einführung kann in Bayern über den Digitalbonus gefördert werden, wenn der Betrieb weniger als 50 Beschäftigte hat. Der Antrag muss jeweils vor der Beauftragung gestellt sein.