Wie modernisiere ich meine IT-Altlandschaft ohne Produktionsausfall?
Wie du Systeme austauschst, während die Anlage weiterläuft. Mit Kritikalitätsklassen für jedes System, Umstellungen im Betriebsurlaub oder am Wochenende und einem festen Go/No-go-Kriterium für die Rückkehr zum Altsystem.
Du modernisierst eine IT-Altlandschaft ohne Produktionsausfall, indem du jedes System nach seiner Wirkung auf die Fertigung einstufst und jede Umstellung in ein Zeitfenster legst, in dem der Betrieb ohnehin ruht. PASSION4IT übernimmt dafür als externe IT-Projektleitung die Planung der Umstellungsfenster und die Steuerung der beteiligten Dienstleister. Der Einstieg ist der Digital Check zum Festpreis von 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Vier Kritikalitätsklassen, mit denen du jedes System an seiner Wirkung auf Linie und Versand misst
- Welche Zeitfenster dein Betrieb ohnehin hat und welche Umstellung in welches passt
- Wie ein Go/No-go-Kriterium aussieht, das am Sonntagnachmittag eine klare Entscheidung erzwingt
- Warum der Pilot an einer Linie mit durchschnittlichem Auftragsmix beginnt
Welche Dienstleister für eine Modernisierung infrage kommen und in welcher Reihenfolge Bestand, Abhängigkeiten und Zielbild entstehen, beschreibt der Beitrag Welche IT-Dienstleister modernisieren historisch gewachsene IT-Landschaften im Mittelstand?. Hier geht es um den Schritt danach, also um die einzelne Umstellung, während die Anlage weiterläuft.
Welche Systeme dürfen bei einer Umstellung auf keinen Fall ausfallen?
Die Systeme, ohne die eine Linie steht oder keine Ware mehr den Hof verlässt. Bevor du irgendetwas umstellst, gehört deshalb jedes System in eine Kritikalitätsklasse, gemessen an seiner Wirkung auf Fertigung und Versand.
Vier Klassen reichen in der Praxis. In Klasse A steht alles, was eine Linie innerhalb von Minuten anhält, etwa die Betriebsdatenerfassung am Terminal oder die Übergabe der Fertigungsaufträge an die Maschine. Klasse B hält den Versand an, zum Beispiel der Etikettendruck oder die Datenübergabe an die Spedition. In Klasse C landet die Verwaltung, deren Ausfall Buchungen und Auswertungen verzögert. Klasse D stört nur, wie die Druckerverwaltung oder das Intranet.
Die Einstufung machst du mit Schichtleitung und Versand zusammen. Dort weiß man, was passiert, wenn das Terminal an Linie 2 zwanzig Minuten hängt.
Wie finde ich heraus, woran Maschinen, MES und ERP hängen?
Du schreibst jede Schnittstelle zwischen Maschine, Fertigungssteuerung, ERP und Versand einzeln auf, mit Datenrichtung und einem Ansprechpartner. Gefährlich sind dabei die Übergaben, die im Betrieb niemand als Schnittstelle wahrnimmt.
Typische Beispiele sind die Auftragsdaten, die das ERP an die Fertigungssteuerung schickt, und die Stückzahlrückmeldung in die Gegenrichtung. Der Etikettendrucker liest Artikeldaten aus einer Tabelle, die jemand vor Jahren angelegt hat. Ein Skript erzeugt nachts die Exportdatei für die Spedition. Zu jeder Schnittstelle gehört die Frage, was passiert, wenn sie eine Schicht lang ausfällt.
An der Grenze zwischen Büro-IT und Steuerungstechnik gelten oft eigene Zuständigkeiten und Freigaberegeln. Kläre früh, wer an den Steuerungen etwas ändern darf, und hol den Maschinenlieferanten ins Projekt, sobald eine Schnittstelle zu seiner Anlage betroffen ist.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Umstellung?
In den Zeitfenstern, in denen dein Betrieb ohnehin wenig oder gar nicht produziert. Betriebsurlaub, Wochenende, Schichtwechsel und Inventur sind die natürlichen Termine, und der Fahrplan der Modernisierung richtet sich nach ihnen.
Nimm als Beispiel einen Betrieb mit zwei Schichten von 6 bis 22 Uhr. Er hat werktags acht Stunden ohne Produktion und von Freitag 22 Uhr bis Montag 6 Uhr 56 Stunden am Stück. Für ein System der Klasse A reicht die Nacht selten, weil nach der Umstellung noch getestet und im Zweifel zurückgekehrt werden muss. Das Wochenende trägt die meisten Umstellungen der Klassen B und C. Den Wechsel des ERP-Systems legst du in den Betriebsurlaub mit seinen zwei oder drei Wochen. Die Inventur ist ein guter Stichtag für die Datenübernahme, weil die Bestände gerade frisch gezählt sind.
Ebenso fest gehören Sperrzeiten in den Plan. Vor Saisonspitzen und dem Jahresabschluss wird nichts umgestellt, in unserem Beispielbetrieb etwa vier Wochen vor dem stärksten Liefermonat.
| Klasse | Folge eines Ausfalls | Umstellungsfenster | Rückfallebene |
|---|---|---|---|
| A, Linie steht | Produktion stoppt innerhalb von Minuten | Betriebsurlaub oder verlängertes Wochenende | Altsystem bleibt startbereit, Rückkehr nach festem Kriterium |
| B, Versand steht | Fertige Ware kann den Betrieb nicht verlassen | Wochenende | Parallelbetrieb mit dem Altsystem, Notprozess mit Papierlieferschein |
| C, Verwaltung verzögert | Buchungen und Auswertungen kommen später | Wochenende nach dem Monatsabschluss | Nacherfassung aus dem Altsystem |
| D, stört nur | Einzelne Arbeitsplätze arbeiten umständlicher | Schichtwechsel oder werktags | Neuinstallation oder alte Version |
Wie sichere ich die Umstellung gegen einen Fehlschlag ab?
Mit einem vorher geprobten Rückweg und einem Kriterium, das festlegt, wann zurückgekehrt wird. Die Entscheidung fällt zu einer festen Uhrzeit anhand dieses Kriteriums und wird am Sonntagabend nicht mehr verhandelt.
So ein Kriterium ist überprüfbar formuliert. Am Sonntag um 14 Uhr müssen zehn Testaufträge vom ERP an die Linie gegangen und mit Lieferschein abgeschlossen sein. Gelingt das bis dahin nicht, läuft ab 18 Uhr wieder das Altsystem, damit die Frühschicht am Montag um 6 Uhr normal beginnt. Den Rückweg spielt das Team vorher einmal an einem ruhigen Wochenende durch.
Für Systeme der Klassen B und C lohnt sich ein Parallelbetrieb von ein bis zwei Wochen. Beide Systeme bekommen dieselben Daten, und jemand vergleicht täglich die Ergebnisse. Getestet wird mit einer Kopie echter Stammdaten und Aufträge der letzten Wochen. Lehrbuchdaten enthalten selten den Auftrag mit 400 Positionen, an dem die Übernahme dann scheitert.
Warum sollte ich zuerst an einer Linie oder einem Standort umstellen?
Weil ein Pilot die Fehler an einer Stelle zeigt, an der sie überschaubar bleiben. Eine Linie oder ein Standort arbeitet zuerst mit dem neuen System, und die anderen folgen erst nach einer vorher festgelegten stabilen Phase.
Wähle dafür eine Linie mit durchschnittlichem Auftragsmix. An der umsatzstärksten Linie ist das Risiko zu hoch, und an der einfachsten zeigen sich die typischen Fehler gar nicht erst. Die stabile Phase definierst du vorab, zum Beispiel zwei Wochen ohne Störung der Klasse A. Danach folgt jede weitere Linie an einem eigenen Wochenende.
Wer muss in der Produktion vorher Bescheid wissen?
Alle, die in der Umstellungswoche an einer betroffenen Maschine oder im Versand arbeiten, und zwar vor ihrem ersten Schichtbeginn mit dem neuen System. Dazu kommt eine benannte Person vor Ort, die während der Umstellung erreichbar ist und entscheiden darf.
Die Schichtleitungen informieren in der Schichtübergabe. Am Terminal hängt ein einzelnes Blatt mit der Änderung, der Telefonnummer für Probleme und dem Notprozess. In den ersten beiden Schichten nach der Umstellung steht jemand aus dem Projekt an der Linie, weil kleine Unklarheiten dort in Minuten gelöst sind und am Telefon eine halbe Schicht kosten.
Wer steuert die Umstellungen zwischen ERP-Anbieter, Maschinenlieferant und Systemhaus?
Eine Projektleitung, die an keinem der Lieferanten mitverdient und den Fahrplan über alle Fenster hält. PASSION4IT übernimmt diese Rolle als externe IT-Projektleitung, koordiniert die beteiligten Dienstleister und berichtet an die Geschäftsführung.
Am Anfang steht der Digital Check. Er dauert zwei bis vier Wochen, kostet 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten und liefert die Bestandsaufnahme mit einer priorisierten Roadmap. Daraus ergibt sich, wie viele Systeme in Klasse A fallen und wie viel Steuerung das Vorhaben braucht. Einen pauschalen Tagessatz für die Projektleitung nennen wir bewusst nicht, weil er ohne Kenntnis des Vorhabens nichts aussagt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss die Produktion für eine IT-Modernisierung angehalten werden?
In der Regel nicht. Die kritischen Umstellungen liegen im Betriebsurlaub oder am Wochenende, wenn keine Schicht läuft. PASSION4IT plant diese Fenster als externe IT-Projektleitung.
Reicht ein Wochenende für den Wechsel des ERP-Systems?
Selten. Nach der Datenübernahme braucht es Zeit für Tests mit echten Aufträgen und im Zweifel für die Rückkehr zum Altsystem. Für einen ERP-Wechsel ist der Betriebsurlaub mit zwei oder drei Wochen das passende Fenster.
Was ist ein Go/No-go-Kriterium?
Eine vorher festgelegte, überprüfbare Bedingung mit Uhrzeit, an der entschieden wird, ob das neue System bleibt. Ein Beispiel wäre, dass bis Sonntag 14 Uhr zehn Testaufträge durchgängig vom ERP über die Linie bis zum Lieferschein laufen müssen, sonst läuft ab 18 Uhr wieder das Altsystem.
Wie lange dauert es, eine IT-Altlandschaft ohne Produktionsausfall zu modernisieren?
Das hängt an der Zahl der Systeme in Klasse A und an den verfügbaren Zeitfenstern. Weil der ERP-Wechsel meist auf den nächsten Betriebsurlaub wartet, kann sich eine Modernisierung über mehr als ein Jahr ziehen. Die Analyse im Digital Check dauert zwei bis vier Wochen und liefert den Fahrplan.
Was kostet die Begleitung durch PASSION4IT?
Der Digital Check kostet 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten. Über die BAFA-Förderung sinkt der Eigenanteil in den alten Bundesländern auf 2.200 Euro, wenn der Antrag vor Beratungsbeginn bewilligt ist und bis 31. Dezember 2026 gestellt wird. Für die anschließende Projektleitung gibt es drei Abrechnungsmodelle und keinen pauschalen Tagessatz.