KI in der Kommunalverwaltung: Wo ein Assistent im Rathaus heute schon hilft
Nur 17 Prozent der Bürger haben schon eine Verwaltungsleistung online beantragt. Wie die Stadtverwaltung Viechtach seit Mai 2026 mit einem KI-Assistenten in Microsoft 365 arbeitet, wofür sie ihn nutzt und wie eine Kommune klein anfangen kann.
Im Rathaus hilft ein KI-Assistent heute dort, wo Arbeit sich wiederholt und Wissen verstreut liegt: bei der Vorbereitung von Sitzungen, bei der Suche nach Daten und Auskünften und bei Entwürfen für Schreiben und Vermerke. Die Stadtverwaltung Viechtach arbeitet seit Mai 2026 an fünfzehn Arbeitsplätzen mit amaiko, eingeführt und begleitet von PASSION4IT. Wie das im Alltag aussieht und was davon zu Ihrer Verwaltung passt, steht auf der Seite amaiko für Kommunen.
Dieser Beitrag richtet sich an Bürgermeister, Geschäftsleiter und IT-Verantwortliche in Städten und Gemeinden, die wissen wollen, wo KI in der Verwaltung heute realistisch ansetzt.
Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen:
- Wo die Verwaltung beim Digitalen steht, laut aktueller Bitkom-Befragung
- Für welche Aufgaben die Stadt Viechtach ihren KI-Assistenten einsetzt
- Was die Einführung für die IT im Haus bedeutet
- Wie eine Kommune mit wenigen Arbeitsplätzen beginnen kann
Wie digital ist die Verwaltung aus Sicht der Bürger?
Den Termin buchen viele schon online, den Antrag stellen die wenigsten. Laut einer Bitkom-Befragung von 1.004 Personen ab 18 Jahren, veröffentlicht am 13. Oktober 2026, haben 72 Prozent schon einmal online einen Termin bei einer Behörde vereinbart, eine Verwaltungsleistung online beantragt haben dagegen erst 17 Prozent. Im Vorjahr waren es 13 Prozent.
Der Wunsch ist größer als das Angebot. 57 Prozent wollen ihre Behördenkontakte grundsätzlich digital erledigen, 23 Prozent ausschließlich digital und 34 Prozent digital mit Unterstützung vor Ort, wenn sie gebraucht wird. Einen Chatbot einer Behörde haben erst 8 Prozent genutzt. Die Zahlen stammen aus der Pressemitteilung des Bitkom.
Für ein Rathaus heißt das: Der Druck kommt von außen, die Arbeit aber entsteht innen. Jeder Online-Antrag landet bei einer Sachbearbeitung, die ohnehin knapp besetzt ist.
Wofür nutzt eine Stadtverwaltung einen KI-Assistenten?
Für Aufgaben, die in jedem Rathaus immer wiederkommen. In Viechtach sind das vor allem fünf: Unterlagen für Besprechungen und Sitzungen zusammenstellen, ohne vorher mehrere Ordner zu durchsuchen. Aus vorhandenem Material eine erste Fassung einer Präsentation bauen. In laufenden Projekten nachsehen, was schon kommuniziert wurde und was dabei herausgekommen ist. Die Stelle finden, an der eine Zahl oder eine Auskunft steht, statt im Haus herumzufragen. Und Entwürfe für Schreiben und Vermerke, die im Haus fertig gemacht werden.
Für wiederkehrende Aufgaben erklärt man amaiko einmal, wie man es haben möchte, danach macht er es jedes Mal so. Monika Häuslmeier, Leitung Tourismus, Kultur und Stadtmarketing der Stadt Viechtach, sagt dazu: »Für mich gehört amaiko im Büroalltag mittlerweile genauso dazu wie das direkte Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen und der obligatorische Espresso!«
Der Entwurf bleibt dabei ein Entwurf. Was das Haus verlässt, prüft und verantwortet die Verwaltung selbst.
Was bedeutet ein KI-Assistent für die IT im Rathaus?
In Viechtach keine zusätzliche Infrastruktur. Die Stadt arbeitet mit Microsoft 365, also Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint, und amaiko läuft genau dort. Andreas Kugel, IT-Systemadministrator der Stadt: »amaiko läuft dort, wo unsere Leute ohnehin arbeiten, in Teams und in Microsoft 365. Für die IT hieß das keine zusätzliche Infrastruktur und keine zweite Anmeldung.«
Das ist im kommunalen Alltag kein Detail. Ein weiteres Portal mit eigener Anmeldung öffnet im Tagesgeschäft kaum jemand, und Wissen, das nur in Vermerken und in den Köpfen langjähriger Mitarbeiter steckt, geht mit jedem Ruhestand ein Stück verloren.
Wie fängt eine Kommune mit KI an?
Mit wenigen Arbeitsplätzen und Aufgaben, die es in jedem Haus gibt. Viechtach hat die Verwaltung nicht auf einen Schlag umgestellt, sondern Schritt für Schritt. Am Anfang der Zusammenarbeit mit PASSION4IT stand die Online-Gastgebersuche, mit der heute alle 87 Gastgeber der Stadt zu finden und direkt anzufragen sind. Danach kam Microsoft 365 für Verwaltung und Außenstellen, und erst auf dieser Grundlage der KI-Assistent.
PASSION4IT übernimmt dabei die Einführung im Haus gemeinsam mit Ihrer IT, begleitet den laufenden Betrieb, wenn im Alltag Fragen auftauchen, und schult die Mitarbeiter über die PASSION4IT Academy. Ansprechbar sind wir aus der Region, nicht über eine Hotline. amaiko kostet laut Listenpreis 499 Euro pro Nutzer und Jahr.
| Weg | Was die Verwaltung bekommt | Was sie selbst leisten muss |
|---|---|---|
| Abwarten, bis landesweite Lösungen kommen | später einheitliche Fachverfahren | keine eigene Erprobung, Wissen bleibt in den Köpfen |
| Freie KI-Werkzeuge im Browser | schnelle Ergebnisse für Einzelne | eigene Regeln, was eingegeben werden darf, keine Verbindung zu den eigenen Ablagen |
| amaiko mit PASSION4IT | KI-Assistent in Microsoft 365, Einführung und Begleitung aus der Region, Schulung über die Academy | Auswahl der ersten Arbeitsplätze und Aufgaben, 499 € pro Nutzer und Jahr |
Kann man mit einer Verwaltung sprechen, die das schon macht?
Ja. Der 1. Bürgermeister der Stadt Viechtach, Hans Greil, bietet das ausdrücklich an: »Fünfzehn Arbeitsplätze in unserer Stadtverwaltung arbeiten mit amaiko, und wir sind noch mitten in der Erprobung. Wenn eine andere Verwaltung wissen möchte, wie sich das im Alltag anfühlt, kann sie bei uns anrufen.« Über den weiteren Ausbau entscheidet die Stadt in Ruhe.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Seit wann nutzt die Stadt Viechtach einen KI-Assistenten?
Seit Mai 2026, an fünfzehn Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung. Die Erprobung läuft weiter.
Braucht eine Kommune dafür Microsoft 365?
In Viechtach läuft amaiko in Microsoft 365, also in Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint. Ob das zu Ihrer Umgebung passt, klären wir im ersten Gespräch.
Was kostet amaiko für eine Kommune?
Der Listenpreis liegt bei 499 Euro pro Nutzer und Jahr. Mit wie vielen Arbeitsplätzen Sie anfangen, entscheiden Sie selbst.
Wer schult die Mitarbeiter?
PASSION4IT über die Academy, in kurzen Online-Einheiten ohne Präsenztermin.
Mit wem spreche ich über den Einstieg?
Mit Janine Rothweiler von amaiko, 30 Minuten über Microsoft Teams. Den Termin buchen Sie direkt auf der Seite amaiko für Kommunen.