Ein KI-Kollege im Rathaus
Die Stadtverwaltung Viechtach arbeitet seit Mai 2026 mit amaiko.
Fünfzehn Arbeitsplätze, mitten im Alltag einer niederbayerischen Stadtverwaltung. Auf dieser Seite steht, was die Verwaltung damit macht, wie die Einführung gelaufen ist und was davon zu Ihrem Rathaus passt.
Die Ausgangslage
Microsoft 365 steht. Und dann?
In vielen Rathäusern ist die Grundlage längst gelegt. E-Mail, Teams und die Dateiablage laufen. Die Frage danach ist überall dieselbe.
- 01
Das Wissen steckt in Vermerken und in den Köpfen der Leute, die schon lange dabei sind.
- 02
Sitzungsvorbereitung, Recherche und Textarbeit kosten Zeit, die im Haus niemand übrig hat.
- 03
Wer in den Ruhestand geht, nimmt einen Teil davon mit.
- 04
Ein weiteres Portal mit zweiter Anmeldung würde im Alltag ohnehin niemand öffnen.
Das Beispiel
Was in Viechtach passiert ist
Die Stadt Viechtach hat ihre Digitalisierung in Etappen vorangetrieben. Am Anfang stand die Online-Gastgebersuche, mit der heute alle 87 Gastgeber der Stadt zu finden und direkt anzufragen sind. Danach folgte der Rollout von Microsoft 365 in der Stadtverwaltung und ihren Außenstellen. Damit war eine Grundlage gelegt, und genau an dieser Stelle sitzt amaiko. Die Etappen gehen weiter, die nächsten Vorhaben stehen bereits auf der Agenda.
Die Stadt Viechtach über die Zusammenarbeit
Das Video ist bei der Digitalisierung der Stadtverwaltung entstanden, also vor dem Einstieg in amaiko.
Auf einen Blick
Der Stand in Viechtach
- Organisation
- Stadt Viechtach, Landkreis Regen
- Im Einsatz
- fünfzehn amaiko-Lizenzen, seit Mai 2026
- Umgebung
- Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint)
- Begleitung
- PASSION4IT, seit dem ersten Digitalisierungsprojekt der Stadt
Die Erprobung läuft weiter, über den weiteren Ausbau entscheidet die Stadt in Ruhe.
Im Alltag
Wofür die Verwaltung amaiko nutzt
Für Aufgaben, die immer wiederkommen, hat man amaiko einmal erklärt, wie man es haben möchte. Danach macht er es jedes Mal so. Fünf Aufgaben, die es in jedem Rathaus gibt.
-
Sitzungen vorbereiten
Unterlagen für Besprechungen und Sitzungen zusammenstellen, ohne vorher drei Ordner zu durchsuchen.
-
Präsentationen erstellen
Aus vorhandenem Material eine Fassung bauen, die man danach nur noch anpasst.
-
In Projekten recherchieren
Nachsehen, was bereits kommuniziert wurde und was bisher herausgekommen ist.
-
Daten suchen
Die Stelle finden, an der eine Zahl oder eine Auskunft steht, statt im Haus herumzufragen.
-
Texte schreiben
Entwürfe für Schreiben und Vermerke, die im Haus fertig gemacht werden.
Stimmen aus der Verwaltung
Wie es sich im Rathaus anfühlt
„Fünfzehn Arbeitsplätze in unserer Stadtverwaltung arbeiten mit amaiko, und wir sind noch mitten in der Erprobung. Wenn eine andere Verwaltung wissen möchte, wie sich das im Alltag anfühlt, kann sie bei uns anrufen.“
„Für mich gehört amaiko im Büroalltag mittlerweile genauso dazu wie das direkte Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen und der obligatorische Espresso!“
„amaiko läuft dort, wo unsere Leute ohnehin arbeiten, in Teams und in Microsoft 365. Für die IT hieß das keine zusätzliche Infrastruktur und keine zweite Anmeldung.“
Unsere Rolle
Sie fangen an, wir bleiben dabei
In Viechtach ist die Verwaltung nicht auf einen Schlag umgestellt worden, sondern Schritt für Schritt. Genau so können Sie es auch halten: mit einer überschaubaren Zahl an Arbeitsplätzen beginnen und von dort aus weitergehen.
- Einführung im Haus, gemeinsam mit Ihrer IT
- Begleitung im laufenden Betrieb, wenn im Alltag Fragen auftauchen
- Schulung der Mitarbeiter über unsere Academy
- ansprechbar aus der Region, nicht aus einer Hotline
Aus der Region
Kommunen, die mit uns arbeiten
Neben der Stadt Viechtach begleiten wir weitere kommunale Häuser in Ostbayern und darüber hinaus.
- Stadt Viechtach
- Bodenmais Tourismus & Marketing GmbH
- Gemeinde Kollnburg
- Stadt Schwäbisch Hall
Was davon passt zu Ihrem Rathaus?
Zehn Minuten genügen, um zu klären, ob das Thema für Ihre Verwaltung überhaupt eines ist.