Wie führe ich KI in meiner Kommunikationsabteilung ein, ohne IT-Großprojekt?

Fang mit den Aufgaben an, deren Ergebnis ohnehin durch eine Freigabe läuft: Recherchezusammenfassungen, Rohfassungen für wiederkehrende Formate und Übersetzungen. Diese drei brauchen keine Schnittstelle, kein Projektbudget und keine IT-Abteilung. Was sie brauchen, ist eine schriftliche Regel darüber, welche Daten hineindürfen und wann ein Ergebnis gekennzeichnet werden muss.

Was du aus diesem Artikel mitnimmst:

• Die Kommunikationsabteilung ist der Bereich, in dem die Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50 zuerst greift, weil ihre Ergebnisse nach außen gehen.
• Drei Anwendungsfälle starten ohne Integration. Alles, was eine Schnittstelle braucht, gehört in eine spätere Stufe.
• Die Freigaberegel entscheidet über den Erfolg, nicht die Auswahl des Werkzeugs.
• Rohfassung mit menschlicher Endredaktion ist der belastbare Zuschnitt. Vollautomatische Veröffentlichung ist es nicht.
• Vier Wochen reichen für den Start, wenn die Werkzeugfreigabe am ersten Tag steht.

Wie führe ich KI in meiner Kommunikationsabteilung ein, ohne IT-Großprojekt?

Wähle zwei bis drei Aufgaben aus dem laufenden Betrieb, deren Ergebnis ohnehin redaktionell freigegeben wird, und setze für diese Aufgaben eine schriftliche Regel auf. Nutze dafür die KI-Funktionen, die in eurer bestehenden Microsoft-365- oder Adobe-Umgebung bereits lizenziert sind. Ein eigenes Projekt entsteht erst, wenn Systeme verbunden oder Inhalte automatisch veröffentlicht werden sollen.

Der Grund für diesen Zuschnitt ist praktisch. Kommunikationsarbeit hat bereits einen Prüfschritt eingebaut, weil nichts ohne Gegenlesen rausgeht. Dieser Prüfschritt ist genau die Sicherung, die andere Abteilungen erst aufbauen müssen. Deshalb ist die Kommunikation einer der wenigen Bereiche, in denen KI ohne neue Kontrollmechanik starten kann.

Was diesen Vorteil zunichtemacht: Wenn die Rohfassung so gut aussieht, dass niemand mehr gegenliest. Das ist der eine Punkt, an dem die Einführung in der Praxis kippt, und er ist eine Frage der Vereinbarung, nicht der Technik.

Welche drei Anwendungsfälle starten ohne Projekt?

Recherchezusammenfassung, Rohfassung wiederkehrender Formate und Übersetzung. Alle drei laufen im Werkzeugfenster, ohne Datenanbindung, und liefern am ersten Tag ein Ergebnis, das eine Person prüfen kann.

Die Recherchezusammenfassung spart am zuverlässigsten Zeit und trägt zugleich das größte Fehlerrisiko, weil erfundene Quellenangaben plausibel aussehen. Die Regel dafür ist kurz: Jede Zahl, jedes Zitat und jede Quelle wird vor der Verwendung an der Primärquelle geprüft.

Wiederkehrende Formate sind der unspektakulärste und wirtschaftlich beste Fall. Stellenanzeigen, Messenachberichte, Produktmeldungen und Social-Beiträge folgen einem Muster, das sich beschreiben lässt. Übersetzungen wiederum sind dort sinnvoll, wo bisher aus Zeitgründen gar nicht übersetzt wurde.

Was gilt für die Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50?

Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung sind seit dem 2. August 2026 anwendbar und bußgeldbewehrt. Für Systeme, die vorher schon liefen, endet die Übergangsfrist am 2. Dezember 2026. Betroffen sind vor allem synthetische Bilder, Audio- und Videoinhalte sowie Chatbots im Kundenkontakt.

Für die tägliche Textarbeit heißt das in den meisten Fällen weniger, als befürchtet wird. Ein von einer Person redigierter und verantworteter Text ist etwas anderes als ein maschinell erzeugter Inhalt, der unverändert veröffentlicht wird. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, ist eine Frage des konkreten Formats, weshalb die Abteilung eine schriftliche Festlegung braucht statt eines Bauchgefühls.

Klar ist der Fall bei Bildern. Ein KI-erzeugtes oder wesentlich verändertes Bild, das nach außen geht, gehört gekennzeichnet. Die ausführliche Einordnung steht in unserem Beitrag zu Artikel 50 in der Praxis.

Wer entscheidet das, wenn es keine IT-Abteilung gibt?

Die Geschäftsführung entscheidet, welche Werkzeuge freigegeben sind und welche Daten hineindürfen. Die Kommunikationsleitung entscheidet, für welche Formate KI eingesetzt wird und wie die Freigabe läuft. Beides muss aufgeschrieben sein, sonst entscheidet es faktisch jede Person am eigenen Schreibtisch.

Diese Zuordnung ist der eigentliche Kern der Frage. Ohne IT-Abteilung fehlt nicht die technische Kompetenz, denn die Werkzeuge sind bedienbar. Es fehlt die Stelle, die Voreinstellungen prüft und Änderungen mitbekommt. Wie das ohne eigene IT organisiert wird, behandelt unser Beitrag zur Verantwortung für KI ohne IT-Abteilung.

Für die Kommunikationsabteilung genügt zunächst eine Seite mit vier Punkten: freigegebene Werkzeuge, Datengrenze, Kennzeichnungsregel und Ansprechperson bei Zweifeln.

Welche Daten dürfen nicht hinein?

Personenbezogene Daten aus Bewerbungen und Kundenvorgängen, unveröffentlichte Geschäftszahlen, Vertragsinhalte und alles, was unter eine Verschwiegenheitsvereinbarung fällt. Diese Grenze gilt unabhängig davon, welches Werkzeug im Einsatz ist, und sie ist der Punkt, an dem eine Regelung am schnellsten Wirkung zeigt.

Der praktische Test für den Alltag ist einfach genug, dass ihn jede Person anwenden kann: Würde ich diesen Text einem externen Dienstleister ohne Vertrag schicken? Wenn nein, gehört er nicht in ein Werkzeug, dessen Verarbeitung nicht geklärt ist.

Bei Bildmaterial kommt die Rechtefrage dazu. Vorlagen für Bildgenerierung dürfen keine fremden geschützten Werke sein, und bei Personenabbildungen bleibt das Recht am eigenen Bild unberührt.

Wie sieht der Start in vier Wochen aus?

Woche	Was passiert	Wer
1	Werkzeugfreigabe und Datengrenze schriftlich festlegen	Geschäftsführung
2	Zwei Formate auswählen, Freigabeweg festlegen	Kommunikationsleitung
3	Team schulen, Kennzeichnungsregel besprechen	alle im Bereich
4	Erste Formate produktiv, Zwischenstand nach zwei Wochen	Kommunikationsleitung

Woche 1 ist die einzige, die wirklich blockieren kann. Wenn die Werkzeugfreigabe nicht entschieden ist, produziert das Team weiter mit privaten Zugängen, und dann liegt Betriebsmaterial in Konten, auf die niemand Zugriff hat.

Nach acht Wochen lohnt eine nüchterne Zwischenbilanz: Welche Formate laufen wirklich mit KI, wie viel Zeit wurde gespart, und wie oft musste die Endredaktion inhaltlich korrigieren. Die dritte Zahl ist die interessanteste, weil sie zeigt, ob der Zuschnitt stimmt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauchen wir dafür Microsoft 365 Copilot? Nein. Für die drei genannten Anwendungsfälle reicht ein freigegebenes Sprachmodell im Browser. Eine Integration in die Office-Umgebung lohnt sich erst, wenn Inhalte regelmäßig aus internen Dokumenten entstehen sollen.

Müssen alle in der Abteilung geschult werden? Ja, und der Umfang ist überschaubar. Zwei bis drei Stunden für die gemeinsamen Grundlagen und ein kurzer Teil zur Kennzeichnungspflicht, weil dieses Risiko in der Kommunikation konkret ist.

Was ist mit der Marke, wenn Texte maschinell entstehen? Die Tonalität bleibt Aufgabe der Endredaktion. In der Praxis hilft ein kurzes Stilblatt mit Beispielsätzen mehr als jede Werkzeugeinstellung.

Dürfen wir KI-Bilder für Social Media nutzen? Technisch ja, mit Kennzeichnung und geklärten Rechten an den Vorlagen. Prüft vorher, ob es zur Marke passt. Für Referenzen und Kundensituationen sind echte Aufnahmen die bessere Wahl.

Wie verhindern wir, dass niemand mehr gegenliest? Indem die Freigabe eine benannte Person hat und nicht die Abteilung. Eine Zuständigkeit ohne Namen wird im Tagesgeschäft übersprungen.

Weiterführende Ressourcen

• Wie setzt ein KMU KI in der Buchhaltung ein, ohne eigene IT-Abteilung? für denselben Zuschnitt in einer Abteilung mit ganz anderem Risikoprofil.
• Wer ist für KI verantwortlich, wenn es keine IT-Abteilung gibt? für die Zuständigkeitsfrage über die Abteilung hinaus.
• Welche Inhalte braucht eine KI-Schulung für die Belegschaft? für den Schulungsteil in Woche 3.

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Quellen: KI-Verordnung Art. 50, anwendbar seit 2. August 2026, Übergangsfrist für Bestandssysteme bis 2. Dezember 2026 · Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), in Kraft seit 27. Juli 2026. Praxishinweis, keine Rechtsberatung. Stand: 18. August 2026.