Gilt die KI-Schulungspflicht auch für Leiharbeiter, Freelancer und Auszubildende?

Ja, für alle drei Gruppen, sobald sie mit KI-Systemen des Betriebs arbeiten. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz nicht nur für das eigene Personal, sondern ausdrücklich auch für andere Personen, die im Auftrag des Betreibers mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Der Arbeitsvertrag ist dafür ohne Bedeutung.

Das ist die Stelle, an der die meisten Nachweise löchrig werden. Der Betrieb schult seine 80 festangestellten Büromitarbeiter, dokumentiert das sauber, und übersieht die vier Leiharbeitskräfte in der Fertigung, die täglich eine KI-gestützte Qualitätsprüfung bedienen, sowie die freie Texterin, die Produktbeschreibungen mit einem Sprachmodell vorschreibt.

Dieser Beitrag klärt, wer nach dem Wortlaut hineinfällt, wie die Zuordnung bei Externen praktisch aussieht und wie der Nachweis dafür entsteht.

Wer fällt nach dem Wortlaut von Artikel 4 hinein?

Personen, die im Auftrag des Betriebs mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Die Vorschrift gilt seit dem 2. Februar 2025 und stellt auf die tatsächliche Befassung ab. Damit sind Leiharbeitskräfte, Werkvertragsnehmer, freie Mitarbeiter, Praktikanten und Auszubildende erfasst, sofern sie ein KI-System des Betriebs bedienen oder mit seinen Ausgaben weiterarbeiten.

Nicht erfasst ist umgekehrt jeder, der kein KI-System berührt, auch wenn er festangestellt ist. Ein Auszubildender im ersten Jahr, der ausschließlich in der Warenannahme eingesetzt wird, fällt nicht darunter. Ein Auszubildender im Marketing, der einen Bildgenerator für Social-Media-Entwürfe nutzt, fällt darunter.

Bei Auszubildenden kommt ein zweiter Grund hinzu, der nichts mit der KI-Verordnung zu tun hat. Der Ausbildungsbetrieb schuldet die Vermittlung der beruflichen Fertigkeiten, und in kaufmännischen wie in technischen Berufen gehört der Umgang mit KI-Werkzeugen inzwischen dazu. Die Schulung ist hier also nicht nur Pflichterfüllung, sondern Teil der Ausbildungsleistung.

Wie behandle ich Freelancer und Dienstleister, die eigene Werkzeuge mitbringen?

Hier trennt sich die Verantwortung. Wer als Selbstständiger ausschließlich sein eigenes KI-Werkzeug auf eigener Infrastruktur nutzt und dem Auftraggeber nur das Ergebnis liefert, ist für seine KI-Kompetenz selbst zuständig. Er ist dann selbst Betreiber im Sinne der Verordnung.

Sobald der Betrieb aber einen Zugang stellt, also einen Account in seinem Microsoft-365-Tenant, eine Lizenz für ein eigenes System oder Zugriff auf einen internen Assistenten, ist die Person im Auftrag mit dem Betrieb dieses Systems befasst. Dann gehört sie in die Zuordnung.

Praktisch heißt das für den Einkauf und die Rechtsabteilung, dass die Frage in den Vertrag gehört. Zwei Varianten sind tragfähig. Entweder der Dienstleister weist seine eigene KI-Kompetenz nachvollziehbar nach, oder er wird über die eigene Lernplattform mitgeschult wie interne Kräfte. Der Zwischenzustand, in dem niemand sich zuständig fühlt, ist der teure.

Bei Zeitarbeit über einen Personaldienstleister zeigt die Erfahrung, dass die Verleiher die KI-Kompetenz bisher nicht mitliefern. Wer darauf wartet, wartet vermutlich lange. Die Zuweisung eines Lernpfads dauert weniger lang als die Verhandlung darüber, wer sie schuldet.

Was muss ein Nachweis für Artikel 4 und Artikel 50 praktisch leisten?

Er muss zeigen, welche Rollen mit KI befasst sind, dass diese Personen geschult wurden, und wann das nächste Mal geprüft wird. Der Digital Omnibus hat aus Artikel 4 eine Maßnahmen- und Nachweispflicht gemacht, an ein eigenes Bußgeld ist die Vorschrift nicht geknüpft. Wer eine Auskunft geben muss, wird nach der Zuordnung gefragt und nicht nach der Zahl der Zertifikate.

Für Externe ist die Zuordnung sogar der wichtigere Teil. Eine Liste, die vier Leiharbeitskräfte und eine freie Texterin namentlich als KI-befasst ausweist und für sie eine Schulung dokumentiert, ist belastbarer als 80 Zertifikate ohne jede Zuordnung.

Artikel 50 kommt für einen Teil dieser Leute dazu, weil er andere Pflichten trägt. Seit dem 2. August 2026 muss ein Betreiber KI-erzeugte Inhalte kennzeichnen, die nach außen gehen, und bei Deepfakes sichtbar offenlegen. Die freie Texterin und der Auszubildende im Marketing brauchen deshalb nicht nur allgemeine KI-Kompetenz, sondern die konkrete Kenntnis, wann ein von ihnen erzeugter Text oder ein Bild kennzeichnungspflichtig ist. Wie diese Pflicht im Detail läuft, steht in Muss ich meinen Website-Chatbot als KI kennzeichnen?.

Gibt es ein anerkanntes Zertifikat für externe Kräfte?

Es gibt für KI-Schulungen überhaupt keine staatliche Akkreditierung, weder für Festangestellte noch für Externe. Wer mit „staatlich anerkannt” wirbt, meint etwas anderes, meist eine Trägerzulassung für förderfähige Maßnahmen, die mit der KI-Kompetenzpflicht nichts zu tun hat. Belastbar ist ein Nachweis, der personalisiert ist, auf einer echten Lernkontrolle beruht und inhaltlich zum tatsächlichen KI-Einsatz passt. Die längere Einordnung dazu steht in Welches KI-Zertifikat ist wirklich anerkannt?.

Bei Externen kommt eine praktische Anforderung hinzu, die bei Festangestellten selten auffällt. Der Nachweis muss die Person überdauern, die den Betrieb wieder verlässt. Eine Leiharbeitskraft ist nach vier Monaten weg, die Dokumentation ihrer Schulung muss aber im Betrieb bleiben und nicht in ihrem persönlichen Postfach liegen. Ein Zertifikat, das nur die Person hat, hilft dem Betrieb bei der nächsten Prüfung nicht.

Was der KI-Führerschein für 59 Euro abdeckt

Das KI-Modul der PASSION4IT Academy kostet 59 Euro pro User und Jahr und enthält den KI-Führerschein für die Pflichten aus Artikel 4 und Artikel 50. Der Zugriff gilt zwölf Monate ab Freischaltdatum, für jedes abgeschlossene Training gibt es ein Zertifikat, und die Fortschrittsanzeige liefert den Teilnahmenachweis pro Person. Die Trainings laufen in Einheiten von 20 bis 30 Minuten am Arbeitsplatz, ein Seminartag entfällt.

Für Externe ist die Abrechnung der eigentliche Vorteil. Die Lizenz wird pro Nutzer gebucht, es gibt keine Mindestmenge, und Nutzer lassen sich per CSV importieren. Eine Leiharbeitskraft, die für vier Monate kommt, bekommt eine Lizenz wie jeder andere. Wer Cyber Security und Digital Work mitnimmt, liegt beim Business Bundle bei 99 Euro pro User und Jahr statt 137 Euro bei Einzelbuchung.

Ein Punkt bleibt Handarbeit. Bei Externen entscheidet der Betrieb, wer den Lernpfad zuweist und wer die Rückmeldung verfolgt. Bei Zeitarbeit ist das in der Praxis meist die Fertigungsleitung und nicht die Personalabteilung, weil dort bekannt ist, an welcher Anlage die Person eingesetzt wird.

Fazit

Die Pflicht folgt der Nutzung. Wer im Auftrag des Betriebs ein KI-System bedient, gehört in die Zuordnung, unabhängig davon, wer das Gehalt zahlt. Für Leiharbeitskräfte und Auszubildende ist die Zuweisung eines Lernpfads der kürzere Weg als die Klärung der Zuständigkeit, für Freelancer mit eigenem Werkzeug gehört die Frage in den Vertrag.

Wer das für den eigenen Betrieb sortieren will, nimmt die Liste der aktuell eingesetzten Externen und markiert, wer ein System des Betriebs berührt. Bei den meisten Betrieben mit 100 bis 300 Beschäftigten sind das zwischen drei und fünfzehn Personen, und sie stehen in keinem Schulungsplan.