Welche Rechnungssoftware passt zu einem kleinen Team ohne IT-Abteilung, und was ändert die E-Rechnungspflicht 2027?
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, kleinere ab 2028. Wie ein Team ohne IT-Abteilung prüft, ob sein Programm XRechnung oder ZUGFeRD kann, und nach welchen Kriterien es eine neue Rechnungssoftware auswählt.
Zu einem kleinen Team ohne IT-Abteilung passt eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 ausstellt und empfängt und im Alltag ohne eigene Administration läuft. PASSION4IT begleitet diese Entscheidung herstellerunabhängig mit der Smarten Softwareauswahl. Die E-Rechnungspflicht ändert ab 1. Januar 2027 den Rechnungsausgang aller Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, kleinere haben ein Jahr länger Zeit.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Ab wann dein Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss und welche Rolle die Grenze von 800.000 Euro spielt
- Warum ein PDF im Mailanhang keine E-Rechnung ist
- Mit welchen drei Fragen an den Anbieter du prüfst, ob dein heutiges Programm reicht
- Fünf Kriterien für Rechnungssoftware, wenn niemand im Team sie betreut
- Einen Zeitplan rückwärts vom 1. Januar 2027 oder 2028
Was ändert die E-Rechnungspflicht 2027 für ein kleines Team?
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Für Betriebe bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027, für sie gilt die Pflicht ab 1. Januar 2028. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen schon seit 1. Januar 2025, ohne Ausnahme.
Maßgeblich für 2027 ist also der Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer knapp an der Grenze liegt, plant sicherer mit dem früheren Termin.
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch andere Rechnungen verschicken. Papier geht immer, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. Wer Rechnungen heute über ein EDI-Verfahren austauscht, das keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes erzeugt, darf das bis Ende 2027 weiter tun. Alle Angaben stammen aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, gelesen am 6. Oktober 2026.
Ist ein PDF per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF im Mailanhang zählt nicht als E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Gültig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Bei ZUGFeRD gibt es eine Einschränkung, die in Produktbeschreibungen leicht untergeht. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Ein Programm, das ZUGFeRD in seiner Funktionsliste führt, kann also trotzdem zu wenig liefern.
Keine E-Rechnung brauchst du für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, für Fahrausweise und für Leistungen an Privatkunden. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
Wie prüfe ich, ob meine bisherige Rechnungssoftware E-Rechnungen kann?
Mit drei Fragen an den Anbieter, schriftlich gestellt. Erzeugt das Programm Rechnungen als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1? In welchem ZUGFeRD-Profil? Zeigt es eingehende E-Rechnungen lesbar an und legt sie als Beleg ab? Lautet die Antwort auf die zweite Frage MINIMUM oder BASIC-WL, reicht das ab dem Stichtag nicht.
Danach folgt ein Test mit echten Daten. Stell eine Probe-Rechnung als E-Rechnung aus und schick sie an deine Steuerberatung oder an einen Geschäftspartner, der E-Rechnungen bereits verarbeitet. Kommt sie dort ohne Nacharbeit an, ist dein Rechnungsausgang vorbereitet, und für die Pflicht allein brauchst du keine neue Software.
Wer Rechnungen heute in einer Textverarbeitung schreibt und als PDF verschickt, fällt bei diesem Test in jedem Fall durch. Für dieses Team ist 2027 der Anlass für den Wechsel.
Welche Rechnungssoftware eignet sich für ein kleines Team ohne IT-Abteilung?
Eine, die ohne eigene Administration läuft und E-Rechnungen in beide Richtungen beherrscht. Den Ausschlag geben fünf Kriterien, und zwar in der Reihenfolge der Tabelle. Funktionen wie Angebotsvorlagen oder Mahnstufen vergleichst du erst danach.
| Kriterium | Woran du es erkennst | Warum es ohne IT-Abteilung zählt |
|---|---|---|
| Betrieb ohne Administration | Updates kommen vom Anbieter, Benutzer legst du über die Oberfläche an | Niemand im Team muss Installationen oder Server pflegen |
| E-Rechnung im Ausgang | XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 nach EN 16931, Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht | Ohne das erfüllt der Rechnungsausgang ab 2027 oder 2028 die Pflicht nicht |
| Empfang und Ablage | Eingehende XML-Dateien werden lesbar angezeigt und als Beleg abgelegt | Empfangen musst du seit 2025, lesen muss sie am Ende ein Mensch |
| Schnittstelle zur Steuerberatung | Belege und Buchungsdaten gehen ohne Export per Hand an die Buchhaltung | Jeder Handgriff am Monatsende ist eine Fehlerquelle |
| Rollen und Rechte | Schreiben, Freigeben und Ansehen lassen sich getrennt vergeben | Auch in einem Team mit vier Leuten sollte nicht jeder Rechnungen stornieren können |
Das erste Kriterium wiegt am schwersten. Wie du den Betrieb ohne Administration im Gespräch mit Anbietern nachprüfst, steht in Welche Software passt zu einem kleinen Team ohne eigene IT-Abteilung?.
Für das vierte Kriterium fragst du zuerst deine Steuerberatung. Sie weiß, in welcher Form sie Daten übernimmt, und genau dieser Weg muss in jedem Kandidaten funktionieren.
Wie komme ich schnell zu einer Shortlist für Rechnungssoftware?
Mit drei bis fünf Anbietern, die du an deinen eigenen Rechnungsvorgängen misst. Schreib zwei oder drei typische Fälle auf, etwa eine Rechnung an einen Stammkunden, eine Gutschrift und eine Abschlagsrechnung. Jeder Anbieter zeigt genau diese Fälle in seiner Software, mit einer E-Rechnung als Ergebnis. Für Teams unter 50 Beschäftigten sind dafür zwei bis vier Wochen realistisch.
Steht die Rechnungsstellung im Zusammenhang mit einer größeren Entscheidung, etwa einem neuen ERP-System, passt die Smarte Softwareauswahl. Dort entsteht ein Drehbuch aus deinen Anwendungsfällen, und drei bis fünf Anbieter zeigen ihre Lösung daran im Casting. Für ein reines Rechnungsprogramm in einem kleinen Team ist dieser Aufwand meist zu groß, und das sagen wir dir dann auch.
Welcher Zeitplan reicht bis zum 1. Januar 2027?
Bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 bleiben ab Anfang Oktober gut zwölf Wochen. Das reicht, wenn die Prüfung des vorhandenen Programms noch im Oktober erledigt ist.
- Bis Ende Oktober stellst du dem heutigen Anbieter die drei Fragen und schickst eine Probe-Rechnung an die Steuerberatung.
- Im November baust du, falls das Programm nicht reicht, die Shortlist mit drei bis fünf Anbietern und lässt dir deine eigenen Fälle vorführen.
- Anfang Dezember entscheidest du, schließt den Vertrag ab und überträgst die Stammdaten.
- Bis Mitte Dezember gehen Probe-Rechnungen an zwei oder drei Geschäftspartner, deren Rückmeldung du einholst.
- Ab 1. Januar 2027 gehen Rechnungen an Unternehmen nur noch als E-Rechnung raus, Kleinbeträge bis 250 Euro ausgenommen.
Bei 800.000 Euro oder weniger gilt derselbe Ablauf mit dem Stichtag 1. Januar 2028. Das Jahr 2027 eignet sich dann, um E-Rechnungen freiwillig auszustellen und Fehler zu finden, solange andere Formate noch erlaubt sind.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ab wann muss ein kleines Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt am Vorjahresumsatz. Lag er über 800.000 Euro, gilt die Pflicht für Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab 1. Januar 2027. Bei 800.000 Euro oder weniger gilt sie ab 1. Januar 2028.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine, und für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach.
Reicht ein PDF per E-Mail ab 2027 noch aus?
Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz nicht mehr, wenn die Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen geht. Ein PDF im Mailanhang ist keine E-Rechnung. Bis Ende 2026 ist es mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.
Brauche ich für die E-Rechnungspflicht eine neue Rechnungssoftware?
Nur wenn dein heutiges Programm keine XRechnung und kein ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem zulässigen Profil erzeugt. Das klärst du mit drei schriftlichen Fragen an den Anbieter und einer Probe-Rechnung an deine Steuerberatung.
Hilft PASSION4IT bei der Auswahl einer Rechnungssoftware?
Ja, wenn die Rechnungsstellung Teil einer größeren Entscheidung ist, etwa über ERP, CRM oder DMS. Die Smarte Softwareauswahl von PASSION4IT ist herstellerunabhängig, ohne Lizenzen oder Provisionen, zum Festpreis, der vor der Beauftragung feststeht. Der Beratungsanteil ist BAFA-fähig, in Bayern mit höchstens 1.750 Euro Zuschuss. Für ein reines Rechnungsprogramm in einem kleinen Team reicht meist die eigene Shortlist nach dem Vorgehen in diesem Beitrag.
Wie lange dauert die Auswahl einer Rechnungssoftware?
Für ein Team unter 50 Beschäftigten sind zwei bis vier Wochen realistisch, wenn die eigenen Rechnungsvorgänge vorher aufgeschrieben sind. Vor dem 1. Januar 2027 solltest du zusätzlich zwei Wochen für Probe-Rechnungen einplanen.