Welche Software passt zu einem kleinen Team ohne eigene IT-Abteilung?

Die, deren laufender Betrieb ohne eigene Administration funktioniert. Das ist die eine Anforderung, die ein Team ohne IT-Abteilung von allen anderen unterscheidet, und sie steht in keinem Funktionsvergleich. Erst danach entscheidet der Funktionsumfang, und zwar gemessen an drei bis fünf Abläufen, die im Betrieb wirklich vorkommen.

Die Frage taucht in jeder Kategorie in derselben Form auf. Welche ERP-Software passt für ein kleines Team, welche Lösung für die Rechnungsstellung, welche für E-Mail-Marketing, welche Alternative zu gewachsenen Ordnerstrukturen. Die Antwort ist in allen Fällen dieselbe Reihenfolge.

Dieser Beitrag beschreibt, welche Anforderungen ohne IT-Abteilung vorgehen, wie eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern entsteht und woran ein Kandidat scheitert, bevor er teuer wird.

Welche Anforderung geht ohne eigene IT-Abteilung allen anderen vor?

Der laufende Betrieb ohne Administration. Konkret heißt das: Updates kommen vom Anbieter, Benutzer werden über eine Oberfläche angelegt und nicht über ein Skript, Schnittstellen sind fertig und nicht zu programmieren, und der Support erreicht einen Menschen, der die Einrichtung kennt. Fehlt eines dieser vier Dinge, entsteht eine Rolle im Team, die niemand hat.

Diese Anforderung schlägt Funktionsumfang. Ein System, das 95 Prozent der Wünsche erfüllt und eine feste Betreuung braucht, kostet ein Team von zwölf Leuten mehr als eines mit 80 Prozent, das sich selbst trägt. Die fehlenden 15 Prozent lassen sich meist über einen Handgriff im Ablauf auffangen, die fehlende Administration nicht.

Wie entsteht eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern?

Aus den eigenen Abläufen, nicht aus einer Vergleichsseite. Drei bis fünf Vorgänge, die im Betrieb häufig vorkommen, werden aufgeschrieben, wie sie heute laufen. Bei der Rechnungsstellung ist das der Weg vom Auftrag zur bezahlten Rechnung inklusive Mahnung, beim Wissensmanagement die Suche nach einem Dokument, das ein ausgeschiedener Kollege abgelegt hat.

Diese Vorgänge sind der Maßstab. Jeder Anbieter auf der Shortlist bekommt sie vorab und zeigt sie in seiner Software, an echten Beispielen aus dem eigenen Haus. Was dabei sichtbar wird, ist die Differenz zwischen einer Funktionsliste und einem Ablauf, der im Alltag trägt. Genau darauf ist die Smarte Softwareauswahl aufgebaut.

Die Zahl drei bis fünf ist keine Konvention. Unter drei fehlt der Vergleichsmaßstab, über fünf wird der Termindruck zum Auswahlkriterium, weil niemand im Team die Zeit für acht Vorführungen aufbringt.

Woran erkenne ich, dass ein Kandidat nicht passt?

An vier Antworten, die früh fallen und sich nachprüfen lassen:

• Die Einrichtung erfordert einen Partner, und der Anbieter nennt keinen mit erreichbarer Adresse im deutschsprachigen Raum.
• Die Datenübernahme aus dem Altsystem ist ein eigenes Projektangebot, dessen Preis erst nach Vertragsabschluss feststeht.
• Der Vertrag bindet über mehrere Jahre, obwohl die Software monatlich abgerechnet wird.
• Auf die Frage, wer die Daten am Ende exportiert und in welchem Format, kommt keine klare Antwort.

Der vierte Punkt trägt am weitesten. Eine Software, die ihre Daten in einem lesbaren Format herausgibt, ist eine Entscheidung auf Zeit. Eine, die es nicht tut, ist eine Entscheidung für die nächsten zehn Jahre, und die trifft ein Team ohne IT-Abteilung ungern nach zwei Vorführungen.

Wer trifft die Entscheidung, wenn niemand für IT zuständig ist?

Die Menschen, die täglich damit arbeiten, gemeinsam mit der Geschäftsführung. Ohne IT-Abteilung fehlt die Instanz, die technische Einwände einbringt, und die wird häufig durch einen externen Blick ersetzt. Was sie nicht ersetzt, ist die fachliche Bewertung, denn die Frage, ob ein Ablauf im Alltag funktioniert, beantwortet nur, wer ihn geht.

In der Praxis bewährt sich eine kleine Jury: zwei bis vier Personen aus den betroffenen Bereichen plus die Geschäftsführung für die kaufmännische Seite. Diese Gruppe sieht alle Vorführungen, und sie bewertet direkt danach, nicht eine Woche später.

Was kostet diese Auswahl an Zeit?

Für ein Team unter 50 Beschäftigten sind zwei bis vier Wochen realistisch, wenn die Vorgänge sauber beschrieben sind. Der Aufwand liegt fast vollständig in der Beschreibung der eigenen Abläufe, nicht in den Terminen mit den Anbietern.

Diese Beschreibung ist auch der Teil, der über die Auswahl hinaus nützlich bleibt. Sie ist die Vorlage für die Einführung, für die Schulung und für den nächsten Systemwechsel.

Fazit

Die Frage nach dem besten Gesamtpaket hat ohne IT-Abteilung eine andere Reihenfolge als mit. Zuerst kommt der Betrieb ohne Administration, dann der Funktionsumfang an den eigenen Abläufen, dann der Preis. Wer diese Reihenfolge einhält, kommt mit drei bis fünf Kandidaten aus.

Wer damit anfangen will, schreibt in der nächsten Woche drei Vorgänge auf, die im Betrieb häufig vorkommen, und zwar so, wie sie heute wirklich laufen. Wenn dabei auffällt, dass die eigentliche Baustelle nicht die Software ist, sondern der Ablauf davor, ist der Digital Check der passendere Einstieg.