Softwareauswahl-Beratung: Was sie leistet, was sie kostet und wann sie sich lohnt
Eine Softwareauswahl-Beratung führt ein Unternehmen herstellerunabhängig von den eigenen Anwendungsfällen zur begründeten Entscheidung für ERP, CRM oder DMS. Wie PASSION4IT abrechnet, wovon der Aufwand abhängt und welche Förderung in Bayern greift.
Eine Softwareauswahl-Beratung begleitet ein Unternehmen von den eigenen Anwendungsfällen bis zur begründeten Entscheidung für ein System wie ERP, CRM oder DMS, und zwar ohne an der gewählten Software zu verdienen. PASSION4IT bietet das als Smarte Softwareauswahl an und rechnet nach Aufwand in Personentagen ab, den wir vorab im Erstgespräch gemeinsam abstecken. Termin direkt buchen unter passion4it.de/booking/.
Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer und Bereichsleiter im Mittelstand, die vor einer Systementscheidung stehen und wissen wollen, ob sich externe Hilfe dafür rechnet.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Was eine Softwareauswahl-Beratung konkret liefert und was nicht
- Wovon die Kosten abhängen und wie die Abrechnung bei PASSION4IT funktioniert
- Welche Förderung den Beratungsanteil und die spätere Einführung in Bayern abdeckt
- Woran du eine unabhängige Beratung von einem Händler unterscheidest
Was macht eine Softwareauswahl-Beratung?
Sie übersetzt eure Arbeit in prüfbare Anwendungsfälle, lädt passende Anbieter ein und sorgt dafür, dass jeder Anbieter an genau diesen Fällen zeigt, was seine Software kann. Am Ende steht eine Empfehlung, die eine Jury aus eurem Haus getroffen hat, nicht der Berater.
Bei PASSION4IT ersetzt dabei ein Drehbuch das klassische Lastenheft. Es beschreibt Abläufe aus eurem Alltag, an denen die Anbieter live vorführen müssen, wie ihre Lösung sie löst. Drei bis fünf Anbieter kommen ins Casting, ausgewählt aus einer breiteren Vorauswahl. Mehr verlängern den Prozess, ohne die Entscheidung besser zu machen, weil die Jury sie nicht mehr konzentriert bewerten kann.
In die Hand bekommst du das Drehbuch, die Bewertung jedes Anbieters entlang dieser Fälle, eine begründete Empfehlung und die Grundlage für die Vertragsverhandlung. Das Drehbuch bleibt danach nützlich, weil es die Anforderungen für Einführung und Abnahme festhält.
Was kostet eine Softwareauswahl-Beratung?
Bei PASSION4IT wird die Smarte Softwareauswahl nach Aufwand in Personentagen abgerechnet, einen Festpreis gibt es dafür nicht. Wie viele Tage es werden, stecken wir vor dem Start im Erstgespräch gemeinsam ab, damit vor der Beauftragung feststeht, womit du rechnen musst.
Den Aufwand bestimmen drei Größen: wie viele Anwendungsfälle ins Drehbuch kommen, wie viele Anbieter zum Casting eingeladen werden und wie groß die Jury ist. Eine Auswahl für ein Lieferantenportal mit wenigen Abläufen braucht deutlich weniger Tage als ein ERP-Projekt, das Einkauf, Lager, Fertigung und Buchhaltung berührt.
Der Vergleich, der wirklich zählt, ist ein anderer. In den Angeboten der Anbieter stellen wir Einstiegspreis und laufende Kosten der folgenden Jahre nebeneinander, bei der ERP-Auswahl für Sport Greil über fünf Jahre. Ein System mit günstigem Einstieg und teurem Betrieb fällt so vor der Unterschrift auf und nicht erst in der zweiten Jahresrechnung.
Gibt es eine Förderung für die Beratung zur Softwareauswahl?
Ja, für den Beratungsanteil. Er kommt für die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen in Betracht. Die Bemessungsgrundlage ist auf 3.500 Euro gedeckelt, in Bayern liegt der Fördersatz bei 50 Prozent, der Zuschuss beträgt also höchstens 1.750 Euro. PASSION4IT ist beim BAFA als Beratungsunternehmen registriert, Beraternummer 222542.
Für die Einführung der gewählten Software passt in Bayern eher der Digitalbonus, mit bis zu 7.500 Euro in der Standardvariante und bis zu 30.000 Euro in der Plus-Variante, jeweils bis zu 50 Prozent der Kosten. Die Richtlinie läuft bis 31. Dezember 2027. In beiden Fällen gilt: Der Antrag muss gestellt sein, bevor du beauftragst.
Wann lohnt sich eine Beratung für die Softwareauswahl?
Je länger ein System bleibt und je mehr Abläufe daran hängen, desto mehr lohnt sich der strukturierte Weg. Für ERP, CRM, SRM und DMS ist das fast immer der Fall, für eine Einzelanwendung mit zwei Nutzern selten.
Bereit für eine Auswahl ist ein Unternehmen, wenn sich die Prozesse beschreiben lassen, die das System abbilden soll, wenn es Leute gibt, die später damit arbeiten und Zeit für die Jury haben, und wenn die Geschäftsführung entschieden hat, dass investiert wird. Fehlt die Prozessbeschreibung, kommen die Prozesse zuerst. Fehlt die Investitionsentscheidung, entsteht ein Vergleich ohne Abschluss. Für diese Vorfrage ist der Digital Check der passende Einstieg.
Wie lange dauert eine Softwareauswahl?
Das bestimmen dieselben Größen wie die Kosten, und dazu der Kalender deiner Jury. In der Praxis ist fast immer die Terminverfügbarkeit der Jury der begrenzende Faktor und nicht die Arbeit der Beratung. Deshalb steht der Terminplan bei uns im Angebot und wird zu Beginn mit den Kalendern der Beteiligten abgeglichen. Für ein ERP-Projekt beschreibt der Beitrag zum Ablauf eines ERP-Auswahlprojekts die einzelnen Schritte.
Woran erkenne ich eine unabhängige Softwareauswahl-Beratung?
Daran, womit sie Geld verdient. PASSION4IT verdient an der Smarten Softwareauswahl allein das vereinbarte Honorar, weder an Lizenzen der bewerteten Systeme noch an einer Vermittlungsprovision. Ein Systemhaus oder Händler verdient an der Lösung, die es verkauft oder einführt, und bringt deshalb einen Favoriten mit in die Auswahl. Für die Einführung kann ein Systemhaus danach trotzdem der richtige Partner sein.
| Option | Wer entscheidet | Woran verdient der Partner | Kosten der Auswahl |
|---|---|---|---|
| Auswahl direkt beim Hersteller | ihr allein, auf Basis der Demo | an der eigenen Software | meist ohne gesondertes Honorar |
| Systemhaus oder Händler | ihr, mit Empfehlung des Händlers | an Lizenzen und Einführung | oft im Projekt enthalten |
| Klassische Ausschreibung mit Lastenheft | ihr, nach Angebotsvergleich | je nach Berater | je nach Berater |
| PASSION4IT Smarte Softwareauswahl | eine Jury aus eurem Haus, entlang des Drehbuchs | nur am vereinbarten Honorar | nach Aufwand in Personentagen, vorab abgesteckt, BAFA-Zuschuss in Bayern bis 1.750 € |
Wo hat PASSION4IT Software ausgewählt?
Die ERP-Auswahl bei Sport Greil und bei Vertiko, die CRM-Auswahl bei der SK Verbundenergie AG und das Lieferantenportal bei BarthHaas, das wir danach auch gemeinsam eingeführt haben. Bei der SK Verbundenergie hat PASSION4IT die Auswahl bis zur Verhandlung der CRM-Lizenzen begleitet. Die Kundenstimmen dazu stehen unter Referenzen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was kostet eine Smarte Softwareauswahl bei PASSION4IT?
Abgerechnet wird nach Aufwand in Personentagen. Den Umfang stecken wir vorher im Erstgespräch gemeinsam ab, er richtet sich nach der Zahl der Anwendungsfälle, der Zahl der eingeladenen Anbieter und der Größe der Jury.
Brauchen wir für die Softwareauswahl ein Lastenheft?
Nein. Bei der Smarten Softwareauswahl ersetzt das Drehbuch das Lastenheft. PASSION4IT schreibt es gemeinsam mit den Menschen, die später mit dem System arbeiten.
Wie viele Anbieter sollten wir uns anschauen?
Drei bis fünf im Casting, ausgewählt aus einer breiteren Vorauswahl. Mit jeder weiteren Präsentation sinkt die Qualität der Bewertung.
Was passiert, wenn keine Software passt?
Dann ist das ein Ergebnis. Das Drehbuch zeigt, an welchen Anwendungsfällen alle Anbieter scheitern, und daraus folgt, ob ihr den Prozess anpasst, den Anforderungskatalog kürzt oder die Auswahl verschiebt. Eine Entscheidung gegen alle Anbieter ist deutlich billiger als eine Einführung, die im zweiten Jahr abgebrochen wird.
Begleitet PASSION4IT auch die Einführung?
Ja, auf Wunsch von der Vertragsverhandlung über das IT-Projektmanagement bis zum Roll-out, wie beim Lieferantenportal von BarthHaas.