Was kostet ein KI-Assistent für Microsoft 365 im Vergleich zu Copilot?

Ein KI-Assistent für Microsoft 365 kostet Stand August 2026 zwischen 8,70 und rund 30 EUR netto pro Nutzer und Monat: Microsoft 365 Copilot liegt laut Microsoft-Listenpreis bei 26 EUR (der KMU-Tarif Copilot Business bei 15,60 EUR), amaiko laut Anbieter bei 29,91 EUR, Langdock bei 25 EUR und Teams Premium als Bordmittel für Meetings bei 8,70 EUR, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und bei jährlicher Abrechnung. Der Monatspreis ist dabei die am wenigsten interessante Zahl: Entscheidend sind Basislizenz-Voraussetzungen, Volumenrabatte und die Rechnung über drei Jahre, und genau diese Rechnung stellt eine Smarte Softwareauswahl auf, bevor Budget freigegeben wird.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführer und IT-Verantwortliche in Unternehmen mit 20 bis 1.000 Mitarbeitern, die für die KI-Entscheidung belastbare Zahlen statt Anbieterprospekte brauchen.

Was du aus diesem Artikel mitnimmst:

• alle Listenpreise im Überblick, Stand August 2026, mit Quelle und Abrechnungsbedingungen,
• warum Microsoft 365 Copilot real 26 EUR kostet und wann der KMU-Tarif Copilot Business für 15,60 EUR greift,
• wie Volumenrabatte die Reihenfolge verschieben: amaiko rutscht ab 100 Nutzern laut Anbieter auf rund 25,42 EUR,
• eine Drei-Jahres-Beispielrechnung für 100 Mitarbeiter, inklusive einer Mischkalkulation, die 49.824 EUR spart,
• welche versteckten Kosten in jede Kalkulation gehören, von Basislizenz-Upgrades bis zur Schulungspflicht aus EU AI Act Art. 4,
• warum Lizenzkosten nie förderfähig sind, die Beratung zur Auswahl und Einführung aber schon.

Was kostet Microsoft 365 Copilot 2026 wirklich?

Der Blick auf die Microsoft-Preisliste (Stand August 2026, alle Preise netto) zeigt zwei Tarife, die oft verwechselt werden. Microsoft 365 Copilot, das vollwertige Add-on, kostet 26 EUR pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 27,30 EUR bei monatlicher Zahlung im Jahresabo. Es setzt eine qualifizierende Basislizenz voraus, im Mittelstand typischerweise Business Standard oder Business Premium, in größeren Umgebungen E3 oder E5.

Daneben gibt es seit 2026 Copilot Business, den reduzierten Tarif für kleinere Organisationen mit Microsoft-365-Business-Plänen (die bei 300 Nutzern gedeckelt sind): 15,60 EUR pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 21,84 EUR bei monatlicher. Microsoft bietet außerdem Bundles an, etwa Business Standard inklusive Copilot für 20,36 EUR. Der Preissturz gegenüber den früheren rund 28 EUR hat einen einfachen Grund: Die Zahlungsbereitschaft im KMU-Segment war geringer als erhofft, und der Wettbewerbsdruck durch Alternativen wächst.

Wichtig für die Kalkulation: Beide Tarife kommen zusätzlich zur Basislizenz. Wer für Copilot erst von Business Basic auf Business Standard wechseln muss, zahlt diese Differenz ebenfalls, und genau solche Sprünge verstecken sich in vielen Angebotsrechnungen.

Was kosten die Alternativen im Vergleich?

Die Preise der relevanten Alternativen, jeweils Listenpreis netto pro Nutzer und Monat, Stand August 2026:

Anbieter	Preis pro Nutzer/Monat	Abrechnung	Besonderheit
Microsoft 365 Copilot	26,00 EUR	jährlich (monatliche Zahlung: 27,30 EUR)	zzgl. qualifizierender Basislizenz
Copilot Business (KMU)	15,60 EUR	jährlich (monatliche Zahlung: 21,84 EUR)	nur mit Business-Plänen, bis 300 Nutzer
amaiko	29,91 EUR	jährlich	laut Anbieter unlimitierte Tokens, deutsches Hosting, Rabatte: 10 % ab 50, 15 % ab 100, 20 % ab 250 Nutzern
Langdock	25,00 EUR	monatlich oder jährlich (20 % Ersparnis)	Business-Max-Seat 99 EUR, Workflows als Add-on ab 539 EUR/Monat
Dust	Größenordnung 30 USD	jährlich günstiger	Credit-Kontingent pro Seat, Mehrverbrauch kostet extra
Fireflies (Meetings)	10 USD (Pro) bis 19 USD (Business)	jährlich (monatlich: 18 bzw. 29 USD)	nur Meeting-Dokumentation, US-Anbieter
Teams Premium	8,70 EUR	jährlich	Microsoft-Bordmittel, intelligente Meeting-Zusammenfassungen

Zwei Muster stechen heraus. Erstens liegen die vollwertigen Assistenten (Copilot, amaiko, Langdock) alle in einem Korridor von 25 bis 30 EUR, der Monatspreis taugt also kaum zur Differenzierung. Zweitens verschieben Mengenrabatte die Reihenfolge: amaiko kostet ab 100 Nutzern laut Anbieter rund 25,42 EUR und liegt damit unter dem Copilot-Listenpreis, während Credit-Modelle wie bei Dust bei intensiver Nutzung in die andere Richtung ausschlagen können. Welche Kategorie überhaupt zu deiner Organisation passt, haben wir im Überblick der Copilot-Alternativen für den Mittelstand sortiert.

Wie sieht die Rechnung über drei Jahre aus?

Lizenzentscheidungen im Mittelstand halten erfahrungsgemäß drei Jahre und länger, deshalb gehört die Kalkulation auf 36 Monate und alle Nutzer gerechnet. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, reine Lizenzkosten netto:

• Microsoft 365 Copilot für alle: 26 EUR × 100 Nutzer × 36 Monate = 93.600 EUR, zuzüglich Basislizenzen.
• amaiko für alle: mit 15 % Volumenrabatt ab 100 Nutzern rund 25,42 EUR × 100 × 36 = 91.525 EUR, ohne Anforderungen an die Lizenzstufe.
• Langdock für alle: 25 EUR × 100 × 36 = 90.000 EUR, Add-ons nicht eingerechnet.

Die drei Vollausbauten liegen also nur wenige Tausend Euro auseinander. Der wirklich große Hebel ist ein anderer: die Frage, ob überhaupt jeder Mitarbeiter die Volllizenz braucht. Eine Mischkalkulation zeigt das Potenzial. Angenommen, 20 dokumentenlastige Rollen bekommen den vollen Copilot und 80 Mitarbeiter, deren KI-Bedarf bei Meetings liegt, bekommen Teams Premium: 20 × 26 EUR + 80 × 8,70 EUR ergibt 1.216 EUR pro Monat, über 36 Monate also 43.776 EUR. Gegenüber dem flächendeckenden Copilot-Rollout für 93.600 EUR spart diese Aufteilung 49.824 EUR, mehr als die Hälfte. Dieselbe Logik funktioniert mit jedem Anbieter-Mix, sie setzt nur voraus, dass vor der Bestellung jemand den tatsächlichen Bedarf pro Rolle erhebt statt pro Kopf zu lizenzieren.

Welche versteckten Kosten gehören in die Kalkulation?

Vier Posten fehlen in fast jeder Anbieterrechnung. Erstens die Basislizenz-Sprünge: Copilot setzt qualifizierende Pläne voraus, und ein nötiges Upgrade von Business Basic auf Business Standard verteuert den Rollout pro Kopf zusätzlich. Zweitens die Einführung selbst: Berechtigungsaudit, Datenaufräumen und Guidelines sind bei Copilot der eigentliche Aufwandstreiber, wie unser Artikel zur Copilot-Einführung im Mittelstand im Detail zeigt. Drittens die Befähigung: EU AI Act Art. 4 verlangt seit Februar 2025 nachweisbare KI-Kompetenz bei allen, die mit den Werkzeugen arbeiten, der Schulungsaufwand gilt also für jede der Optionen. Und viertens der Parallelbetrieb: Wo das offizielle Werkzeug den Alltag nicht abdeckt, entsteht Schatten-KI mit privaten Accounts, deren Risiko in keiner Lizenzrechnung auftaucht, aber real ist.

Zu den Kosten gehört auch die Fördersicht, und hier ist Präzision wichtig: Lizenzkosten sind grundsätzlich nicht förderfähig. Förderfähig ist die Beratungsleistung rund um Auswahl und Einführung, für bayerische Unternehmen etwa über das BAFA-Programm, das noch bis zum 31.12.2026 läuft. Der PASSION4IT KI-Workshop (6 Stunden, 3.900 EUR) fällt in diese Kategorie und liefert als Standortbestimmung genau die Bedarfserhebung, an der die Mischkalkulation oben hängt.

Wie triffst du die Kostenentscheidung strukturiert?

Die Reihenfolge, die sich in Auswahlprojekten bewährt: erst den Bedarf pro Rolle erheben (wer braucht Dokumenten-KI, wer Meeting-KI, wer ein Unternehmensgedächtnis), dann die Kandidaten auf 36 Monate und reale Nutzerzahlen durchrechnen, inklusive Basislizenzen, Rabatten und Add-ons, und erst danach über Funktionen sprechen. Genau so arbeitet die Smarte Softwareauswahl: erst der ehrliche Reifegrad-Check, dann die priorisierte Roadmap, dann die begleitete Umsetzung. Substanz vor Aktivität, keine Folien, kein Tool-Verkauf.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was kostet ein KI-Assistent für Microsoft 365 im Vergleich zu Copilot?

Microsoft 365 Copilot kostet 26 EUR netto pro Nutzer und Monat (KMU-Tarif Copilot Business: 15,60 EUR), jeweils zuzüglich Basislizenz. Die Alternativen liegen im selben Korridor: amaiko bei 29,91 EUR mit Volumenrabatten ab 50 Nutzern, Langdock bei 25 EUR, Dust in der Größenordnung von 30 US-Dollar mit Credit-Modell. Deutlich darunter liegen Spezialisten: Teams Premium für Meeting-Zusammenfassungen kostet 8,70 EUR, Fireflies startet bei 10 US-Dollar. Alle Angaben Listenpreise, Stand August 2026.

Was kostet Microsoft 365 Copilot für 100 Mitarbeiter im Jahr?

Beim Listenpreis von 26 EUR netto pro Nutzer und Monat sind es 31.200 EUR pro Jahr, über eine typische Laufzeit von drei Jahren 93.600 EUR, jeweils zuzüglich der qualifizierenden Basislizenzen. Mit dem KMU-Tarif Copilot Business (15,60 EUR, an Business-Pläne gebunden) wären es 18.720 EUR pro Jahr. Eine Mischkalkulation nach tatsächlichem Bedarf pro Rolle halbiert diese Summen häufig.

Ist amaiko teurer als Microsoft 365 Copilot?

Beim Listenpreis knapp: 29,91 EUR gegenüber 26 EUR netto pro Nutzer und Monat. Drei Faktoren verschieben den Vergleich in der Praxis. amaiko setzt laut Anbieter keine bestimmte Microsoft-Lizenzstufe voraus, während Copilot qualifizierende Pläne verlangt. Ab 50 Nutzern greifen bei amaiko Volumenrabatte, ab 100 Nutzern liegt der Preis mit rund 25,42 EUR unter dem Copilot-Listenpreis. Und der Anbieter wirbt mit unlimitierten Tokens, während Credit-Modelle anderer Anbieter bei intensiver Nutzung Zusatzkosten erzeugen.

Was ist der günstigste Einstieg in KI für Microsoft 365?

Wenn der Bedarf bei Meetings liegt: Teams Premium für 8,70 EUR netto pro Nutzer und Monat, weil weder ein neuer Anbieter noch ein neuer Datenverarbeitungsvertrag nötig ist. Meeting-Spezialisten wie Fireflies bieten Freemium-Einstiege, sitzen aber in den USA, die Datenschutzprüfung gehört also vor die Ersparnis. Für alles jenseits von Meetings beginnt der realistische Korridor bei 15,60 EUR (Copilot Business) und reicht bis rund 30 EUR.

Sind die Lizenzkosten für KI-Assistenten förderfähig?

Nein, Softwarelizenzen sind nicht förderfähig, und das gilt für alle genannten Anbieter. Förderfähig ist die Beratungsleistung rund um Auswahl und Einführung: Für bayerische Unternehmen läuft das BAFA-Programm noch bis zum 31.12.2026, und der KI-Workshop von PASSION4IT (6 Stunden, 3.900 EUR) fällt in diese Kategorie. Wer die Förderung nutzen will, sollte die Beratung also vor dem Lizenzkauf ansetzen, nicht danach.

Wie rechne ich die Gesamtkosten eines KI-Assistenten richtig?

Mit vier Bausteinen: Lizenzkosten mal reale Nutzerzahl mal 36 Monate, plus nötige Basislizenz-Upgrades, plus Einführungsaufwand (Berechtigungen, Datenbasis, Guidelines), plus Schulung nach EU AI Act Art. 4. Bei Credit-basierten Modellen gehört eine Verbrauchsschätzung dazu, bei Add-on-Modellen der Blick auf die Zusatzmodule. Erst gegen diese Gesamtzahl gehört der erwartete Nutzen gestellt, nie gegen den Monatspreis.

Lohnt sich Microsoft Copilot für kleine Unternehmen oder gibt es bessere Alternativen?

Mit Copilot Business für 15,60 EUR netto ist die Einstiegshürde 2026 deutlich gesunken, und für dokumentenlastige Arbeit in Word und Excel mit sauberer M365-Governance ist Copilot die naheliegende Wahl. Besser fahren kleine Unternehmen mit Alternativen, wenn die Arbeit in Teams stattfindet und Wissen dauerhaft im Unternehmen bleiben soll (KI-Kollegen wie amaiko) oder wenn nur Meetings das Thema sind (Teams Premium, Meeting-Assistenten). Die Kategorien im Detail sortiert unser Überblick der Copilot-Alternativen für den Mittelstand.

Weiterführende Ressourcen

• Welche Alternativen zu Microsoft 365 Copilot gibt es für den Mittelstand? Die vier Anbieter-Kategorien hinter den Preisen dieses Artikels.
• Wer hilft bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot im Mittelstand? Der organisatorische Vorlauf, der über die realen Kosten entscheidet.
• Smarte Softwareauswahl: der PASSION4IT-Service für Auswahlentscheidungen mit Substanz vor Aktivität.

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