Was kostet die KI-Einführung im Mittelstand ohne eigene IT-Abteilung?

Der Einstieg liegt bei 3.900 EUR netto für die KI-Potenzialberatung als Tagesworkshop mit Festpreis, dazu 59 EUR pro Person und Jahr für die Befähigung über die PASSION4IT Academy. Für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitenden ergibt das im ersten Jahr rund 6.850 EUR netto — Workshop plus Lizenzen. Eine fehlende IT-Abteilung erhöht diese Summe nicht. Sie verschiebt nur, wer die Arbeit danach macht.

Das ist die Zahl, die in Gesprächen fehlt. Wer nach den Kosten einer KI-Einführung sucht, findet Tagessätze ohne Ergebnisbindung, Lizenzpreise ohne Einführungsaufwand oder den Satz, dass es auf den Einzelfall ankommt. Für einen Geschäftsführer, der 60 Leute in der Produktion und keinen IT-Leiter hat, ist das keine Entscheidungsgrundlage.

Dieser Beitrag rechnet die Positionen einzeln auf und benennt die Posten, die typischerweise übersehen werden. Er ersetzt kein Angebot, aber er macht die Größenordnung planbar.

Was kostet die KI-Einführung im Mittelstand ohne eigene IT-Abteilung?

Im ersten Jahr rund 6.850 EUR netto für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitenden. Darin stecken die KI-Potenzialberatung mit 3.900 EUR netto zum Festpreis und 50 Academy-Lizenzen des KI-Moduls mit KI-Führerschein zu 59 EUR pro Person und Jahr, also 2.950 EUR. Wer die Standortbestimmung voranstellt, rechnet den Digital Check mit 3.950 EUR dazu; er ist über die Beratungsförderung des Bundes förderfähig, was den Eigenanteil auf etwa 2.200 EUR senkt.

Bei 100 Mitarbeitenden liegen die Academy-Lizenzen bei 5.900 EUR im Jahr. Mit dem Business Bundle, das Cyber Security und Digital Work einschließt, sind es 9.900 EUR. Der Workshop-Preis bleibt gleich, weil er nicht pro Kopf abgerechnet wird.

Warum kostet die Einführung ohne IT-Abteilung nicht mehr als mit?

Weil die Technik nicht der Kostentreiber ist. Die Werkzeuge, um die es im Mittelstand geht, laufen als Dienst aus der Cloud. Es gibt keinen Server zu beschaffen, kein Rechenzentrum zu erweitern und keine Installation, für die jemand mit Administratorrechten vor Ort stehen muss. Was eine eigene IT-Abteilung erledigt hätte, ist die Klärung von Berechtigungen, Ablagen und Datenqualität — und diese Arbeit fällt unabhängig davon an, wer sie macht.

Der Unterschied liegt an einer anderen Stelle. Ein Betrieb mit IT-Abteilung kann die Einführung intern verteilen und zahlt sie über vorhandene Personalkosten. Ein Betrieb ohne IT-Abteilung muss diese Kapazität einkaufen oder aus dem Fachbereich abziehen. Genau deshalb ist der Festpreis hier wichtiger als der Tagessatz: Er begrenzt, was die eingekaufte Kapazität kosten kann.

Welche Kostenposten werden am häufigsten übersehen?

Der teuerste übersehene Posten ist die Arbeitszeit der eigenen Leute. Für die Bestandsaufnahme, für Abstimmungen und für die Einarbeitung braucht es Ansprechpartner aus Geschäftsführung, Fachbereich und, wo es eine gibt, aus der IT. Wer diese Stunden nicht einplant, plant das Projekt nicht, sondern hofft.

Der zweite Posten sind die Lizenzen der Systeme, in denen KI ohnehin schon steckt. Microsoft hat die Listenpreise der kommerziellen Microsoft-365-Pläne zum 1. Juli 2026 angehoben, weil Copilot Chat fest in die Pläne gewandert ist. Business Basic liegt seither bei 7 US-Dollar, Business Standard bei 14 US-Dollar pro Person und Monat. Wer das Budget für KI aufstellt und die Suiten dabei als bezahlt abhakt, rechnet mit einer Zahl von gestern.

Der dritte Posten ist der Betrieb nach dem Start. Wer beantwortet die Frage eines Mitarbeiters im dritten Monat? Wer prüft, ob eine Freigabe noch stimmt? Ohne benannte Zuständigkeit entsteht der Zustand, den wir regelmäßig antreffen: Werkzeuge sind vorhanden, aber niemand ist verantwortlich, und die Nutzung fällt zurück auf Einzelne, die sich selbst durchgebissen haben.

Was lässt sich fördern und was nicht?

Der Beratungsanteil ist förderfähig, der Lizenzanteil in der Regel nicht. Über die Beratungsförderung des Bundes trägt der Zuschuss 50 Prozent in den alten und bis zu 80 Prozent in den neuen Bundesländern, allerdings auf eine Bemessungsgrundlage, die bei 3.500 EUR je Beratung gedeckelt ist. Der maximale Zuschuss liegt damit bei 1.750 beziehungsweise 2.800 EUR. PASSION4IT ist beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle unter der Beraternummer 222542 registriert.

Zwei Fristen gehören in die Planung. Die Richtlinie der Beratungsförderung nimmt Anträge nur noch bis zum 31. Dezember 2026 an, und der Antrag muss vor Beratungsbeginn bewilligt sein. Für die Anmeldung braucht es ein ELSTER-Unternehmenskonto; wer das noch nicht hat, zieht es an den Anfang.

Regional kommt etwas dazu. In Bayern fördert der Digitalbonus die Einführung einer digitalen Lösung mit bis zu 7.500 EUR im Standard- und bis zu 30.000 EUR im Plus-Modul, begrenzt auf Betriebe unter 50 Mitarbeitenden. In Nordrhein-Westfalen gibt es seit dem 17. August 2026 mit NRW.BANK.Impuls KI einen Zuschuss von 50 Prozent bis maximal 25.000 EUR, allerdings erst ab einem Vorhabensvolumen von 10.000 EUR netto. Eine Kumulierung mit der Beratungsförderung für dieselben Ausgaben ist ausgeschlossen. Mehr dazu steht in der Kostenübersicht zur Digitalisierungsberatung.

In welcher Reihenfolge gibt ein Betrieb ohne IT das Geld aus?

Erst die Frage, dann das Werkzeug. Der Tagesworkshop klärt, welche Anwendungsfälle im eigenen Betrieb tragfähig sind, und liefert eine priorisierte Roadmap als Ergebnisdokument. Danach folgt die Befähigung der Belegschaft, weil ein Werkzeug ohne Kompetenz zurück in die Schublade wandert. Erst dann werden Lizenzen für neue Systeme sinnvoll.

Diese Reihenfolge ist nicht Geschmackssache. Wer Lizenzen vor der Klärung kauft, zahlt für Zugänge, die niemand nutzt, und hat die Fehlinvestition schon getätigt, bevor die Analyse beginnt. Was wir in solchen Fällen finden, ist selten ein Technologieproblem, sondern eine Organisation, die noch nicht bereit war. Der Beitrag KI-Einführung im Mittelstand ohne IT-Abteilung beschreibt das Vorgehen im Detail.

Fazit

Ohne eigene IT-Abteilung ist die KI-Einführung nicht teurer, sondern nur klarer zu strukturieren. Die planbaren Positionen liegen bei 3.900 EUR netto für die Potenzialberatung und 59 EUR pro Person und Jahr für die Befähigung, bei 50 Mitarbeitenden also rund 6.850 EUR im ersten Jahr. Die unplanbaren Positionen sind die eigene Arbeitszeit und die Zuständigkeit nach dem Start — und genau die entscheiden darüber, ob aus der Investition Nutzung wird.

Wer eine Zahl für das eigene Haus braucht, bekommt sie am schnellsten über ein Erstgespräch. Dreißig Minuten reichen, um Größenordnung, Reihenfolge und Förderweg zu klären.

Unverbindliches Erstgespräch vereinbaren

Weiterführende Ressourcen

• KI-Einführung im Mittelstand ohne IT-Abteilung — was ist realistisch? — das Vorgehen, auf dem diese Rechnung aufsetzt.
• Was kostet eine Digitalisierungsberatung für den Mittelstand? — Förderspuren im Detail, inklusive BAFA, Digitalbonus Bayern und NRW.BANK.Impuls KI.
• Wer ist für KI verantwortlich, wenn es keine IT-Abteilung gibt? — die Zuständigkeitsfrage, die nach dem Start entscheidet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was kostet ein KI-Workshop für den Mittelstand?

Die KI-Potenzialberatung von PASSION4IT kostet 3.900 EUR netto zum Fixpreis. Enthalten sind Vorbereitung, der Workshop-Tag und die priorisierte Roadmap als Ergebnisdokument. Der Umfang ist vorab definiert, es gibt keine Abrechnung nach Aufwand und keine Nachträge.

Was kostet die KI-Schulung für 50 Mitarbeitende?

2.950 EUR im Jahr zum Listenpreis, also 50 Lizenzen des Academy-KI-Moduls mit KI-Führerschein zu 59 EUR pro Person und Jahr. Reise- und Ausfallkosten entfallen, weil niemand für einen Seminartag aus dem Betrieb geht. Bei 100 Personen sind es 5.900 EUR im Jahr.

Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung, um KI einzuführen?

Nein. Die relevanten Werkzeuge laufen als Dienst aus der Cloud, es gibt keine Installation und keine Serverbeschaffung. Was eine IT-Abteilung geleistet hätte, sind Berechtigungen, Ablagen und Datenqualität — diese Arbeit fällt trotzdem an und wird entweder eingekauft oder im Fachbereich verankert.

Ist die KI-Einführung förderfähig?

Der Beratungsanteil ja, der Lizenzanteil in der Regel nicht. Über die Beratungsförderung des Bundes liegt der maximale Zuschuss bei 1.750 EUR in den alten und 2.800 EUR in den neuen Bundesländern, weil die Bemessungsgrundlage bei 3.500 EUR je Beratung gedeckelt ist. Anträge nimmt die Richtlinie nur noch bis zum 31. Dezember 2026 an, und die Bewilligung muss vor Beratungsbeginn vorliegen.

Was ist der häufigste Fehler bei der Kostenplanung?

Lizenzen vor der Klärung zu kaufen. Wer Zugänge beschafft, bevor die Anwendungsfälle und die Zuständigkeiten stehen, zahlt für Nutzung, die nicht eintritt. Der zweithäufigste Fehler ist, die eigene Arbeitszeit nicht einzuplanen — sie ist der größte Posten, der in keinem Angebot steht.