Wer entscheidet über Microsoft-365-Abschaltungen, wenn es keine IT-Abteilung gibt?

Die Geschäftsführung, und sie braucht dafür eine Person, die Microsofts Ankündigungen liest und in eine Liste der betroffenen Anwendungen übersetzt. Fachwissen über Exchange gehört nicht zu dieser Rolle. Was dazugehört, ist die Befugnis, einen Dienstleister zu beauftragen, bevor ein Stichtag abläuft.

Der aktuelle Fall ist der 1. Oktober 2026. Microsoft beginnt an diesem Tag, den Zugriff über Exchange Web Services in Microsoft 365 abzuschalten. Betroffen sind keine Menschen, sondern Programme: Archivierung, Backup, Migrationswerkzeuge, Raumbuchung, die Kalendersynchronisation aus dem CRM, Faxgateways und ältere Skripte. Exchange im eigenen Serverraum bleibt unberührt.

Dieser Beitrag klärt, was an dem Termin passiert, wer die Entscheidung im Betrieb ohne IT-Abteilung trifft und wie eine belastbare Liste der betroffenen Anwendungen entsteht.

Was passiert am 1. Oktober 2026 mit Exchange Web Services?

Microsoft schaltet ab diesem Tag tenantweise ab. Wer bis Ende August 2026 eine Freigabeliste für die zugelassenen Anwendungen hinterlegt und den Zugriff ausdrücklich aktiviert hat, ist von der automatischen Abschaltung ausgenommen. Für alle anderen Tenants baut Microsoft seit September selbst eine Liste, und zwar aus der Nutzung der letzten 60 Tage. Endgültig abgeschaltet wird der Zugriff für alle am 1. April 2027.

Die Frist für die eigene Liste ist damit abgelaufen. Das ist kein Grund zur Eile, sondern ein Grund zur Prüfung: Die von Microsoft erzeugte Liste ist eine Momentaufnahme des Betriebs und nicht seine Wahrheit.

Warum die automatisch erzeugte Liste trügt

Sie sieht nur, was in den 60 Tagen davor gelaufen ist. Alles, was seltener arbeitet, fehlt darin. Der Jahresabschluss-Export, die quartalsweise Archivierung, das Werkzeug, das einmal im Jahr das Postfach eines ausgeschiedenen Kollegen sichert, die Migration, die für den Sommer geplant war und verschoben wurde.

Für einen Betrieb mit 80 Beschäftigten sind das meist zwei bis vier Anwendungen. Sie fallen nicht am 1. Oktober aus, sondern an dem Tag, an dem sie das nächste Mal laufen sollen, und das kann der 31. Dezember sein. Wer bis dahin niemanden benannt hat, sucht die Ursache im Jahresabschluss.

Der zweite Fehler der automatischen Liste geht in die andere Richtung. Sie nimmt alles auf, was Zugriff hatte, auch das Werkzeug aus einem beendeten Projekt und den Zugang eines Dienstleisters, den niemand mehr braucht. Eine geerbte Liste ist kein Aufräumen.

Wer trifft diese Entscheidung, wenn es keine IT-Abteilung gibt?

Die Geschäftsführung trägt sie, und sie überträgt die Wahrnehmung an eine benannte Person mit drei Dingen: Zugang zu den Microsoft-Meldungen im Admin Center, Überblick über die eingesetzten Programme und das Recht, einen Dienstleister zu beauftragen. In Betrieben zwischen 20 und 500 Beschäftigten sitzt diese Rolle meist bei der kaufmännischen Leitung oder bei der Person, die den Datenschutz koordiniert.

Der Punkt, an dem es in der Praxis klemmt, ist selten die Technik. Er ist die Frage, wer die Nachricht überhaupt gelesen hat. Microsoft kündigt solche Änderungen im Message Center des Admin Centers an, und dieses Postfach gehört in vielen Betrieben ohne IT-Abteilung niemandem. Wer für KI-Werkzeuge bereits einen Zuständigen benannt hat, hängt diese Aufgabe dort an. Wie diese Rolle zugeschnitten wird, steht in Wer ist für KI verantwortlich, wenn es keine IT-Abteilung gibt.

Wie entsteht die Liste der betroffenen Anwendungen?

Über die Frage, welches Programm ohne einen Menschen an der Tastatur auf Postfächer oder Kalender zugreift. Diese Frage beantwortet die Buchhaltung, die Assistenz und der Vertrieb besser als jede Auswertung, weil sie ihre eigenen Werkzeuge kennen.

Vier Fragen reichen für den ersten Durchgang:

• Welches Werkzeug sichert oder archiviert unsere E-Mails, und wer hat es eingerichtet?
• Trägt ein anderes System Termine in Outlook ein, etwa das CRM, die Zeiterfassung oder die Raumbuchung?
• Läuft irgendwo eine Migration oder ein Export, der nur selten angestoßen wird?
• Welcher Dienstleister hat technischen Zugriff auf unsere Postfächer, und aus welchem Projekt stammt dieser Zugang?

Aus den Antworten wird eine Tabelle mit Anwendung, verantwortlichem Bereich, Anbieter und Kontakt. Diese Tabelle ist der eigentliche Wert der Übung, weil sie über den Oktober hinaus trägt. Beim nächsten Stichtag steht sie schon da.

Danach folgt der technische Abgleich mit dem Dienstleister, der den Tenant betreut. Er prüft, was Microsoft in die Liste geschrieben hat, und gleicht es gegen die Tabelle ab. Erst an dieser Stelle wird Exchange-Wissen gebraucht, und es lässt sich einkaufen.

Was kostet es, das nicht zu tun?

Die Rechnung steht nicht in der Microsoft-Ankündigung. Sie entsteht an dem Tag, an dem ein Prozess ausfällt, der an einem Termin hängt. Ein Archivierungswerkzeug, das im Dezember stehen bleibt, kostet die Zeit für die Suche, die Zeit für die Umstellung und im schlechten Fall eine Lücke in der Aufbewahrung.

Der Aufwand für den anderen Weg liegt bei einem halben Tag im Betrieb für die vier Fragen und einem kurzen Termin mit dem Dienstleister. Das ist die günstigste Variante, die dieser Stichtag anbietet.

Fazit

Der 1. Oktober ist nicht das Problem. Das Problem ist ein Tenant, für den niemand benannt ist, denn dann entscheidet Microsoft anhand von 60 Tagen Nutzungsdaten, welche Programme weiterarbeiten dürfen. Diese Entscheidung ist für einen Betrieb ohne IT-Abteilung reparierbar, solange jemand die Liste gegenliest.

Wer damit anfangen will, stellt die vier Fragen oben in der nächsten Leitungsrunde und schreibt die Antworten in eine Tabelle. Wenn danach unklar bleibt, welche Programme technisch auf die Postfächer zugreifen, ist das der Punkt für ein Gespräch mit dem Dienstleister, der den Tenant betreut. Wo eine solche Bestandsaufnahme sonst noch Lücken aufdeckt, zeigt der Digital Check.