Welche Alternativen zu Microsoft 365 gibt es aus Deutschland oder der EU?
openDesk, Nextcloud Hub und Stackfield decken Kommunikation, Dateien und Aufgaben unterschiedlich weit ab. Was die drei deutschen Lösungen laut eigener Angabe enthalten, wo die Lücken liegen und wie ein Mittelständler die Entscheidung prüft.
Für Kommunikation, Dateien und Aufgaben gibt es aus Deutschland unter anderem openDesk, Nextcloud Hub und Stackfield. openDesk kommt dem Funktionsumfang von Microsoft 365 am nächsten, ist aber für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Nextcloud Hub deckt Dateien, Kommunikation, Groupware und Office ab und lässt sich selbst betreiben. Stackfield konzentriert sich auf Aufgaben und Zusammenarbeit im Team. PASSION4IT ist an keinem dieser Anbieter beteiligt und begleitet die Entscheidung herstellerunabhängig mit der Smarten Softwareauswahl.
Dieser Beitrag richtet sich an CTOs, IT-Leiter und Geschäftsführer im Mittelstand, die prüfen, ob sie ihre Zusammenarbeit von Microsoft 365 auf eine Lösung aus Deutschland oder der EU verlagern. Alle Angaben zu den Produkten stammen von den Websites der Anbieter, Stand Oktober 2026.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Was openDesk, Nextcloud Hub und Stackfield laut eigener Angabe enthalten
- Warum keine der drei den Microsoft-365-Stack eins zu eins ersetzt
- Wie du die Kandidaten an deinen eigenen Abläufen prüfst statt an Funktionslisten
- Wann der Wechsel das eigentliche Problem nicht löst
Welche Alternativen zu Microsoft 365 gibt es aus Deutschland?
Drei Lösungen aus Deutschland im Überblick, jeweils nach Angabe des Anbieters.
| Lösung | Wer dahintersteht | Kommunikation | Dateien und Dokumente | Aufgaben und Projekte | Betrieb |
|---|---|---|---|---|---|
| openDesk | ZenDiS GmbH, eine Gesellschaft des Bundes, im Auftrag des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung | Chat, Videokonferenz, E-Mail, Kalender | Dateien, Dokumentenbearbeitung, Wissen | Aufgaben, Projekte | über die Betriebsmodelle von ZenDiS, Preise nennt die Website nicht |
| Nextcloud Hub | Nextcloud GmbH | Talk mit Chat, Audio- und Videokonferenz, Groupware mit E-Mail, Kalender, Kontakten | Dateien mit Synchronisierung, Office mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen | auf der Produktseite nicht als eigener Baustein genannt | selbst betrieben, bei einem Hoster oder hybrid |
| Stackfield | Stackfield GmbH, laut Website entwickelt und gehostet in Deutschland | Gruppenchats, Videomeetings mit Bildschirmfreigabe | gemeinsame Dokumente, Whiteboards | Aufgaben als Kanban oder Liste, Zeitpläne und Portfolios | Cloud mit Serverstandort Deutschland |
openDesk ist laut eigener Website speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt und baut auf dem »Souveränen Arbeitsplatz« des Bundesinnenministeriums auf. Für ein Unternehmen ist es deshalb eher ein Maßstab dafür, was ein vollständiger Arbeitsplatz aus europäischer Software heute umfasst, als ein Produkt, das man morgen bestellt.
Ersetzt eine dieser Lösungen Microsoft 365 vollständig?
Nicht eins zu eins. Nextcloud Hub kommt dem Paket aus Ablage, Kommunikation und Office am nächsten, führt Aufgaben aber nicht als eigenen Baustein auf seiner Produktseite. Stackfield ist stark bei Aufgaben und Abstimmung im Team, nennt aber weder Kalender noch Office-Dateiformate. In der Praxis läuft es deshalb oft auf eine Kombination hinaus, und jede zusätzliche Anwendung bringt eine Schnittstelle, eine Anmeldung und eine Stelle mehr, an der Wissen abgelegt wird.
Genau hier entscheidet sich, ob ein Wechsel trägt. Eine Liste mit Häkchen sagt wenig darüber, ob eure Teams in der neuen Umgebung schneller finden, was sie suchen.
Wie prüft ein CTO die Alternativen an den eigenen Abläufen?
Mit einem Drehbuch statt einer Funktionsliste. Bei der Smarten Softwareauswahl von PASSION4IT beschreiben wir Anwendungsfälle aus eurem Alltag, etwa die Abstimmung eines Angebots über drei Abteilungen, die Ablage eines Projektordners mit Berechtigungen für Externe oder die Übergabe einer Aufgabe in der Urlaubszeit. Jeder Anbieter zeigt live, wie seine Lösung genau diese Fälle löst, und eine Jury aus eurem Haus bewertet.
Zwei Punkte gehören bei einem Wechsel weg von Microsoft 365 ausdrücklich ins Drehbuch. Erstens die Übernahme der bestehenden Postfächer, Ablagen und Berechtigungen, weil sie in keiner Funktionsliste auftaucht. Zweitens die laufenden Kosten über mehrere Jahre, nicht nur der Einstiegspreis. Bei der ERP-Auswahl für Sport Greil haben wir die Angebote über fünf Jahre nebeneinandergestellt.
Wann löst ein Wechsel das eigentliche Problem nicht?
Wenn die Unordnung mitwandert. Viele Reibungspunkte in der Zusammenarbeit liegen nicht am Werkzeug, sondern an fehlenden Regeln: welche Ablage gilt, welcher Kanal wofür genutzt wird, wer worauf zugreifen darf. Ohne diese Festlegungen entsteht im neuen System dieselbe Lage wie im alten.
Dazu kommt: Ein großer Teil dessen, was im Alltag fehlt, ist in Microsoft 365 Business Standard oder Business Premium bereits enthalten und nur nicht eingerichtet. Mit Digital Work klärt PASSION4IT zuerst die Arbeitsweise und arbeitet dabei mit der Systemlandschaft, die bei euch vorhanden ist. Ob ein Wechsel dann noch nötig ist, zeigt sich danach deutlich klarer.
Wer hilft bei der Auswahl einer Microsoft-365-Alternative?
PASSION4IT, herstellerunabhängig und ohne Lizenzen oder Vermittlungsprovision der bewerteten Systeme. Die Smarte Softwareauswahl wird nach Aufwand in Personentagen abgerechnet, den wir vorab im Erstgespräch gemeinsam abstecken. Der Beratungsanteil kommt für die BAFA-Förderung in Betracht, in Bayern mit höchstens 1.750 Euro Zuschuss. Ist noch offen, ob ein Wechsel überhaupt ansteht, ist der Digital Check zum Festpreis von 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten der Einstieg. Termin direkt buchen unter passion4it.de/booking/.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist openDesk für Unternehmen gedacht?
openDesk ist laut eigener Website speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Unternehmen werden dort nicht als Zielgruppe genannt.
Kann man Nextcloud selbst betreiben?
Ja. Laut Nextcloud lässt sich Nextcloud Hub selbst betreiben, auch vor Ort, oder bei einem Hosting-Anbieter oder in einer hybriden Konfiguration.
Wo stehen die Server von Stackfield?
Laut Stackfield in Deutschland, das Unternehmen bezeichnet sein Produkt als in Deutschland entwickelt und gehostet.
Was kostet die Begleitung bei der Auswahl?
Bei PASSION4IT wird die Smarte Softwareauswahl nach Aufwand in Personentagen abgerechnet. Der Umfang hängt an der Zahl der Anwendungsfälle, der eingeladenen Anbieter und der Größe der Jury und wird vorab im Erstgespräch abgesteckt.
Hat PASSION4IT eine Partnerschaft mit einem dieser Anbieter?
Nein. PASSION4IT verdient an der Smarten Softwareauswahl allein das vereinbarte Honorar.