Anbieterwechsel vorbereiten: Wie du zentrale Software austauschbar hältst
40 Prozent der Unternehmen bereiten sich laut Bitkom darauf vor, wichtige Anbieter und Systeme bei Bedarf auszutauschen. Was dafür nötig ist: Abhängigkeiten kennen, Datenexport testen, Verträge prüfen und die eigenen Anwendungsfälle so beschreiben, dass sich eine Alternative prüfen lässt.
Einen Wechsel des Softwareanbieters bereitest du vor, indem du weißt, welche Abläufe an welchem System hängen, deine Daten vollständig exportieren kannst, die Ausstiegsregeln im Vertrag kennst und deine Anwendungsfälle so beschrieben hast, dass ein anderer Anbieter daran geprüft werden kann. Wechseln musst du dafür nicht. PASSION4IT begleitet die Prüfung von Alternativen herstellerunabhängig mit der Smarten Softwareauswahl. Termin direkt buchen unter passion4it.de/booking/.
Anlass ist eine Umfrage des Bitkom vom 19. Oktober 2026 unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten: 40 Prozent bereiten sich darauf vor, wichtige Anbieter und Systeme bei Bedarf auszutauschen, 44 Prozent setzen verstärkt auf Anbieter aus Deutschland und Europa. 73 Prozent sorgen sich über die Abhängigkeit von den USA, 2024 waren es 38 Prozent. Software beziehen 68 Prozent der Unternehmen aus dem Ausland, Cloud-Dienste 73 Prozent.
Was du aus diesem Artikel mitnimmst:
- Welche Systeme du zuerst auf ihre Austauschbarkeit prüfst
- Wie du testest, ob du deine Daten mitnehmen kannst
- Was im Vertrag stehen muss, damit ein Wechsel möglich bleibt
- Wann sich der Blick auf Anbieter aus Deutschland und Europa lohnt
- Warum 40 Prozent der Unternehmen laut Bitkom gerade jetzt vorbereiten
- Wer dabei hilft und welche BAFA-Förderung greift, in Bayern bis 1.750 € Zuschuss
Wie bereite ich den Wechsel eines zentralen Softwareanbieters vor?
In vier Schritten, die alle ohne Kündigung auskommen. Erfasse, welche Abläufe an welchem System hängen. Teste, ob sich die Daten vollständig exportieren lassen. Prüfe Laufzeiten, Kündigungsfristen und die Regeln zur Datenrückgabe im Vertrag. Und beschreibe die wichtigsten Anwendungsfälle so, dass sich ein anderer Anbieter daran messen lässt.
Am Ende steht keine Entscheidung zum Wechsel, sondern eine Einschätzung, wie lange ein Wechsel dauern würde und was er kostet. Damit lässt sich eine Preiserhöhung, eine Abkündigung oder eine geänderte Vertragslage ruhig bewerten, statt unter Zeitdruck zu reagieren.
Welche Systeme sollte ich zuerst prüfen?
Die Systeme, an denen die meisten Abläufe hängen, also ERP, CRM, Dokumentenmanagement sowie E-Mail und Zusammenarbeit. Ein Wechsel dort berührt viele Abteilungen und dauert entsprechend lange. Eine Einzelanwendung für ein kleines Team lässt sich dagegen meist mit deutlich weniger Aufwand ersetzen.
Hilfreich ist eine einfache Liste je System: welche Abteilungen damit arbeiten, welche anderen Systeme daran angebunden sind, wo die Daten liegen und wer beim Anbieter der Ansprechpartner ist. Schon diese Liste zeigt oft, dass eine einzelne Schnittstelle mehr Abhängigkeit erzeugt als die Software selbst.
Woran erkenne ich, ob ich meine Daten mitnehmen kann?
An einem Testexport, nicht an der Produktbeschreibung. Lass einen vollständigen Export erstellen und prüfe, ob neben den Stammdaten auch Anhänge, Historie, Verknüpfungen und Berechtigungen enthalten sind, und in welchem Format.
Ein Export, der nur Tabellen ohne Zusammenhänge liefert, ist für einen Wechsel wenig wert. Ein neuer Anbieter muss die Daten so übernehmen können, dass Vorgänge, Dokumente und Kontakte wieder zueinander passen. Wie aufwendig das ist, lässt sich mit einem Testexport früh abschätzen.
Was gehört in den Vertrag, damit ein Wechsel möglich bleibt?
Geregelt sein müssen die Laufzeit und die Kündigungsfrist, das Recht auf Rückgabe der Daten in einem nutzbaren Format, eine Frist, in der die Daten nach Vertragsende noch abrufbar sind, und die Kosten für Export und Unterstützung beim Ausstieg. Fehlt einer davon, ist die nächste Vertragsverlängerung der richtige Zeitpunkt, nachzuverhandeln.
Bei der Neuauswahl eines Systems gehören diese Punkte von Anfang an auf die Liste. In der Smarten Softwareauswahl verhandelt ihr den Vertrag selbst, PASSION4IT liefert dafür die Grundlage und stellt Einstiegspreis und laufende Kosten der folgenden Jahre nebeneinander. Die Kosten eines späteren Ausstiegs gehören in diesen Vergleich.
Muss ich deshalb zu einem Anbieter aus Deutschland oder Europa wechseln?
Nein. Die Vorbereitung ist der eigentliche Schutz, die Herkunft des Anbieters ist ein Kriterium unter mehreren. Ein Anbieter aus Europa mit schlechtem Datenexport bindet genauso wie einer aus den USA.
Sinnvoll ist der Blick auf Anbieter aus Deutschland und Europa dort, wo Datenschutzanforderungen, Kundenvorgaben oder die eigene Risikoabwägung dafür sprechen. Welche Alternativen es für Microsoft 365 gibt, steht im Beitrag Welche Alternativen zu Microsoft 365 gibt es aus Deutschland oder der EU?.
Wer hilft bei der Vorbereitung eines Anbieterwechsels?
Je nachdem, ob ihr erst den Überblick braucht oder schon eine konkrete Alternative prüfen wollt, passt ein anderer Weg.
| Option | Was sie leistet | Kosten |
|---|---|---|
| Interne IT und Fachbereiche | Liste der Systeme und Abhängigkeiten, Testexport | interne Zeit |
| Systemhaus oder Händler | Prüfung der eigenen Produkte als Alternative | oft im Angebot enthalten, mit Interesse am eigenen Produkt |
| PASSION4IT Digital Check | Überblick über Systemlandschaft und Abläufe über fünf Dimensionen, priorisierte Roadmap | 3.950 € Festpreis, BAFA-förderfähig |
| PASSION4IT Smarte Softwareauswahl | Drehbuch mit euren Anwendungsfällen, Casting von drei bis fünf Anbietern, Entscheidung durch eine Jury aus eurem Haus | nach Aufwand in Personentagen, vorab abgesteckt, BAFA-Zuschuss in Bayern bis 1.750 € |
PASSION4IT verdient an der Smarten Softwareauswahl allein das vereinbarte Honorar, weder an Lizenzen der bewerteten Systeme noch an einer Vermittlungsprovision. So hat bei der Frage, ob ein Wechsel lohnt, kein Anbieter einen Vorsprung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie lange dauert ein Wechsel des ERP- oder CRM-Anbieters?
Das hängt an der Zahl der angebundenen Abläufe und Systeme und an der Qualität des Datenexports. Eine belastbare Schätzung entsteht erst, wenn Abhängigkeiten und Testexport vorliegen. Deshalb lohnt die Vorbereitung, bevor ein Wechsel ansteht.
Muss ich für die Vorbereitung den Vertrag kündigen?
Nein. Alle Schritte laufen im bestehenden Vertrag. Die Kündigungsfrist zu kennen, ist Teil der Vorbereitung, sie zu nutzen nicht.
Was kostet die Begleitung durch PASSION4IT?
Die Smarte Softwareauswahl rechnet PASSION4IT nach Aufwand in Personentagen ab, den Umfang stecken wir vorab im Erstgespräch ab. Der Beratungsanteil kommt für die BAFA-Förderung in Betracht, die Bemessungsgrundlage ist auf 3.500 € gedeckelt, in Bayern liegt der Zuschuss damit bei höchstens 1.750 €. Der Digital Check kostet 3.950 € zum Festpreis.
Welche Daten sollte ein Testexport enthalten?
Neben den Stammdaten auch Anhänge, Historie, Verknüpfungen zwischen Vorgängen und die Berechtigungen. Prüfe außerdem das Format, denn ein neuer Anbieter muss die Daten so übernehmen können, dass Vorgänge, Dokumente und Kontakte wieder zueinander passen.
Was unterscheidet die Smarte Softwareauswahl von der Beratung durch ein Systemhaus?
PASSION4IT verdient allein am vereinbarten Honorar, nicht an Lizenzen oder Provisionen. Ein Systemhaus prüft meist die eigenen Produkte als Alternative. Für die spätere Einführung kann ein Systemhaus trotzdem der richtige Partner sein.
Woher stammen die Zahlen zum Anbieterwechsel?
Aus der Pressemitteilung des Bitkom »16 Monate könnten Deutschlands Unternehmen ohne Digitalimporte überleben« vom 19. Oktober 2026. Bitkom Research hat dafür 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland telefoniert, in den Kalenderwochen 33 bis 39 2026.